Pour les entreprises qui effectuent des paiements à des entrepreneurs, des indépendants et d'autres personnes sans citoyenneté ou résidence américaine, la retenue d'impôt est un point d'interrogation courant. Dans cet article, nous verrons ce qu'est la retenue d'impôt, qui est concerné par les chapitres 3 et 4 de la retenue d'impôt, les formulaires importants relatifs à la retenue d'impôt des étrangers non-résidents, et comment Trolley peut vous aider à gérer la retenue d'impôt à l'avenir.
Les personnes étrangères travaillant aux États-Unis sont généralement soumises à la retenue de l'impôt américain sur les revenus tirés de tous les paiements qu'elles reçoivent, qu'il s'agisse de salaires, de traitements ou d'autres formes de rémunération.
Ce processus est souvent géré par les entreprises chargées d'effectuer ces paiements. Ces "agents de retenue" veillent à ce que le montant correct de l'impôt, tel qu'il est déterminé par la législation fiscale américaine et toute convention fiscale applicable, soit déduit d'un paiement avant qu'il ne soit transmis à la personne étrangère.
Cette perception anticipée des impôts est essentielle pour garantir le respect de la réglementation fiscale américaine et simplifie le processus de paiement des impôts pour les travailleurs étrangers, puisqu'elle couvre partiellement ou totalement leurs obligations fiscales à l'avance. Toutefois, ces règles comportent de nombreuses exceptions et les erreurs d'application peuvent donner lieu à des notifications ou, pire encore, à des pénalités de la part de l'IRS.
Poursuivez votre lecture pour en savoir plus sur la retenue d'impôt de l'ANR et pour découvrir comment nous pouvons rendre la retenue d'impôt simple et efficace pour votre entreprise.
Ce que nous couvrons
- Comprendre la retenue d'impôt de l'ANR
- Comprendre les exemptions de retenue à la source dues aux conventions fiscales
- Formulaires importants de l'IRS pour les retenues à la source
- L'importance du formulaire 1042-S pour la déclaration des retenues à la source
- Laissez Trolley s'occuper de vos retenues à la source
Comprendre la retenue d'impôt de l'ANR
L'Internal Revenue Service (IRS) impose aux employeurs ou aux payeurs (agents de retenue fiscale) de retenir une partie des paiements effectués à des citoyens non américains ou à des non-résidents qui fournissent des services aux États-Unis. Connu sous le nom de retenue sur les étrangers non résidents (NRA), ce montant est versé à l'IRS, qui l'applique à l'impôt sur le revenu annuel du bénéficiaire.
Le taux de retenue habituel pour les paiements reçus par un non-résident est de 30 %.
Rôle d'un agent de retenue fiscale
Un agent de retenue fiscale est chargé de retenir les impôts pour le compte de personnes étrangères. Ce rôle est souvent assumé par les employeurs, les banques ou d'autres entités financières qui effectuent des paiements à des non-résidents américains.
Si les employeurs sont les agents les plus fréquents, parce qu'ils versent des salaires à des employés non-résidents aux États-Unis, les institutions financières étrangères peuvent également servir d'agents dans le cadre de la retenue au titre du chapitre 4.
Il existe deux types principaux de retenue fiscale, le chapitre 3 et le chapitre 4, qui s'appliquent chacun à des types de paiement et à des scénarios différents.
Chapitre 3 - Retenue à la source: Qui est concerné et qui ne l'est pas ?
La retenue au titre du chapitre 3 s'applique aux personnes non américaines qui perçoivent des revenus de source américaine. Cela comprend, sans s'y limiter, les salaires, les primes, les pensions, les rentes, les loyers et les redevances.
La retenue au titre du chapitre 3 ne s'applique qu'aux paiements effectués à un bénéficiaire qui est une personne étrangère. Les catégories ci-dessous permettent de définir quand une personne peut ou non être considérée comme une personne non américaine :
- Étranger non-résident - Un étranger non-résident est défini dans la publication 519 de l'IRS comme "un individu qui n'est pas un citoyen américain ou un étranger résident". Les étrangers non-résidents sont généralement soumis à l'impôt uniquement sur leurs revenus de source américaine et peuvent être soumis à la retenue d'impôt au titre du chapitre 3 en vertu de l'article sur la résidence d'une convention fiscale.
