Rester au courant des changements de réglementation de l'IRS en 2023 : La solution Trolley

Mise à jour du 22/11/2023 : L'IRS a annoncé un nouveau report de ses changements de seuil pour le formulaire 1099-K. Pour l'année civile 2023, avec une échéance de déclaration en janvier 2024, le seuil de déclaration pour les TPSO reste à 20 000 $ en montant brut de l'ensemble des paiements et 200 transactions.

L'IRS prévoit de proposer un seuil de déclaration de 5 000 dollars pour l'année suivante, l'objectif étant de tendre à terme vers le seuil de 600 dollars. Ce changement n'affecte pas les seuils de déclaration des États, dont beaucoup sont déjà de 600 dollars.

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Vous êtes submergé par les changements réglementaires de l'IRS ? Vous ne savez pas quelles réglementations auront un impact sur votre entreprise ? Nous décrivons les plus grands changements que les entreprises qui paient des non-salariés doivent connaître cette saison fiscale, ce qu'il faut faire à leur sujet, et comment éviter d'avoir à s'en préoccuper à nouveau (indice : cela implique un logiciel d'automatisation des paiements/impôts). 👀

Pour les entreprises qui rémunèrent des entrepreneurs et des indépendants, rester en conformité avec les réglementations en constante évolution de l'IRS peut être un véritable casse-tête. Chaque année, les directives de l'IRS évoluent et les entreprises doivent se remettre en question : 

• Cela vaut-il la peine de créer des solutions pour s'adapter à ces changements, ou la solution consiste-t-elle à faire appel à un tiers ? 
• À partir de quel moment est-il intéressant pour l'entreprise de se décharger de la fiscalité et de la conformité ? 
• Comment savoir ce qu'il faut rechercher dans un outil d'automatisation fiscale ?

Les réponses à ces questions seront différentes pour chaque organisation. Nous commencerons par décrire les changements dans les réglementations de l'IRS que vous devez connaître à l'approche de la saison fiscale 2023, en évaluant les options disponibles pour les entreprises affectées par ces changements, et en expliquant comment Trolley peut résoudre les problèmes fiscaux de votre organisation, cette année et au-delà. 

Cette année, l'IRS a notamment introduit des changements majeurs dans la manière dont les entreprises qui rémunèrent des non-salariés doivent gérer leurs procédures fiscales. Qu'il s'agisse d'une modification majeure du seuil 1099-K, des exigences en matière de dépôt électronique ou d'un nouveau système de dépôt électronique de l'IRS (sans suppression de l'ancien), voici les changements qui affectent les entreprises qui rémunèrent des non-salariés (et comment nous pensons que vous pouvez vous organiser pour ne plus jamais avoir à vous en préoccuper). 

Qu'en est-il des 1099-K ?

Modifications massives des seuils - reportées

L'American Rescue Plan Act of 2021 a abaissé le seuil de déclaration du formulaire 1099-K à 600 dollars par personne rémunérée, quel que soit le nombre de transactions. Auparavant, le seuil individuel s'élevait à 20 000 dollars et à plus de 200 transactions. D'une manière générale, cela signifie que l'IRS est passé d'un seuil très élevé, presque impossible à atteindre, à un seuil assez facile à dépasser.

L'IRS a prévu qu' environ 28 millions de formulaires 1099-K supplémentaires seraient déposés en 2024 en raison de l'abaissement du seuil. 

La législation est entrée en vigueur le 1er janvier 2022 et devait s'appliquer à tous les paiements effectués après le 31 décembre 2021. Toutefois, cette mise en œuvre a été retardée d'un an lorsque l'IRS a annoncé, le 22 décembre 2022, que l'année 2022 serait considérée comme une année de transition pour le seuil de déclaration réduit. 

Puis, le 21 novembre 2023, l'IRS a annoncé un nouveau retard :l'année civile 2023 sera désormais considérée comme une nouvelle année de transition.

Compte tenu de la modification radicale du seuil pour les 1099-K, de nombreuses entreprises qui traitaient jusqu'à présent les 1099-K manuellement devront envisager d'automatiser la collecte des NIF, la génération des formulaires et l'archivage. Le seuil de déclaration de 600 dollars, bien que retardé, est inévitable.

Non seulement cela est important pour rendre la charge de travail gérable, mais c'est aussi une étape essentielle pour éviter les avis "B". 

