Les plateformes de paiement mondiales expliquées : Défis, solutions et meilleures pratiques

Un scénario courant aujourd'hui : Votre plateforme de marketing freelance vient de recevoir une demande d'inscription d'un développeur brillant en Pologne, d'un designer de premier ordre au Brésil et d'un expert en marketing à Singapour. Mais trouver le moyen de les payer au-delà des frontières semble être un effort qui n'en vaut pas la peine. Si vous avez déjà passé des heures à vous débattre avec des virements internationaux, à vous noyer dans des formulaires fiscaux ou à expliquer à des entrepreneurs pourquoi leur paiement est retardé (une fois de plus), il est probable que vous hésitiez un peu. 

Il serait plus facile de leur envoyer un chèque en dollars, n'est-ce pas ?

Le monde du travail s'est mondialisé, mais de nombreuses entreprises s'appuient encore sur des méthodes de paiement conçues pour une autre époque.

Voici la bonne nouvelle : payer des entrepreneurs internationaux ne doit pas être compliqué ou coûteux. Les solutions modernes de paiement ont transformé ce qui était autrefois un casse-tête mensuel en un processus automatisé et sans heurts. 

Dans cet article, nous allons vous montrer exactement comment payer les entrepreneurs étrangers. 

Défis liés aux paiements transfrontaliers

Notre façon de travailler a changé à jamais.

Aujourd'hui, plus de 76 millions d'Américains travaillent en freelance et on estime à 435 millions le nombre de personnes dans le monde qui participent à des contrats de travail en ligne, ce quireprésente environ 12,5 % de la main-d'œuvre mondiale et témoigne de l'expansion rapide de ce secteur.

Le travail à distance n'est pas seulement une tendance, c'est la nouvelle normalité. Les entreprises puisent désormais dans les viviers de talents mondiaux, recrutant les meilleurs éléments quel que soit leur fuseau horaire.

Et bien qu'il s'agisse d'une bonne chose en théorie, les choses peuvent devenir compliquées, en particulier pour les directeurs financiers, les contrôleurs de gestion et les gestionnaires de comptes fournisseurs. Il n'a jamais été aussi facile de trouver des talents, mais les rémunérer au-delà des frontières comporte de nombreux risques. Une erreur peut se traduire par des amendes réglementaires, des retards de paiement ou le départ de talents frustrés.

Voici les principaux points de douleur qui empêchent les directeurs financiers et les équipes AP de dormir.

Défi 1 : Monnaies multiples

Petit quiz ! Quel est le taux de change actuel entre l'USD et l'EUR ? 

Je t'ai eu ! C'est une question piège. Lorsque vous aurez fini de lire cette phrase, elle aura déjà changé.

En tant qu'entreprise internationale, vous devrez peut-être payer des sous-traitants internationaux en euros, en livres, en pesos et en roupies, et ce tout au long du mois. Chaque devise est assortie de son propre taux de change, qui varie à la minute près. Vous vérifiez le taux le lundi, mais lorsque vous traitez les paiements le vendredi, vous avez perdu des centaines de dollars à cause des fluctuations monétaires.

La conversion de devises n'est pas qu'une question de mathématiques. C'est aussi une question de timing, de frais et de coûts cachés. Les banques majorent souvent les taux de change de 2 à 5 %, dissimulant le coût réel dans les petits caractères. Cette majoration peut sembler minime, mais lorsqu'il s'agit de payer des centaines ou des milliers d'entrepreneurs chaque mois, elle s'accumule rapidement.

Vient ensuite le défi de la planification. Comment établir un budget lorsque les taux de change fluctuent fortement ? Un mois, le paiement de votre entrepreneur britannique coûte 2 000 dollars. Le mois suivant, la même facture coûtera 2 150 dollars. Ces fluctuations donnent l'impression que les prévisions financières relèvent de l'approximation.

Défi 2 : Frais de transfert onéreux

Les virements traditionnels sont les dinosaures du monde des paiements : lents, coûteux et frustrants pour toutes les parties concernées. Voici à quoi ressemble un virement international typique :

Votre banque vous facture 30 à 50 dollars pour l'envoi du virement. Mais votre banque ne peut généralement pas envoyer l'argent directement à la banque du destinataire à l'étranger. Le paiement doit passer par une ou plusieurs banques intermédiaires, qui prélèvent chacune entre 15 et 30 dollars supplémentaires au fur et à mesure que le virement progresse dans la chaîne. Enfin, la banque du bénéficiaire déduit encore 10 à 25 dollars avant de débloquer les fonds. Au moment où votre entrepreneur est payé, jusqu'à 100 dollars se sont envolés en frais. Pour un paiement de 500 dollars, cela représente une perte de 20 % rien qu'en frais.

