Formulaire 1042-S : Que se passe-t-il après son dépôt ?

Les entreprises qui paient des personnes et des entités étrangères doivent déclarer ces paiements et toute retenue à l'IRS à l'aide du formulaire 1042-S. Cet article vous présente les principes de base de ce formulaire, y compris ce qu'il faut faire après l'avoir rempli et comment traiter les éventuelles erreurs après l'avoir rempli. 

Le formulaire 1042-S, Foreign Person's U.S. Source Income Subject to Withholding, est un formulaire fiscal annuel utilisé par l'Internal Revenue Service (IRS) des États-Unis pour déclarer les paiements effectués à des personnes étrangères. Ce formulaire vise à garantir le respect de la législation fiscale américaine et à retenir l'impôt sur les revenus gagnés par des étrangers non résidents ou des sociétés étrangères.

Dans ce guide, nous verrons ce que les entreprises doivent faire après avoir déposé le formulaire 1042-S, qui doit recevoir une copie du formulaire et ce qu'il faut faire en cas d'erreur ou de modification.

Qu'est-ce que le formulaire 1042-S ?

Le formulaire 1042-S est un formulaire fiscal de l'IRS utilisé pour déclarer les paiements effectués à des personnes ou entités étrangères. Ces paiements peuvent être des salaires, des loyers, des redevances ou d'autres types de revenus gagnés aux États-Unis. Il est important que les entreprises déclarent avec précision ces paiements et retiennent le montant approprié d'impôts.

Les données personnelles figurant sur le formulaire sont fournies par le bénéficiaire lorsqu'il remplit les formulaires W-8 BEN ou W-8 BEN-E, notamment son nom, son adresse et son numéro d'identification fiscale. Le payeur (agent chargé de la retenue) utilise ces données et les informations relatives aux paiements et à la retenue qu'il a suivies tout au long de l'année pour les déclarer au moyen du formulaire 1042-S.

Qui doit remplir le formulaire 1042-S ?

Toute entreprise ayant effectué des paiements à des étrangers non-résidents ou à des sociétés étrangères soumises à une retenue à la source au cours de l'année fiscale doit déposer le formulaire 1042-S auprès de l'IRS. Cela concerne tous les types de revenus, tels que les salaires, les bourses d'études, les redevances et les dividendes.

Un formulaire 1042-S distinct doit être rempli : 

  • Chaque bénéficiaire de revenus (que l'impôt ait été retenu ou non)
  • Chaque taux d'imposition 
  • Chaque type de revenu spécifique 

Les paiements effectués à des personnes ou entités étrangères sont soumis à des retenues à la source, qui sont ensuite déclarées sur le formulaire 1042-S. Ce formulaire est également utilisé pour déclarer les éventuels avantages liés aux conventions fiscales qui s'appliquent, réduisant ainsi le montant des impôts dus par le bénéficiaire.

Même si une entreprise n'a pas retenu d'impôt sur ces paiements en raison d'une convention fiscale avec le pays du bénéficiaire, elle est tenue de remplir le formulaire 1042-S.

Qui reçoit une copie du formulaire 1042-S ?

En règle générale, tout bénéficiaire ayant reçu d'une entreprise des revenus soumis à une retenue à la source recevra une copie du formulaire 1042-S. Cela inclut les étrangers non-résidents, les sociétés étrangères et même les personnes physiques ou morales exonérées d'impôt.

S'il y a plus d'un bénéficiaire pour un type de revenu donné, chacun doit recevoir son propre formulaire 1042-S.

Quand une entreprise doit-elle remplir le formulaire 1042-S ?

Une entreprise doit remplir le formulaire 1042-S si elle a versé des revenus de source américaine à des étrangers non résidents ou à des sociétés étrangères au cours de l'année fiscale précédente. Cela comprend les paiements pour des services effectués aux États-Unis, ainsi que les revenus provenant d'investissements ou de biens immobiliers situés aux États-Unis.

La date limite de dépôt du formulaire 1042-S est généralement fixée au 15 mars, bien qu'une prolongation puisse être demandée. Il est important de déposer ce formulaire dans les délais afin d'éviter toute pénalité ou intérêt.

Quelle est la différence entre le formulaire 1042 et le formulaire 1042-S ?

Les formulaires 1042 et 1042-S concernent tous deux l'imposition des personnes ou sociétés étrangères. Cependant, ils ont des objectifs différents. 

  • Formulaire 1042 : utilisé par les agents chargés de la retenue à la source pour déclarer un résumé de tous les paiements effectués à toutes les personnes étrangères soumises à la retenue à la source. Il s'agit à la fois des revenus de source américaine et des revenus effectivement liés à un commerce ou à une entreprise aux États-Unis.
  • Formulaire 1042-S : utilisé spécifiquement pour déclarer les revenus soumis à une retenue à la source qui ont été payés à des personnes physiques étrangères non résidentes ou à des sociétés étrangères. Ce formulaire signale également tout avantage découlant d'une convention fiscale dont se prévaut le bénéficiaire.