Ne vous laissez pas piéger par les avis "B".

Lorsqu'une entreprise (payeur) remplit un formulaire 1099 pour un bénéficiaire et que le TIN ou le nom fourni ne correspond pas aux registres de l'IRS, ce dernier émet un avis "B". Utilisant la technologie la plus moderne possible, cet avis est envoyé au payeur sous forme de CD-ROM et contient une liste de tous les bénéficiaires pour lesquels la retenue de réserve "B" doit être immédiatement mise en place.

Le bénéficiaire devra corriger ces erreurs avant que le payeur puisse commencer à effectuer des paiements sans appliquer de retenue. Il s'agit d'un processus relativement manuel pour toutes les parties concernées.

En raison du faible nombre de 1099-K émis au seuil de 20 000 $, les avis "B" sont rares. Dans le cas du nouveau seuil de 600 $, nous prévoyons qu'ils exploseront à grande échelle, rendant les fonctions de pré-validation telles que la correspondance des NIF essentielles aux processus d'intégration.

Relever les défis techniques

Lorsque le seuil de déclaration pour les 1099-K sera ramené à 600 dollars, les TPSO devront mettre en place des systèmes permettant de traiter des volumes nettement plus importants de 1099-K. 

La semaine dernière, nous avons dévoilé le dernier ajout à notre produit IRS Tax: la possibilité de générer et d'envoyer le formulaire 1099-K à partir de Trolley en conformité totale avec les normes de l'IRS. 

Le formulaire 1099-K est le seul formulaire de revenu d'entrepreneur qui ventile les revenus par mois, et non par année. De notre côté, cela a créé quelques défis techniques supplémentaires pour s'assurer que nous puissions calculer les revenus mensuels plutôt que les chiffres annuels.

Cependant, en laissant une plateforme d'automatisation comme Trolley s'occuper de ces défis techniques au fur et à mesure qu'ils se présentent, vous pouvez consacrer plus de temps et de ressources à ce qui compte : votre cœur de métier.

Si vous cherchez plus d'informations sur les 1099-K, nous avons de bonnes nouvelles pour vous. Vous trouverez dans notre TrolleyBRIEF toutes les informations de base et l'historique du formulaire, les dates de dépôt importantes, les implications des changements de seuils et ce qu'il faut faire ensuite. 

Vous n'avez pas encore dit adieu au papier ? C'est le moment

En février de cette année, l'IRS a modifié les règles relatives au dépôt électronique des déclarations à partir de 2024. Auparavant, le dépôt électronique n'était obligatoire que lorsque les entreprises comptaient 250 bénéficiaires ou plus par type de formulaire 1099. 

En 2023, l'IRS a réduit ce nombre pour exiger le dépôt électronique d'au moins 10 déclarations du formulaire 1099 et ce nombre est désormais mesuré de manière globale pour tous les types de formulaires. En d'autres termes, les entreprises détermineront si elles doivent procéder à un dépôt électronique en fonction du nombre total de toutes leurs déclarations d'informations, plutôt qu'en appliquant le seuil à chaque type de formulaire individuel. 

Si vous remplissez encore vos déclarations sur papier, il est temps de passer à la déclaration électronique. L'IRS a mis en place un nouveau système de dépôt électronique pour vous permettre de le faire. Examinons les différences entre les deux systèmes de dépôt électronique de l'IRS et voyons lequel pourrait convenir à votre entreprise.

INCENDIE

Filing Information Returns Electronically (FIRE ) est le système de dépôt électronique existant de l'IRS. 

FIRE permet de soumettre les formulaires 1099 et 1042. Il est basé sur un navigateur web, mais la génération du fichier électronique à télécharger nécessite un logiciel. Pour utiliser FIRE, les entreprises doivent disposer de ressources internes en matière de technologie et de développement, capables de développer et de maintenir l'utilisation de logiciels tiers.

Les déclarants doivent également s'inscrire pour obtenir un code de contrôle de l'émetteur (TCC) bien avant la saison des déclarations (au moins 45 jours) pour utiliser le système FIRE. 

IRIS

En janvier dernier, l'IRS a introduit une nouvelle façon de produire les 1099 directement sur son site web : Information Returns Intake System (IRIS). IRIS permet aux entreprises de demander des prolongations, de produire des formulaires 1099 sur papier pour les destinataires, de corriger les formulaires et d'effectuer un dépôt électronique directement sur le site web de l'IRS. Il ne nécessite pas de logiciel spécial pour fonctionner, ce qui en fait l'option de dépôt électronique la plus accessible.