Les transferts ont l'avantage d'être rapides. Ils arrivent souvent dans les 24 heures, mais cela suppose que tout se passe parfaitement. Une faute de frappe dans le code SWIFT retardera le paiement, et une information manquante entraînera un rebond de votre paiement.

Vous voulez en savoir plus sur la réduction des coûts ? Découvrez notre point de vue sur la réduction des frais de paiement transfrontaliers.

Défi 3 : Formulaires fiscaux (W-8BEN/1042-S)

Rien ne dit mieux "bienvenue dans l'équipe" qu'une pile de formulaires fiscaux, n'est-ce pas ?

Le fisc veut ses papiers. Si vous ne remplissez pas le formulaire W-8BEN pour les entrepreneurs internationaux, vous êtes légalement tenu de retenir 30 % de chaque paiement. Essayez d'expliquer cela à quelqu'un qui attend la totalité de ses honoraires.

Mais un seul formulaire serait trop simple. Les différents pays ont besoin de documents différents et les différentes conventions fiscales créent des exceptions. Les formulaires expirent tous les trois ans. Si vous manquez une échéance, les pénalités s'accumulent plus vite que les courriels non lus. 

Sans système de suivi et de mise à jour de la documentation, vous êtes toujours à la merci d'un formulaire périmé.

Défi 4 : Retards dans l'intégration des fournisseurs

Chaque nouveau contractant signifie une personne de plus à bord. 

À première vue, la collecte du nom, de l'adresse et des informations de paiement d'un destinataire semble simple, jusqu'à ce que vous réalisiez que les informations bancaires et fiscales varient considérablement d'un pays à l'autre. En Europe, les bénéficiaires ont souvent besoin d'un IBAN ; aux États-Unis, c'est un numéro de routage ; au Japon, il peut s'agir d'un code d'agence. De nombreux pays exigent en outre un SWIFT/BIC. 

Au-delà des opérations bancaires, vous aurez également besoin du bon numéro d'identification fiscale (NIF) - ou même d'un NIF étranger (FTIN) - pour rester en conformité avec les règles locales et internationales en matière de déclaration. Si l'un de ces éléments fait défaut, le paiement peut être retardé, rejeté ou faire l'objet d'un contrôle de conformité.

La collecte de données bancaires et fiscales exactes ne représente que la moitié de la bataille. Vient ensuite la vérification : confirmer que l'entrepreneur est bien celui qu'il prétend être, que son compte bancaire est valide et qu'il ne figure pas sur des listes de sanctions ou de surveillance. Ces vérifications préalables protègent votre entreprise, mais elles peuvent prendre des jours, voire des semaines, si les bons systèmes ne sont pas mis en place.

Défi 5 : Paiements manuels sujets aux erreurs

Le traitement manuel des paiements est l'endroit où les bonnes intentions meurent. Chaque étape manuelle introduit des erreurs potentielles, et les paiements internationaux comportent de nombreuses étapes.

Prenons l'exemple d'un processus manuel typique : Une personne exporte les données de l'entrepreneur à partir de votre outil de gestion de projet. Elle saisit manuellement les montants des paiements dans une feuille de calcul. Elle copie les informations bancaires à partir de courriels ou de documents. Il saisit le tout dans votre plateforme bancaire. Chaque étape est source d'erreurs qui peuvent aller de l'ennui à la catastrophe.

Parmi les erreurs les plus courantes, citons la transposition de chiffres dans les détails du compte (le paiement échoue), le choix d'une mauvaise devise (le contractant reçoit beaucoup moins que prévu) et les paiements en double (conversations gênantes et tentatives de récupération).

Les processus manuels ne sont pas non plus évolutifs. Payer manuellement cinq entrepreneurs peut prendre une heure. En payer cinquante prend dix heures. Cinq cents ? Vous avez besoin d'une équipe à temps plein uniquement pour le traitement des paiements.

Méthodes traditionnelles et solutions modernes

À l'heure actuelle, vous êtes peut-être réellement terrifié par les paiements des entrepreneurs internationaux et prêt à jeter l'éponge. Rassurez-vous, il y a une lumière au bout du tunnel. Maintenant que nous connaissons les défis auxquels les méthodes traditionnelles sont confrontées, nous pouvons mieux voir comment la façon moderne de faire les choses répond à ces problèmes.