La différence entre les deux formulaires réside dans la personne qui les reçoit et dans les informations qu'ils contiennent. Alors que le formulaire 1042 est déposé auprès de l'IRS, le formulaire 1042-S est remis à la fois au bénéficiaire des revenus et à l'IRS.

Il est important que les entreprises remplissent correctement les deux formulaires afin de se conformer à la législation fiscale américaine.

Que se passe-t-il après le dépôt du formulaire 1042-S ?

Après avoir rempli le formulaire 1042-S, les entreprises doivent fournir une copie du formulaire à chaque bénéficiaire des revenus déclarés sur le formulaire. Cette démarche est généralement effectuée avant le 31 janvier suivant la fin de l'année fiscale.

L'IRS exige également que les entreprises conservent un registre de tous les formulaires soumis pendant au moins trois ans après leur dépôt. Ces archives doivent contenir toutes les corrections ou modifications apportées aux formulaires, ainsi que la preuve qu'ils ont été fournis aux destinataires et à l'IRS.

Le formulaire 1042 doit être déposé auprès du comptable de l'organisation et rapproché de ses registres comptables afin de garantir une déclaration correcte et le respect de la législation fiscale américaine. Les montants totaux payés au moyen du formulaire 1042-S doivent être inclus dans les états financiers et les déclarations fiscales de l'organisation, le cas échéant.

Combien de temps les formulaires 1042-S doivent-ils être conservés ?

Il est essentiel de conserver une copie du formulaire 1042-S et de tous les documents connexes pendant au moins trois ans à compter de la date de dépôt. Cela inclut toutes les corrections ou modifications apportées au formulaire. L'IRS peut demander ces documents en cas d'audit, il est donc crucial de les conserver pendant la période requise.

Il est également important de conserver ces documents en toute sécurité, car ils peuvent contenir des informations sensibles sur les bénéficiaires et leur statut fiscal. Les entreprises devraient envisager de conserver des copies électroniques ou d'utiliser une installation de stockage sécurisée pour garantir la sécurité de ces informations.

Les bénéficiaires doivent-ils remplir un formulaire 1042-S ?

La nécessité pour un bénéficiaire de déclarer les informations figurant sur le formulaire 1042-S dépend de sa situation fiscale personnelle. Si un étranger non résident ou une société étrangère a reçu des paiements soumis à une retenue à la source, il devra probablement inclure les informations du formulaire 1042-S dans sa déclaration d'impôt sur le revenu aux États-Unis.

Si la case 7 (impôt retenu) et la case 12 (crédit de retenue) du formulaire 1042-S sont toutes deux nulles, il n'est pas nécessaire de reporter le formulaire sur la déclaration d'impôt, car ce formulaire a été fourni à titre d'information uniquement.

Que se passe-t-il si un bénéficiaire note des erreurs sur son formulaire 1042-S ?

Si un bénéficiaire vous a informé que son formulaire 1042-S comportait des erreurs, vous devrez déposer un formulaire 1042-S corrigé auprès de l'IRS et fournir au bénéficiaire une copie du formulaire corrigé.

Si des modifications doivent être apportées après le dépôt du formulaire, comme un taux d'imposition ou un nom de bénéficiaire erroné, les entreprises peuvent effectuer ces corrections en déposant un formulaire 1042-S modifié et en fournissant une copie modifiée du formulaire au bénéficiaire. Le formulaire 1042-S modifié doit comporter le même identifiant de formulaire unique que l'original, car cela indique l'intention de remplacer les informations figurant sur l'original par le nouveau formulaire 1042-S modifié.

Remarque : Lorsque vous déposez un formulaire 1042-S modifié, il est important de vérifier si le formulaire 1042 associé doit également être modifié.

Que doit faire le bénéficiaire avec sa copie du formulaire 1042-S ?

Une fois que l'organisation a rempli le formulaire 1042-S, le bénéficiaire doit télécharger et examiner ses dossiers pour s'assurer que les paiements déclarés sont exacts. En cas de divergence ou d'erreur, il doit contacter l'organisation qui lui a fourni le formulaire pour qu'elle le corrige.

Les bénéficiaires doivent conserver une copie du formulaire 1042-S qu'ils ont rempli et, le cas échéant, l'utiliser pour remplir leur déclaration d'impôts aux États-Unis. Ce formulaire permet de déterminer si des impôts ont été retenus et quelles sont les exonérations ou les crédits applicables.

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Le formulaire 1042-S joue un rôle crucial dans la déclaration et la retenue à la source des impôts sur les paiements effectués au profit de personnes ou de sociétés étrangères. Les étrangers non résidents et les sociétés étrangères doivent généralement faire figurer ces informations dans leur déclaration d'impôts aux États-Unis, et toute anomalie ou erreur doit être corrigée rapidement. 

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Cet article est destiné à des fins éducatives et informatives uniquement. En publiant cet article, Trolley n'offre aucun conseil juridique, fiscal ou commercial. Nous encourageons vivement chaque lecteur à consulter son avocat, son comptable ou son conseiller d'entreprise au sujet du contenu de cet article. Trolley n'assume aucune responsabilité pour les actions entreprises sur la base du contenu de cet article ou d'autres articles.

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