Cependant, IRIS présente également des inconvénients. 

Pour l'instant, IRIS n'autorise que la soumission des formulaires 1099, et non des formulaires 1042. IRIS n'accepte également que les fichiers CSV contenant 100 formulaires ou moins par fichier. Les entreprises qui ont plus de 100 formulaires à déposer devront diviser leurs soumissions en plusieurs fichiers CSV.

Tout comme FIRE, IRIS exige que les déclarants s'inscrivent pour une TCC, dont le traitement peut prendre jusqu'à 45 jours. Les TCC du système FIRE ne sont pas compatibles avec le nouveau portail IRIS. Les déposants doivent être conscients de ce processus et demander une TCC bien avant les dates limites de dépôt.

Que choisir ?

Bien qu'il soit prévu qu'IRIS remplace à terme FIRE, il n'est pas prêt à répondre aux besoins de tous les déclarants dans sa forme actuelle. Mais c'est l'option la plus accessible pour les télédéclarants. 

En résumé, IRIS ne nécessite pas d'autres logiciels pour la génération des fichiers, contrairement à FIRE. Cependant, IRIS ne peut être utilisé que pour produire les formulaires 1099, et non les formulaires 1042. Les entreprises qui remplissent les deux types de formulaires peuvent vouloir s'en tenir à FIRE jusqu'à ce que les capacités d'IRIS soient étendues. Par ailleurs, les déclarants en masse devront diviser les soumissions en fichiers CSV ne dépassant pas 100 formulaires s'ils utilisent IRIS. 

Il existe, comme vous l'avez peut-être déjà deviné, une troisième option : l'utilisation d'une solution d'automatisation telle que Trolley pour le dépôt électronique. De cette façon, vous n'avez pas besoin d'interface avec FIRE ou IRIS, mais seulement avec le tableau de bord rationalisé et intuitif de Trolley. 🙌

Une saison fiscale sans tracas, c'est possible

Les modifications apportées cette année à la réglementation de l'IRS signifient que les entreprises seront plus nombreuses que jamais à devoir passer à l'enregistrement électronique, à générer et à enregistrer des formulaires 1099-K pour un nombre considérablement accru de destinataires et à devoir naviguer dans les systèmes d'enregistrement de l'IRS. 

L'utilisation d'une solution d'automatisation comme Trolley garantit que vos processus de collecte, de génération et d'archivage des formulaires sont rationalisés et efficaces, ce qui vous permet de gagner un temps précieux. Multilingual Connections, une société de services linguistiques, a économisé plus de 20 heures par trimestre rien que pour la préparation des impôts depuis qu'elle a adopté Trolley.

Le gain de temps n'est pas le seul avantage de l'automatisation. L'utilisation d'un outil pour collecter et valider les NIF au cours du processus d'intégration est le meilleur moyen de minimiser les erreurs potentielles sur les formulaires avant de les soumettre et d'éviter les redoutables avis "B". Trolley s'occupe de tout cela et de bien d'autres choses encore, y compris de préparer les entreprises à la saison des déclarations en les inscrivant à un TCC. 

De plus, vous n'avez pas besoin d'interface avec FIRE ou IRIS - vous pouvez déposer votre déclaration en cliquant sur un bouton directement à partir de Trolley. Compte tenu des problèmes logistiques liés à l'utilisation de l'un ou l'autre des systèmes de dépôt de l'IRS, il s'agit là d'une grande commodité. Et, compte tenu des capacités limitées de ces deux systèmes en matière d'examen des données avant la soumission, Trolley est la solution à retenir.

Lorsque vous utilisez Trolley Tax, vous ne vous contentez pas de résoudre les problèmes fiscaux de l'année en cours. Vous n'avez plus à vous soucier de l'adaptation aux changements de réglementation de l'IRS qui surviennent chaque année. Nous nous chargeons d'élaborer des solutions pour chaque nouveau problème fiscal qui se présente à nous, en mettant à jour notre plateforme automatiquement, de sorte que vous n'ayez plus à vous en préoccuper. 

Vous souhaitez l'essayer vous-même ? Vous pouvez découvrir toutes les fonctionnalités de la plateforme grâce à notre visite interactive du produit Tax, ou en réservant une démonstration.