Mise à jour du 22/11/2023 : L'IRS a annoncé un nouveau report de ses changements de seuil pour le formulaire 1099-K. Pour l'année civile 2023, avec une échéance de déclaration en janvier 2024, le seuil de déclaration pour les TPSO reste à 20 000 $ en montant brut de l'ensemble des paiements et 200 transactions.
L'IRS prévoit de proposer un seuil de déclaration de 5 000 dollars pour l'année suivante, l'objectif étant de tendre à terme vers le seuil de 600 dollars. Ce changement n'affecte pas les seuils de déclaration des États, dont beaucoup sont déjà de 600 dollars.
Qui est tenu de remplir un formulaire W-9 ?
Toute personne qui travaille pour une entreprise sans en être l'employé est tenue de remplir le formulaire W-9 (Request for Taxpayer Identification Number and Certification) pour chaque entreprise pour laquelle elle a travaillé en tant que non-salarié. Le formulaire W-9 est connu sous le nom de formulaire d'impôt fédéral sur le revenu "information reporting". Le formulaire W-9 est utilisé aux États-Unis pour travailler en tant que freelance ou entrepreneur indépendant. En fonction de la nature du travail, l'entreprise utilise les informations que vous avez fournies sur le formulaire pour préparer les formulaires 1099-NEC, 1099-MISC et/ou 1099-K, afin de déclarer à l'Internal Revenue Service le montant des revenus qui vous ont été versés ou qui ont été versés à votre entreprise.
Qui peut être amené à remplir un formulaire W-9 ? Les free-lances, tout d'abord. Les free-lances sont engagés pour travailler sur des projets à court terme. Il peut s'agir de travaux de rédaction, de recherche ou de conception graphique. On n'a pas besoin d'eux à plein temps, car le travail s'épuise. Les free-lances sont tenus de remplir un formulaire W-9.
Qu'est-ce qu'un entrepreneur indépendant ?
Selon l'IRS (Internal Revenue Service), vous avez droit à un 1099-NEC (Nonemployee Compensation) lorsque vous travaillez en tant que non-salarié (freelance/entrepreneur) et que vous êtes rémunéré pour des services rendus à une entreprise plutôt que d'être un employé direct. En règle générale, en tant qu'entrepreneur indépendant, vous avez le droit de contrôler ce sur quoi vous travaillez et la manière dont vous le faites. Votre client ne peut "contrôler ou diriger que le résultat du travail".
Voici quelques exemples de personnes pouvant être considérées comme des entrepreneurs indépendants :
- Chauffeur pour une société de covoiturage
- Développeur ou graphiste indépendant
- Hôte Airbnb
- Consultant en médias sociaux
- Entrepreneur général
Que se passe-t-il si je ne reçois pas le formulaire W-9 ?
Si vous n'avez pas collecté le formulaire W-9 auprès de votre entrepreneur/vendeur et n'avez pas émis le formulaire 1099-NEC requis, l'IRS vous tiendra pour responsable de ne pas avoir retenu 28 % d'impôt sur le montant payé et vous imposera des pénalités pour n'avoir pas émis le formulaire requis. Les pénalités s'élèvent à 260 dollars pour chaque défaut de déclaration et à 260 dollars supplémentaires pour chaque défaut d'émission d'un formulaire 1099 requis. L'IRS prend très au sérieux la production des formulaires 1099 et, outre les pénalités potentielles pour défaut de production, il peut/veut refuser la déduction de cette dépense en cas d'audit. Il est fortement recommandé de demander un formulaire W-9 à tous les fournisseurs avec lesquels vous faites affaire. Cela vous permettra de générer avec précision les 1099 requis et, en cas d'audit, vous pourrez produire les W-9 et prouver que vous êtes en règle.
Qu'est-ce qu'un formulaire 1099-Misc ?
Le formulaire 1099-MISC est utilisé, comme son nom l'indique, pour diverses raisons, mais les entreprises l'utilisent couramment pour déclarer les paiements de 10 $ ou plus de redevances brutes ou de 600 $ ou plus de loyers versés à une personne qui n'est pas un employé.
Qui est tenu de remplir le formulaire W-8 ?