L'ancienne méthode

Pendant des décennies, les entreprises se sont appuyées sur une poignée de méthodes pour payer les entrepreneurs internationaux. Chacune a sa place, mais toutes présentent des limites importantes.

• Les virements bancaires restent la méthode traditionnelle la plus courante. Ils sont universellement acceptés et traitent bien les gros montants. Les banques traitent les virements par l'intermédiaire du réseau SWIFT, un système de messagerie qui relie les institutions. Bien que fiables, ils peuvent être coûteux (30 à 100 dollars de frais au total) et requièrent des informations précises. Il suffit d'un chiffre erroné pour que votre paiement soit bloqué.
• PayPal a révolutionné les paiements en ligne, mais n'a pas été conçu pour les paiements entre entreprises. Il est rapide et familier, ce que les entrepreneurs apprécient. Cependant, les frais de PayPal pour les transactions commerciales internationales peuvent atteindre 5 %, auxquels s'ajoutent des majorations pour conversion de devises. Les limitations de retrait et le blocage des comptes sont autant de maux de tête supplémentaires. De nombreux entrepreneurs signalent également des difficultés à accéder à PayPal dans leur pays ou à transférer des fonds vers des banques locales.
• Les portefeuilles numériques tels que Payoneer ou Wise offrent une solution intermédiaire. Ils sont moins chers que les virements électroniques et plus favorables aux entreprises que PayPal. Les entrepreneurs reçoivent les paiements dans un portefeuille numérique et peuvent les retirer dans des banques locales ou les dépenser au moyen de cartes de débit. L'inconvénient ? Tous les entrepreneurs ne souhaitent pas avoir un autre compte financier à gérer. De plus, les frais de conversion de devises et de retrait s'accumulent.
• Les chèques papier existent encore, croyez-le ou non. Certaines entreprises envoient des chèques internationaux, qui peuvent mettre des semaines à arriver et des semaines encore à être compensés. En plus d'être ridiculement lents, les chèques entraînent souvent des frais de traitement élevés pour la banque du destinataire. De nombreuses banques internationales refusent tout simplement de traiter les chèques étrangers.

Chaque méthode traditionnelle oblige à faire des compromis. Vous sacrifiez la rapidité, le coût, la commodité ou la fiabilité. Ces compromis peuvent fonctionner pour des paiements occasionnels. Mais au fur et à mesure que votre base d'entrepreneurs internationaux augmente, les méthodes traditionnelles ne sont plus viables.

Pour une comparaison plus approfondie de ces méthodes, lisez notre analyse des points suivants ACH vs. virement vs. PayPal.

La nouvelle solution de paiement améliorée

Les plateformes de paiement modernes ont inversé le scénario. Au lieu de choisir entre le moindre des deux maux, vous obtenez tout : rapidité, économies et simplicité.

• Les rails de paiement locaux ont tout changé. Pourquoi faire passer chaque paiement par des réseaux internationaux coûteux ? Les plateformes modernes utilisent les mêmes systèmes que les locaux. Votre paiement convertit la devise une fois, puis passe par les canaux nationaux. Résultat ? Une livraison le jour même pour une fraction du coût.
• Les API de paiement permettent d'automatiser les paiements internationaux. Connectez vos systèmes existants, vos logiciels de comptabilité, vos outils de gestion de projet ou vos plateformes personnalisées aux services de paiement. Les factures approuvées déclenchent des paiements automatiques. Les informations relatives aux entrepreneurs sont synchronisées entre les différentes plateformes. Ce qui nécessitait autrefois des heures de travail manuel se fait en quelques secondes, sans intervention humaine.
• Les plateformes de paiement de masse résolvent le problème de l'échelle. Payer 10 entrepreneurs ? Cela prend 5 minutes. En payer 1 000 ? Toujours 5 minutes. Téléchargez un fichier CSV ou laissez l'API faire sa magie. La conformité intégrée, les formulaires fiscaux automatiques et les portails d'entrepreneurs se chargent du gros du travail.
• Les outils de conformité intégrés relèvent le défi de la réglementation. Les plateformes modernes intègrent la conformité dans le flux des paiements. Elles collectent et stockent les formulaires fiscaux, effectuent les vérifications d'identité requises et conservent des pistes d'audit. Certaines calculent et gèrent même les retenues d'impôt en fonction des taux prévus par les conventions et des réglementations locales.

Une façon de voir les choses est que les méthodes traditionnelles traitent les paiements internationaux comme des cas particuliers nécessitant un surcroît de travail. Les solutions modernes les considèrent comme des transactions de routine qui devraient être aussi simples que les paiements nationaux.