- Marié à un citoyen américain ou à un étranger résident - Si un étranger non résident est marié à un citoyen américain ou à un étranger résident, il peut choisir d'être traité comme un étranger résident à des fins fiscales ; il doit également remplir une déclaration commune et satisfaire à d'autres critères de l'IRS. En tant qu'étrangers résidents à des fins fiscales, leurs revenus mondiaux sont soumis à l'impôt américain, mais les règles spécifiques de retenue, telles que la retenue au titre du chapitre 3, dépendent du type de revenu et des conventions fiscales applicables.
- Étranger résident - Un étranger résident n'est pas un citoyen ou un ressortissant des États-Unis, mais il remplit les conditions du "test de la carte verte" ou du "test de la présence substantielle". Il peut être considéré comme un résident à des fins fiscales et n'est pas soumis à la retenue à la source.
- Test carte verte - Une personne est considérée comme un étranger résident à des fins fiscales si elle est un résident permanent légal des États-Unis à tout moment de l'année civile. Ce statut est généralement obtenu par la possession d'une carte verte.
- Remarque : les étrangers résidents soumis au test de la carte verte sont assujettis à l'impôt américain sur leurs revenus mondiaux. Cela signifie qu'ils doivent déclarer tous les revenus qu'ils gagnent, qu'ils soient de source américaine ou étrangère, sur leur déclaration d'impôt américaine.
- Test de présence substantielle - Une personne qui a été physiquement présente aux États-Unis pendant au moins 31 jours au cours de l'année en cours et 183 jours sur trois ans (y compris l'année en cours) est généralement considérée comme un résident américain à des fins fiscales pour l'année en question et n'est pas soumise à la retenue à la source.
- Test carte verte - Une personne est considérée comme un étranger résident à des fins fiscales si elle est un résident permanent légal des États-Unis à tout moment de l'année civile. Ce statut est généralement obtenu par la possession d'une carte verte.
- Résident d'une possession américaine - Les résidents de ces territoires peuvent être soumis à l'impôt fédéral américain sur les revenus provenant de sources situées aux États-Unis (les règles peuvent varier). Cela signifie que s'ils gagnent un revenu de source américaine, ce revenu peut être soumis à une retenue d'impôt américain.
Le chapitre 3 autorise une retenue à la source de 30 % sur les revenus imposables de source américaine, modulable en fonction des conventions fiscales.
Chapitre 4 - Retenue à la source (FATCA)
La retenue du chapitre 4, également connue sous le nom de retenue FATCA (Foreign Account Tax Compliance Act), s'applique à certains types de paiements effectués à partir de sources américaines à des institutions financières étrangères ou à des entités étrangères non financières.
La FATCA a été introduite pour empêcher l'évasion fiscale des citoyens et résidents américains par le biais de comptes offshore. Elle oblige les institutions financières étrangères à communiquer à l'IRS des informations sur les comptes financiers détenus par des contribuables américains.
Une FFI (institution financière étrangère) qui ne se conforme pas à la FATCA est soumise à une retenue à la source de 30 % sur certains paiements de source américaine. Par conséquent, la plupart des FFI ont conclu des accords avec l'IRS pour déclarer leurs titulaires de comptes américains afin d'éviter cette pénalité.
Les entités suivantes sont susceptibles d'être soumises à la retenue du chapitre 4 de la FATCA :
- Sociétés étrangères - Sociétés constituées en vertu des lois d'un pays étranger.
- Fondations privées étrangères - Fondations privées organisées selon les lois d'un pays étranger.
- Autres organisations, associations et institutions caritatives étrangères - Organisations ou associations qui ne sont pas des sociétés mais qui sont organisées en vertu des lois d'un pays étranger, telles que les sociétés de personnes, les fiducies et les organisations caritatives.
- Sociétés de personnes étrangères - Sociétés de personnes qui ne sont pas organisées selon le droit américain et dont au moins un des associés est une personne ou une entité inconnue.