Le formulaire W-8 est rempli par les étrangers non résidents (NRA ) qui travaillent et/ou perçoivent des revenus aux États-Unis ou par les entités commerciales étrangères qui perçoivent des revenus aux États-Unis. Ces formulaires fiscaux ne sont utilisés que par les personnes étrangères qui certifient leur statut d'étranger.
Il existe plusieurs versions du formulaire W-8. Il certifie le statut d'étranger, en ce qui concerne la retenue à la source de l'impôt sur le revenu. L'objectif du formulaire W-8 est d'établir l'identité et le statut de votre destinataire/fournisseur en tant que personne non américaine, qu'il est le bénéficiaire effectif des revenus et qu'un taux de retenue à la source inférieur s'applique en raison d'une convention fiscale. Même si son pays n'a pas conclu de convention avec les États-Unis, le formulaire sert à établir qu'il n'est pas une personne américaine.
Les revenus non imposables, tels que spécifiés dans ce formulaire, comprennent les intérêts, les dividendes, les loyers, les redevances et les rentes. Le formulaire permet aux étrangers de bénéficier des avantages d'une convention fiscale. Pour bénéficier des avantages d'une convention fiscale entre les États-Unis et le pays d'origine de l'étranger, le déclarant doit fournir une attestation de résidence dans le pays indiqué ainsi qu'un numéro d'identification fiscale. En règle générale, les étrangers sont imposés à un taux de 30 % sur les revenus provenant d'une source américaine.
Qu'est-ce qu'un formulaire 1042-S (revenus de source américaine d'une personne étrangère soumis à retenue) ?
Le formulaire 1042-S indique le revenu fédéral imposable et la retenue d'impôt fédéral correspondante pour les types de revenus suivants perçus par des non-résidents américains :
- Paiements de salaires effectués aux employés qui ont demandé à bénéficier des avantages de la convention fiscale
- Paiements de services effectués à des entrepreneurs indépendants pour des travaux réalisés aux États-Unis.
- Paiements de redevances versés à des particuliers ou à des entités.
Qu'est-ce que la FATCA ?
Le Foreign Account Tax Compliance Act (FATCA) impose des règles de retenue aux personnes américaines qui effectuent des paiements de revenus d'origine américaine à des entités étrangères. Les règles de retenue de la FATCA imposent une retenue à la source de 30 % sur certains paiements de revenus de source américaine à des entités étrangères qui entrent dans des catégories spécifiquement définies. Les payeurs de revenus de source américaine à des entités étrangères doivent obtenir un W-8BEN ou un W-8BEN-E du bénéficiaire étranger afin de documenter le statut FATCA du bénéficiaire et de justifier les exemptions de cette obligation de retenue.
L'objectif principal de la FATCA est de cibler le non-respect des règles par les contribuables américains disposant de revenus ou d'actifs à l'étranger. Pour ce faire, la FATCA impose des obligations de déclaration de type "1099" aux institutions financières étrangères et aux entités étrangères ayant des titulaires de comptes ou des propriétaires aux États-Unis. Les institutions financières étrangères et les entités étrangères qui ne respectent pas la loi peuvent être soumises à une retenue à la source au titre de la FATCA sur les paiements reçus de sources américaines.
Quels sont les types de paiements soumis à la FATCA ?
Les dispositions de la FATCA s'appliquent aux paiements "à retenir" lorsqu'ils sont versés à une personne non américaine. Les "paiements à retenir" sont définis comme suit :
Tout paiement d'intérêts (y compris les intérêts de portefeuille et la décote d'émission initiale), de dividendes, de loyers, de redevances, de salaires, de rentes, de droits de licence et d'autres revenus, gains et profits annuels ou périodiques fixes ou déterminables (FDAP), si ces paiements proviennent de sources situées aux États-Unis.
Quel est le coût potentiel pour mon entreprise si nous n'assurons pas la conformité avec ces règlements ?
Si vous ne respectez pas la réglementation relative aux étrangers non-résidents (NRA), votre société de retenue à la source américaine ou votre multinationale sera exposée à une obligation de retenue à la source. La retenue à la source qui aurait pu être prélevée sur le paiement devient alors la responsabilité de votre société. En tant qu'agent chargé de la retenue à la source, vous serez tenu de verser à l'IRS la retenue à la source appropriée.