La différence est spectaculaire. Les entreprises avec lesquelles nous travaillons le signalent :

• 70% de temps en moins pour le traitement des paiements
• 50 % de coûts en moins par rapport aux fils traditionnels
• 90% d'échecs de paiement en moins

Meilleures pratiques pour le paiement des entrepreneurs internationaux

Pour réussir à payer les entrepreneurs internationaux, il ne suffit pas de choisir la bonne plateforme. Vous avez besoin de processus solides qui garantissent la conformité, l'efficacité et des relations positives avec les entrepreneurs. Voici quelques pratiques testées sur le terrain et qui ont fait leurs preuves dans de nombreuses entreprises :

Vérifier le statut de l'entrepreneur par rapport à celui de l'employé

La classification erronée de salariés en tant que sous-traitants, ou vice versa, entraîne de graves conséquences. Par exemple, si vous n'avez pas effectué de retenue à la source alors que vous auriez dû le faire, vous risquez de devoir payer des arriérés d'impôts ou d'être confronté à des problèmes juridiques. La définition des entrepreneurs varie d'un pays à l'autre, ce qui rend la vérification essentielle mais complexe.

La première étape devrait donc consister à faire cette distinction.

• Les véritables entrepreneurs contrôlent comment, quand et où ils travaillent. Ils utilisent leur propre matériel, travaillent pour plusieurs clients et opèrent en tant qu'entreprises indépendantes.
• Les employés suivent des horaires fixes, utilisent les ressources de l'entreprise et travaillent exclusivement ou principalement pour vous.

Les États-Unis utilisent plusieurs facteurs pour déterminer si un travailleur est un entrepreneur ou un employé traditionnel, notamment le contrôle comportemental, le contrôle financier et le type de relation. Consultez cette page de l'IRS pour plus d'informations.

Un bon moyen de procéder à cette vérification consiste à établir une liste de contrôle de l'entrepreneur. 

1. Documenter la manière dont chaque contractant répond aux critères d'indépendance. 
2. Notez par écrit l'accord que vous avez conclu avec cet entrepreneur, afin de pouvoir facilement prouver votre intention en cas d'audit. 
3. Conservez des enregistrements clairs des communications, des factures et des produits livrables pour étayer vos décisions en matière de classification.

Collecte des informations relatives aux paiements et aux taxes

Une collecte d'informations efficace commence avant la première facture. En fait, elle commence dès que vous embarquez votre entrepreneur. 

Conseil de Trolley : Le fait d'attendre le moment du paiement pour collecter ces informations entraîne des retards et frustre les entrepreneurs.

Pour les entreprises américaines, la collecte du W-8BEN n'est pas négociable pour les sous-traitants étrangers. Facilitez le remplissage du formulaire en fournissant des instructions claires, en expliquant les champs du formulaire et en utilisant des outils de collecte numériques qui valident les entrées. Expliquez pourquoi vous avez besoin du formulaire. 

Croyez-nous, les entrepreneurs la rempliront plus rapidement s'ils comprennent qu'elle permet d'éviter une retenue de 30 % !

Vous devez également mettre en place un suivi systématique. N'oubliez pas que les formulaires fiscaux expirent, généralement au bout de trois ans pour le W-8BEN. Intégrez des rappels dans votre système 90 jours avant la date d'expiration. Envoyez aux entrepreneurs des formulaires mis à jour avec des informations pré-remplies lorsque la loi le permet. Faites en sorte que le renouvellement soit le moins pénible possible pour eux, et vous constaterez une plus grande collaboration.

Enfin, il est essentiel de stocker la documentation en toute sécurité, mais de manière accessible. Votre équipe financière a besoin d'un accès rapide lors des paiements et des audits. Utilisez des systèmes qui cryptent les données sensibles tout en restant conviviaux.

Choisir la bonne méthode de transfert

En matière de paiements internationaux, il n'existe pas de solution unique. La méthode de transfert idéale est un équilibre entre le coût, la rapidité, la fiabilité et les préférences du contractant.

Pays et monnaie

Commencez par comprendre les options disponibles dans chaque pays. 

Les virements bancaires fonctionnent partout, mais leur rapidité et leur coût varient. Dans certains pays, les virements locaux sont instantanés et peu coûteux. D'autres s'appuient sur des systèmes plus lents. Les portefeuilles numériques tels que PayPal ou Payoneer ont des disponibilités et des limitations propres à chaque pays et à chaque devise.