- Entités étrangères non financières (EENF) - Il s'agit de toutes les entités non américaines qui ne sont pas des institutions financières.
- Sociétés guaméennes ou CNMI - Sociétés constituées en vertu des lois de Guam ou de CNMI et qui ne sont pas considérées comme des personnes américaines.
- Sociétés des Îles Vierges américaines et des Samoa américaines - Semblables aux sociétés des îles Guamanes et de la CNMI, ces sociétés sont constituées en vertu des lois des Îles Vierges américaines ou des Samoa américaines.
- Fiducies et successions étrangères - Fiducies ou successions créées en vertu d'une loi étrangère et n'ayant pas de bénéficiaires américains.
Comprendre les exemptions de retenue à la source dues aux conventions fiscales
Les conventions fiscales jouent un rôle central dans la fiscalité internationale, en offrant des exonérations spécifiques ou des taux d'imposition réduits sous certaines conditions. Ces accords sont conclus entre deux pays et visent à éviter la double imposition pour les personnes physiques et morales susceptibles d'être assujetties à l'impôt dans les deux pays. Voici comment fonctionnent les exonérations fiscales dues aux conventions fiscales :
Admissibilité aux avantages de la convention fiscale : Pour bénéficier d'une convention fiscale, une personne physique ou morale doit être résidente de l'un des pays parties à la convention. Les définitions spécifiques de la résidence et l'étendue des avantages varient d'une convention à l'autre. Il est donc essentiel de comprendre les dispositions de la convention fiscale spécifique entre le pays de résidence de la personne ou de l'entité et les États-Unis.
Types de revenus couverts : Les conventions fiscales couvrent différents types de revenus tels que les dividendes, les intérêts, les redevances, les pensions et les revenus provenant d'un emploi ou de services personnels indépendants. Chaque type de revenu peut faire l'objet d'un traitement différent dans le cadre d'une convention.
Réclamation des avantages de la convention fiscale : Pour bénéficier des avantages de la convention fiscale, les particuliers doivent généralement fournir un formulaire W-8 BEN (Certificate of Foreign Status of Beneficial Owner for United States Tax Withholding and Reporting) au payeur américain. Les entités utilisent le formulaire W-8 BEN-E dans le même but.
Ces formulaires demandent au bénéficiaire de certifier son statut et de réclamer tout avantage conventionnel applicable, tel qu'un taux de retenue réduit ou une exonération.
Taux de retenue à la source réduits : De nombreuses conventions fiscales prévoient des taux de retenue à la source réduits pour certains types de revenus. Par exemple, les dividendes versés par une société américaine à un résident d'un pays signataire d'une convention peuvent être soumis à un taux de retenue à la source inférieur au taux normal de 30 % imposé par la législation fiscale américaine.
Documentation et conformité : Les payeurs sont tenus de déclarer les paiements et l'application des avantages découlant de la convention sur le formulaire 1042-S.
Formulaires importants de l'IRS pour les retenues à la source
Qu'est-ce que le formulaire W-8 BEN ?
Le formulaire le plus courant de la série W-8 est le formulaire W-8 BEN, également connu sous le nom de "Certificate of Foreign Status of Beneficial Owner for United States Tax Withholding and Reporting (Individuals)"(certificat de statut étranger du bénéficiaire effectif pour la retenue et la déclaration d'impôt aux États-Unis).
L'objectif premier du formulaire W-8 BEN est de permettre aux particuliers de certifier leur statut de non-américain à des fins de retenue à la source et de déclaration fiscale.
Lorsqu'il est prévu qu'une personne étrangère reçoive un revenu d'origine américaine, l'agent chargé de la retenue à la source associée à ce paiement doit collecter un formulaire W-8 BEN dûment rempli. Il peut utiliser les informations fournies, telles que le pays de résidence de la personne, pour évaluer l'applicabilité potentielle des conventions fiscales, qui peuvent avoir une incidence sur les taux de retenue.
Qu'est-ce que le formulaire W-8 BEN-E ?