En outre, vous pouvez être tenu de payer des intérêts et des pénalités en cas de retenue insuffisante ou de déclaration incorrecte des montants versés.
Qu'est-ce que le FDAP ?
FDAP est l'abréviation de Fixed, Determinable, Annual or Periodic income (revenu fixe, déterminable, annuel ou périodique). Le revenu FDAP s'applique aux personnes étrangères qui gagnent un revenu aux États-Unis ; ces personnes seront soumises à une retenue à la source de 30 %, ou à un taux inférieur s'il existe une convention fiscale entre les États-Unis et le pays de résidence.
Dans quelles circonstances une société peut-elle être soumise à des obligations de déclaration ou de retenue auprès de l'ANR américaine ?
Lorsqu'une société effectue un paiement de revenus annuels ou périodiques fixes ou déterminables (FDAP) d'origine américaine à une personne étrangère qui n'est pas associée au commerce ou à l'entreprise de cette personne aux États-Unis, cette société peut avoir une responsabilité en matière de déclaration ou de retenue à la source à l'égard des étrangers non-résidents (NRA).
Si un paiement à une personne étrangère (vendeur étranger) est considéré comme un FDAP et d'origine américaine, quel montant doit être retenu ?
Le taux de retenue légal est généralement de 30 %. Ce taux doit être appliqué de manière générale au montant brut du paiement.
Le taux légal (30 %) peut-il être réduit ?
Si le vendeur étranger est résident d'un pays ayant conclu une convention fiscale avec les États-Unis, le taux peut être réduit. Chaque convention comporte des dispositions spécifiques qui déterminent le taux de retenue réduit. Ces dispositions réduisent le taux de retenue en fonction du type de revenu et du statut du bénéficiaire.
Si mes paiements sont effectués par PayPal, dois-je toujours collecter le W-8 ?
Oui. Selon la législation fiscale américaine, toute entreprise américaine doit retenir un pourcentage des paiements effectués aux citoyens et aux entités d'autres pays, en fonction des conventions fiscales, et reverser ces retenues au gouvernement. Les personnes étrangères sont assujetties à l'impôt américain au taux de 30 % sur les revenus qu'elles perçoivent de sources américaines et qui sont constitués de :
- Paiements de salaires effectués aux employés qui ont demandé à bénéficier des avantages de la convention fiscale
- Paiements de services effectués à des entrepreneurs indépendants pour des travaux réalisés aux États-Unis.
- Paiements de redevances versés à des particuliers ou à des entités.
Les personnes non américaines devront remplir un formulaire W-8BEN/W-8BEN-E et recevront un formulaire 1042-S. Le formulaire W-8BEN est destiné aux personnes physiques. Le formulaire W-8BEN-E est destiné aux entités.
Comment savoir si le paiement est un revenu de source américaine ?
La source des revenus est déterminée par les règles fiscales américaines en fonction du type de revenu.
La rémunération des services personnels, qu'il s'agisse d'un emploi ou d'une activité indépendante, a généralement sa source là où les services sont rendus, et non là où le revenu est versé. C'est pourquoi :
- Les revenus provenant de services rendus en dehors des États-Unis sont de source étrangère et ne sont pas soumis à l'impôt américain pour un étranger non résident (NRA), même s'ils sont payés par un employeur ou un payeur américain.
- Les revenus provenant de services rendus aux États-Unis sont des revenus de source américaine et sont soumis à l'impôt américain, même s'ils sont versés par un employeur ou un payeur étranger.
La retenue d'impôt sur les revenus autres que les services personnels (c'est-à-dire les redevances) provenant d'une source américaine varie de 0 à 30 % en fonction du type de revenu, du pays du vendeur et de l'existence ou non d'une convention fiscale entre les États-Unis et le pays du vendeur.
Une liste des conventions fiscales applicables et des taux de retenue à la source est disponible ici.
Comment cela s'applique-t-il à une entreprise américaine ?
Selon la législation fiscale américaine, toute entreprise américaine doit retenir un pourcentage des paiements effectués aux citoyens et entités d'autres pays, en fonction des conventions fiscales, et reverser ces retenues au gouvernement.