Taille

Tenez compte du montant des paiements lorsque vous choisissez votre méthode. Les paiements importants justifient souvent les frais de virement pour des raisons de sécurité et de fiabilité. Les paiements moins importants et plus fréquents bénéficient d'options moins coûteuses.

Préférence

Demandez toujours aux entrepreneurs quelle est leur préférence. Un entrepreneur peut choisir une méthode légèrement plus coûteuse si elle lui permet d'accéder plus rapidement aux fonds ou de les retirer plus facilement au niveau local.

Conseil du chariot : Introduisez de la flexibilité dans votre processus. Votre méthode principale peut tomber en panne ou faire l'objet de restrictions temporaires. Le fait de disposer de méthodes de paiement de secours permet d'éviter les retards et de maintenir la confiance des entrepreneurs. Testez les méthodes de secours de temps à autre pour vous assurer qu'elles fonctionnent toujours en cas de besoin.

Traitement des opérations de change

Une gestion intelligente des devises permet d'économiser des milliers de dollars par an. La clé ? La stratégie l'emporte toujours sur la réaction.

Tout d'abord, il faut voir clair dans la poudre aux yeux. Les banques et les services de paiement gagnent de l'argent de deux manières : en facturant des frais explicites et en majorant les taux de change. Un virement "sans frais" avec une majoration de 5 % peut s'avérer plus coûteux qu'un virement de 30 dollars avec des taux de change moyens. Calculez toujours le coût total, et pas seulement les frais visibles.

Ensuite, pour les paiements réguliers, envisagez de recourir aux achats périodiques par sommes fixes. Convertissez des montants fixes chaque semaine, quels que soient les taux. Vous gagnerez et perdrez un peu, mais vous dormirez mieux. En effet, vous réduisez le risque de fluctuations importantes tout en restant gérable.

Enfin, soyez transparent avec les contractants en ce qui concerne le traitement des devises. Précisez si vous payez dans leur monnaie locale ou dans la vôtre. Si les entrepreneurs supportent des frais de conversion, ils augmentent souvent leurs tarifs pour les compenser. Payer dans la monnaie locale peut coûter un peu plus cher, mais cela permet d'attirer de meilleurs talents et de simplifier les négociations.

Moment/fréquence des paiements

Rien n'établit la confiance comme des paiements prévisibles. Rien ne la détruit plus que des paiements tardifs ou manquants.

Établissez des calendriers de paiement clairs dès le premier jour. Il peut s'agir d'un paiement à la réception de la facture, d'un paiement net à 15 jours ou d'un paiement mensuel. Quoi qu'il en soit, communiquez clairement les conditions et respectez-les. Inclure les modalités de paiement dans les contrats et les documents d'accueil. Aucun entrepreneur ne devrait se demander quand ou où il recevra son paiement.

Les entrepreneurs n'ont pas nécessairement les mêmes réserves de trésorerie que les grandes entreprises. Ils ont besoin de leur trésorerie. Des conditions de paiement plus rapides attirent de meilleurs talents et les fidélisent. Automatisez la programmation dans la mesure du possible. Les plateformes de paiement modernes prennent en charge les paiements récurrents, les déclencheurs basés sur des jalons et les flux de travail d'approbation automatisés.

Tenue de registres pour la conformité

Les bons dossiers sont comme une assurance, ennuyeux jusqu'à ce que vous en ayez désespérément besoin. Lorsque vous rémunérez des entrepreneurs, vous devez documenter chaque paiement :

• Nom du contractant
• Numéro d'identification fiscale
• Montant du paiement
• Monnaie
• Taux de change appliqué
• Mode de paiement
• Honoraires
• Objet du paiement

Les plateformes de paiement internationales modernes saisissent ces données automatiquement, mais vous pouvez de temps en temps vérifier que tout est complet. 

Bien entendu, vous devez également conserver les documents d'intégration que vous avez acquis. Il s'agit notamment des contrats signés, des documents fiscaux et des dossiers de vérification de l'identité.

Respectez les exigences de votre pays en matière de conservation, généralement de 3 à 7 ans à des fins fiscales. Utilisez un système de stockage sécurisé et crypté pour les informations sensibles. Testez régulièrement votre système de sauvegarde, car les données archivées ne sont utiles que si vous pouvez y accéder.

Évaluer les solutions de paiement globales (ce qu'il faut rechercher)

Comme vous pouvez le constater, passer à une solution de paiement global plus moderne est une évidence. Elle transforme les paiements internationaux d'un défi en un avantage concurrentiel. Mais avec les dizaines d'options disponibles, comment les évaluer ? Laquelle tiendra ses promesses ?