Le formulaire W-8 BEN-E est connu sous le nom de "Certificate of Status of Beneficial Owner for United States Tax Withholding and Reporting (Entities)".
Ce formulaire est spécialement conçu pour les entités étrangères, par opposition aux personnes physiques, afin de certifier leur statut aux fins de la retenue à la source de l'impôt américain.
L'objectif principal du formulaire W-8 BEN-E est de permettre à une entité étrangère d'établir sa propriété effective et de réclamer tout avantage applicable en vertu des conventions fiscales entre les États-Unis et le pays de résidence de l'entité étrangère.
L'importance du formulaire 1042-S pour la déclaration des retenues à la source
Le formulaire 1042-S, ou Foreign Person's U.S. Source Income Subject to Withholding, est un formulaire de l'IRS utilisé pour déclarer les revenus reçus par une personne étrangère de sources américaines et soumis aux retenues des chapitres 3 et 4.
En tant qu'agent chargé de la retenue fiscale, il est essentiel de remplir et de déposer avec précision le formulaire 1042-S pour chaque personne étrangère à laquelle vous avez effectué des paiements.
Le formulaire 1042-S fournit des informations essentielles à l'IRS pour déterminer si le montant correct de l'impôt a été retenu sur les revenus des personnes étrangères. Il permet également à l'IRS de suivre et de vérifier les revenus déclarés dans les déclarations de revenus des personnes étrangères.
En outre, le formulaire 1042-S est utilisé par les personnes étrangères pour demander un remboursement ou un crédit pour tout impôt excédentaire retenu sur leurs revenus de source américaine.
Délais et pénalités du formulaire 1042-S
Les agents chargés de la retenue fiscale doivent déposer tous les formulaires 1042-S auprès de l'IRS au plus tard le 15 mars de l'année qui suit l'année au cours de laquelle les revenus ont été versés. Par exemple, pour les revenus versés au cours de l'année fiscale 2023, le formulaire 1042-S doit être déposé au plus tard le 15 mars 2024.
En outre, les personnes ou entités qui ont perçu les revenus doivent également recevoir une copie du formulaire 1042-S avant le 15 mars.
Le non-respect de ce délai ou le dépôt d'un formulaire incorrect peut entraîner des pénalités et des intérêts. Si vous avez besoin de plus de temps, vous pouvez demander une prolongation en utilisant le formulaire 8809, "Application for Extension of Time to File Information Returns", mais cette demande doit être faite avant la date d'échéance initiale.
Laissez Trolley s'occuper de vos retenues à la source
Vous cherchez une plateforme de paiement qui simplifie la retenue à la source et la déclaration des impôts des étrangers non-résidents ? Essayez Trolley, une solution de paiement et d'imposition tout-en-un conforme à l'IRS. Notre plateforme aide les entreprises à se conformer aux obligations fiscales et à rationaliser les paiements internationaux. Voici comment Trolley peut vous être utile :
- Collecte automatisée du formulaire W-8 : Nos outils en libre-service permettent aux entrepreneurs étrangers et aux freelances de fournir les informations nécessaires pour les formulaires W-8 et W-8 BEN, garantissant ainsi l'exactitude et la conformité avec les règles de l'IRS.
- Documentation fiscale et retenue à la source automatisées : Trolley génère automatiquement les documents fiscaux et gère les retenues à la source pour chaque paiement, en tenant compte des conventions fiscales et des informations du formulaire W-8.
- Classification des revenus et attribution des paiements : Nous classons automatiquement les types de revenus et attribuons les paiements, ce qui est essentiel pour une déclaration fiscale précise sur des formulaires tels que le 1042-S.
- Génération du formulaire 1042-S : Trolley génère et envoie efficacement le formulaire 1042-S pour les destinataires étrangers, y compris les détails de l'impôt retenu, garantissant ainsi le respect de la législation fiscale américaine.
- Dépôt électronique efficace auprès de l'IRS : Notre plateforme permet le dépôt électronique direct du formulaire 1042-S auprès de l'IRS, ce qui permet de gagner du temps et de minimiser les erreurs.
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