Les citoyens américains devront remplir le formulaire W-9 et recevront chaque année un formulaire 1099-MISC récapitulant leurs revenus.
Les personnes non américaines devront remplir un formulaire W-8BEN/W-8BEN-E et recevront un formulaire 1042-S. Le formulaire W-8BEN est destiné aux personnes physiques. Le formulaire W-8BEN-E est destiné aux entités.
Qu'est-ce que la retenue à la source de l'impôt américain sur le revenu ?
Les personnes non américaines (qu'il s'agisse de particuliers ou d'entités, telles que les sociétés étrangères) sont soumises à l'impôt américain à un taux forfaitaire de 30 % sur certains types de revenus qu'elles perçoivent de sources américaines. Parfois, une convention fiscale négociée entre les États-Unis et un autre pays permet de réduire ce taux d'imposition.
L'impôt est retenu à la source par le payeur du revenu. Ce payeur, également appelé "agent chargé de la retenue", a la responsabilité de retenir l'impôt requis et de le verser à l'administration fiscale américaine (IRS). Si la retenue est obligatoire et que l'agent chargé de la retenue manque à ses obligations, il peut être tenu personnellement responsable de l'impôt. C'est pourquoi les payeurs sont généralement très attentifs à s'assurer qu'ils ont pris toutes les mesures nécessaires, notamment en obtenant du bénéficiaire une certification indiquant s'il s'agit d'une personne américaine ou d'une personne étrangère.
La retenue à la source de 30 % (ou d'un taux inférieur prévu par la convention) n'est exigée que pour les paiements effectués à des bénéficiaires étrangers ; elle n'est pas exigée lorsque le bénéficiaire est une personne des États-Unis. Les personnes étrangères remplissent l'un des formulaires de la série W-8 (par exemple, le formulaire W-8 BEN). Les ressortissants américains ne remplissent pas de formulaire de la série W-8. Ils utilisent plutôt le formulaire W-9.
Lorsque le payeur du revenu dispose du formulaire W-8BEN, il est informé que le bénéficiaire est une personne non américaine et qu'il doit s'acquitter de ses obligations en matière de retenue à la source. Si le bénéficiaire est une personne américaine et qu'il a rempli le formulaire W-9, le payeur saura qu'il n'a pas à retenir cet impôt de 30 %.
Comment déterminer le taux de retenue à la source ?
Les bénéficiaires/vendeurs qui résident dans certains pays ayant conclu une convention fiscale avec les États-Unis peuvent bénéficier d'un taux de retenue à la source réduit. Pour bénéficier de cette réduction, l'entreprise doit disposer d'un document du vendeur étranger attestant de son statut non américain et, le cas échéant, de son éligibilité aux avantages de la convention.
Qu'advient-il des montants d'impôt retenus ?
Tout impôt retenu (impôt sur les redevances ou impôt de réserve) sera versé à l'IRS sur une base mensuelle. Les formulaires 1099 et 1042 seront remplis chaque année par l'IRS et indiqueront le montant des ventes brutes et des impôts retenus à des fins de déclaration fiscale.
Que se passe-t-il si je ne fournis pas de TIN américain ou de numéro d'identification fiscale étranger ?
Si vous êtes ressortissant d'un pays ayant conclu une convention fiscale avec les États-Unis, nous ne pourrons pas appliquer le bénéfice de la réduction du taux de la convention fiscale et nous serons tenus d'appliquer une retenue à la source de 30 %.
Clause de non-responsabilité : Ces FAQ ne constituent pas un conseil juridique ou fiscal. Les lois et réglementations fiscales changent fréquemment et leur application peut varier considérablement en fonction des faits et circonstances spécifiques. Il vous incombe de consulter vos propres conseillers fiscaux professionnels au sujet de votre situation fiscale particulière.
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Cet article est destiné à des fins éducatives et informatives uniquement. En publiant cet article, Trolley n'offre aucun conseil juridique, fiscal ou commercial. Nous encourageons vivement chaque lecteur à consulter son avocat, son comptable ou son conseiller d'entreprise au sujet du contenu de cet article. Trolley n'assume aucune responsabilité pour les actions entreprises sur la base du contenu de cet article ou d'autres articles.