C'est exactement la raison pour laquelle nous avons créé notre Guide d'achat des plateformes de paiement-un cadre pratique pour comparer les fournisseurs, rempli de critères du monde réel provenant des leaders de la finance et de l'AP. Utilisez-le avec les considérations ci-dessous pour vous assurer de choisir une plateforme qui ne fonctionnera pas seulement aujourd'hui, mais qui évoluera avec vous demain.

Vous pouvez également consulter notre blog sur la façon de choisir la bonne plateforme de paiement globale pour obtenir des conseils et des stratégies d'évaluation supplémentaires.

Nous vous recommandons de vous concentrer sur ces caractéristiques critiques qui distinguent les bonnes solutions des excellentes.

Couverture des pays et des devises

La couverture détermine qui vous pouvez payer et avec quelle facilité vous pouvez vous développer. Il ne suffit pas de compter les pays pour comprendre ce qu'est l'accessibilité réelle.

• Commencez par vos besoins actuels: Dressez la liste de tous les pays où vous avez des entrepreneurs aujourd'hui, et ajoutez les pays où vous prévoyez d'embaucher. Une plateforme peut annoncer une couverture dans plus de 100 pays, mais si elle n'a pas de rails solides dans les trois pays dont vous avez le plus besoin, elle ne fonctionnera pas pour vous.
• Examinez l'étendue de la couverture, et pas seulement sa largeur : certaines plateformes desservent techniquement un pays, mais ne proposent que des virements électroniques coûteux. D'autres proposent des méthodes de paiement locales plus rapides et moins chères. Une véritable couverture mondiale des paiements implique de proposer les méthodes de paiement réellement utilisées par les locaux.
• Vérifiez soigneusement la compatibilité avec les devises : La plateforme peut-elle payer en monnaie locale ou impose-t-elle des conversions en USD ? Le paiement en monnaie locale coûte généralement moins cher et simplifie la comptabilité de l'entrepreneur. Les comptes multidevises vous permettent de conserver les soldes et de planifier les conversions de manière stratégique.

Flexibilité des modes de paiement

La flexibilité consiste à rencontrer les entrepreneurs là où ils se trouvent plutôt que de les contraindre à une seule méthode. Les meilleures plateformes offrent plusieurs options par pays. Chacune répond à des besoins et à des préférences différents.

Les principales méthodes de paiement des entrepreneurs internationaux sont les suivantes

• Virements bancaires locaux (ACH, SEPA, etc.)
• Virements internationaux pour les paiements importants ou urgents
• Portefeuilles numériques pour les technophiles
• Cartes de débit prépayées pour les personnes non bancarisées
• Chèques en papier, en particulier lorsque les contrats l'exigent

Évaluez la disponibilité des méthodes par pays. Une plateforme peut proposer dix méthodes de paiement au niveau mondial, mais seulement une ou deux dans certains pays. Renseignez-vous également sur les méthodes de secours. Que se passe-t-il en cas de défaillance de la méthode principale ?

Une remarque sur l'expérience du destinataire : Vous pouvez également réfléchir à l'expérience des bénéficiaires. Comment les entrepreneurs reçoivent-ils les fonds et y accèdent-ils ? Les plateformes les plus fluides permettent de recevoir les paiements sans effort. Elles proposent également des fonctionnalités supplémentaires. Par exemple, vérifiez le suivi et la confirmation des paiements.

Les entrepreneurs ne devraient pas avoir besoin de comptes spéciaux ou de procédures complexes. Plus vous leur faciliterez la tâche, plus vous attirerez et retiendrez les meilleurs talents.

Gestion des formulaires fiscaux

La gestion de la paperasserie fiscale est l'un des aspects les plus fastidieux de la rémunération des sous-traitants internationaux, mais ce n'est pas une fatalité. 

Les meilleures plateformes rendent la collecte des formulaires fiscaux numérique et intelligente. Elles collectent automatiquement le bon formulaire en fonction de l'emplacement de l'entrepreneur, vérifient que tous les champs sont complets et exacts, puis stockent ces formulaires en toute sécurité afin de pouvoir les retrouver facilement en cas d'audit.

Les formulaires tels que le W-8BEN expirant tous les trois ans, les rappels de renouvellement et les mises à jour pré-remplies permettent d'économiser des heures de suivi manuel. Les flux de travail fiscaux numériques permettent non seulement de prévenir les problèmes de conformité, mais aussi d'éliminer les retards et la frustration auxquels les entrepreneurs sont confrontés lorsque la paperasserie n'est pas en ordre.

Pour en savoir plus, consultez notre article sur la la conformité fiscale des entrepreneurs internationaux.

Conformité et vérification de l'identité

Les formulaires fiscaux ne sont qu'une pièce du puzzle de la conformité. Une solution de paiement moderne doit également intégrer des fonctionnalités de connaissance du client (KYC). Cela signifie qu'il faut vérifier l'identité des entrepreneurs, valider les coordonnées bancaires, vérifier les sanctions et les listes de surveillance, et conserver une piste d'audit du processus.

Ce type de diligence raisonnable protège votre entreprise contre la fraude, les sanctions réglementaires et les atteintes à la réputation. Et comme les réglementations changent constamment, les plateformes solides surveillent les nouvelles exigences et vous informent lorsque des mises à jour sont nécessaires. 

Si elle est bien gérée, la conformité devient une partie intégrante du flux de paiement, complète mais non perturbatrice.

Intégration avec les outils AP ou les ERP

L'automatisation étant l'objectif principal du passage à une plateforme plus performante, il convient de rechercher les bonnes intégrations. Vous voulez que vos nouveaux outils fonctionnent bien avec vos outils actuels.

Évaluez d'abord les intégrations natives. Les connexions prédéfinies aux logiciels de comptabilité les plus courants (QuickBooks, Xero, NetSuite) sont assez courantes. Cependant, vous devez vérifier la profondeur de cette intégration. Synchronise-t-elle les données de paiement de base ou les dossiers complets de l'entrepreneur, y compris les informations fiscales ?

Si votre flux de travail est suffisamment complexe pour justifier des intégrations personnalisées, vous devrez vous tourner vers une API/SDK. Les API bien documentées vous permettent de créer exactement ce dont vous avez besoin. À rechercher :

• API RESTful avec une documentation claire
• Prise en charge de Webhook pour des mises à jour en temps réel
• Environnements de test (sandbox)
• Limites de taux raisonnables

Considérez l'ensemble de l'écosystème d'intégration. Au-delà de la comptabilité, vous pourriez avoir besoin de connexions avec

• Outils de gestion de projet
• Systèmes de suivi du temps
• Plateformes de gestion des dépenses

Transparence des coûts

En tant qu'entreprise, peu de choses comptent plus que votre résultat net. Naturellement, vous voudrez opter pour une plateforme de paiement qui maintient les coûts à un niveau bas. Et cela commence par la transparence. Si vous ne savez pas ce que vous allez payer la moitié du temps, il est difficile de déterminer si vous économisez réellement de l'argent. Comprenez la structure complète des frais, y compris :

• Frais de transaction par paiement
• Frais de plateforme mensuels
• Marges de conversion monétaire
• Frais du bénéficiaire (le cas échéant)
• Coûts de mise en place ou d'intégration

Ensuite, calculez les coûts pour des scénarios de paiement typiques. Quel est le coût d'un paiement de 1 000 dollars à l'Allemagne ? Et 5 000 dollars en Inde ? Incluez tous les frais et les coûts de conversion des devises. Créez une feuille de calcul comparative en utilisant vos habitudes de paiement réelles.

Soutien et expérience des bénéficiaires

Enfin, vous voulez une plateforme qui vous accompagne tout au long de la procédure. Soyons réalistes : les banques ne sont pas vraiment réputées pour leur service clientèle irréprochable. 

Les entreprises SaaS et Fintech, en revanche, le sont. C'est un moyen de se différencier sur un marché encombré.

Vous voulez une plateforme qui dispose d'une assistance technique prête à vous aider en cas de problème. Les bonnes plateformes répondent dans les heures qui suivent, pas dans les jours qui suivent. Et ces réponses règlent vos problèmes en un minimum d'interactions. Vous pouvez tester cela en posant une simple question avant la vente. Quelle est la rapidité et l'exhaustivité de la réponse ?

Recherchez également des options d'assistance multicanal. Le courrier électronique fonctionne pour les questions non urgentes, mais vous avez besoin d'une assistance par téléphone ou par chat pour les problèmes de paiement des entrepreneurs internationaux.

Facilité d'utilisation des destinataires

Ensuite, évaluez l'expérience du portail de l'entrepreneur. Les bénéficiaires peuvent-ils suivre leurs paiements, télécharger leurs relevés, mettre à jour leurs informations bancaires et accéder à leurs documents fiscaux ? Les options en libre-service réduisent les demandes d'assistance. Elles améliorent également la satisfaction des entrepreneurs. Le portail doit également fonctionner sur les appareils mobiles ! De nombreux entrepreneurs internationaux utilisent principalement leur téléphone.

Quand les douleurs de la croissance se transforment en gains de croissance : L'histoire du projet

John Thomas, de Draft, a vu son réseau de rédacteurs exploser, passant d'une poignée à des centaines. Cela représente 4 000 contenus par mois. Soixante millions de mots par an. Une réussite, n'est-ce pas ?

Pas tout à fait. Voici comment Trolley a aidé Draft à transformer ses opérations de paiement. 

Chaque jour de paie, l'équipe administrative se noie dans les feuilles de calcul. Les heures s'égrènent au fil du traitement manuel des paiements. Pire encore ? Ils perdaient de l'argent - jusqu'à 10 000 dollars par mois - à cause de simples erreurs humaines. Les rédacteurs facturent des travaux qu'ils n'ont pas effectués. Les chiffres s'emballent. Les erreurs se multiplient.

Il ne s'agit pas seulement d'une perte de temps ou d'argent. C'est une question de confiance. Lorsque les créateurs attendent des paiements ou reçoivent des montants erronés, les relations se fissurent.

Les projets n'ont pas accepté ce chaos comme "le coût des affaires". Ils ont cherché une meilleure solution. Après avoir testé plusieurs solutions, Stripe Connect n'avait pas une portée mondiale et l'API de PayPal semblait ouvrir la boîte de Pandore, ils ont trouvé leur solution : Trolley Pay

La transformation a été immédiate. Ce qui prenait une journée entière ne prend plus que quelques minutes. Ces 10 000 dollars de pertes mensuelles ? Elles ont disparu. Réduites à zéro grâce à la précision automatisée. Les écrivains sont payés en deux jours, les frais passant de 40 dollars à 1 dollar par transaction.

Réfléchissez à ce que cela signifie. L'équipe de Draft a récupéré 52 jours de travail complets par an. Cela représente deux mois de productivité. Elle économise désormais 60 000 à 120 000 dollars par an rien qu'en erreurs de paiement. Plus important encore, ils ont construit une base qui s'adapte.

Ce qu'il faut retenir: La croissance ne doit pas nuire. Lorsque les processus manuels commencent à s'effondrer, ce n'est pas le signe qu'il faut ralentir - c'est le signe qu'il faut passer à la vitesse supérieure. Examinez vos propres opérations. Où perdez-vous des heures à effectuer des tâches que la technologie pourrait prendre en charge ? Où les erreurs humaines vous coûtent-elles de l'argent et de la confiance ?

Commencez modestement. Choisissez un processus pénible. Recherchez des solutions qui répondent à vos besoins réels, et pas seulement les options les plus répandues. Faites des essais approfondis. Ensuite, observez ce qui se passe lorsque vous cessez de lutter contre les incendies et que vous commencez à construire des systèmes.

Si vous commencez à ressentir la même pression, consultez notre article sur la façon de savoir quand il est temps d'investir dans une plateforme de paiement globale plus puissante.

Commencez votre propre transformation dès aujourd'hui avec Trolley

Si l'histoire de Draft ressemble étrangement à la vôtre ou vous a incité à agir, nous vous invitons à ne plus retarder votre transformation numérique.

Payer des entrepreneurs internationaux ne doit pas nécessairement être lent, coûteux ou source d'erreurs. Les défis sont réels, mais les solutions le sont tout autant.

Ce qu'il faut retenir :

• Les méthodes traditionnelles imposent des compromis. Les câbles sont coûteux. Les portefeuilles numériques ont des limites. Les processus manuels ne sont pas évolutifs. N'acceptez ces limites que si vous y êtes obligé.
• Les solutions modernes permettent de résoudre plusieurs problèmes simultanément. La bonne plateforme gère la conversion des devises, la conformité, l'automatisation et l'expérience des entrepreneurs en un seul système.
• Les bonnes pratiques sont aussi importantes que la technologie. Une classification claire, des paiements en temps voulu, une communication transparente et une documentation solide protègent votre entreprise et fidélisent les entrepreneurs.
• L'évaluation doit aller au-delà des fonctionnalités. Il faut prendre en compte le coût total, les capacités d'intégration, les outils de conformité et la qualité de l'assistance. L'option la moins chère offre rarement la meilleure valeur.

Les entreprises qui gagnent la guerre des talents facilitent leur collaboration. Elles paient rapidement, de manière transparente et fiable. Elles éliminent les frictions à chaque interaction. Elles traitent les entrepreneurs internationaux comme des partenaires précieux, et non comme des fardeaux administratifs.

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