Qu'est-ce qu'un avis "B" de l'IRS ? Explication des avis CP2100, CP2100A et 972CG

Deux fois par an, l'IRS envoie des avis "B" aux entreprises qui ont soumis des formulaires 1099 contenant des divergences d'informations, notamment en ce qui concerne les NIF des bénéficiaires. Ce guide présente les différents types d'avis "B", ce que vous devez faire si vous en recevez un, les pénalités auxquelles vous pouvez être soumis et comment éviter de vous faire piquer par des avis "B" à l'avenir. 

Chaque année, l'Internal Revenue Service (IRS) envoie des millions d'avis aux entreprises dont les formulaires 1099 présentent des incohérences. Ces avis informent l'entreprise qu'elle devra commencer à effectuer une retenue de réserve "B" pour ces bénéficiaires jusqu'à ce que les informations correctes soient collectées.

 Ces avis "B" sont des avis envoyés dans le cadre du programme "B" de retenue à la source et se présentent sous diverses formes, telles que les avis CP2100, CP2100A et 972CG. Si votre entreprise déclare des formulaires 1099, il y a de fortes chances que vous receviez un jour ou l'autre une notification "B".

Les avis CP2100 et CP2100A sont connus sous le nom de "Backup Withholding Notices" et sont envoyés lorsque le nom ou le numéro d'identification du contribuable (TIN) d'un bénéficiaire ne correspond pas aux registres de l'IRS. Ces formulaires servent d'avertissement aux entreprises pour qu'elles corrigent leurs registres et garantissent l'exactitude de leurs déclarations à l'avenir.

La notice 972CG de l'IRS est souvent appelée "Notice of Proposed Civil Penalty" et est envoyée lorsqu'une entreprise ne respecte pas les règles de la notice "B". Si votre entreprise reçoit ce formulaire, cela signifie que l'IRS a identifié des anomalies importantes dans vos déclarations fiscales et que vous pouvez être soumis à des pénalités si vous n'y remédiez pas.

Il est essentiel pour les entreprises de comprendre pourquoi ces avis sont émis et comment y répondre. Dans cet article, nous allons entrer dans les détails des avis "B" pour vous aider à mieux comprendre leur importance dans le processus de paiement des entreprises, en décomposant les étapes de la mise en conformité, en soulignant les implications de la non-conformité et en partageant les meilleures pratiques pour gérer ces avis de manière efficace. 

À la fin, vous aurez une connaissance approfondie des avis "B" et serez mieux équipé pour les traiter, si jamais votre entreprise en reçoit un !

Comprendre les avis "B" de l'IRS

Si l'IRS identifie des divergences dans les déclarations fiscales d'une entreprise en relation avec les formulaires 1099, il émettra une notification "B" pour avertir l'entreprise du problème. Ces avis ne sont pas punitifs, mais servent d'avertissement et permettent aux entreprises de corriger les erreurs avant que des pénalités ne leur soient imposées.

Les avis "B" sont émis pour diverses raisons, telles que des NIF erronés, des informations manquantes ou incomplètes et des noms de bénéficiaires non concordants. L'objectif de ces avis est de garantir l'exactitude des déclarations et de prévenir l'évasion fiscale.

Élément essentiel du système fiscal, les avis "B" contribuent à garantir le respect de la législation et l'exactitude des déclarations. L'IRS peut prévenir la fraude et l'évasion fiscale en identifiant les divergences dans les déclarations fiscales des entreprises. En outre, les avis "B" permettent aux entreprises de corriger les erreurs avant que des pénalités ne soient imposées, ce qui favorise l'établissement de déclarations exactes dans les délais impartis. 

En corrigeant rapidement ces divergences, les entreprises peuvent éviter les pénalités et préserver leur réputation auprès de l'IRS.

Premier avis "B" (CP2100/CP2100A)

L'avis CP2100/CP2100A est connu sous le nom de "Backup Withholding Notice" et est envoyé lorsque l'IRS identifie des divergences entre le nom d'un bénéficiaire et le TIN sur la déclaration d'impôt d'une entreprise. Le premier avis "B" sert d'avertissement aux entreprises, leur permettant de corriger leurs dossiers avant que l'IRS ne prenne d'autres mesures. L'IRS émet généralement ces formulaires deux fois par an, en octobre et en avril.

La seule différence entre les avis CP2100 et CP2100A est le nombre de déclarations de renseignements contenant des erreurs qui sont jointes à l'avis. Un avis CP2100 est émis lorsque le payeur a produit 50 déclarations de renseignements ou plus avec des erreurs, tandis que l'avis CP2100A est réservé aux cas où le payeur a produit moins de 50 déclarations de renseignements avec des erreurs. Les informations et les instructions figurant sur l'avis CP2100 et l'avis CP2100A sont les mêmes.

Les circonstances conduisant à l'émission d'un premier avis "B" peuvent être les suivantes :

  • NIF erroné : Ce sont les raisons les plus courantes des divergences. Si le NIF ne correspond pas aux dossiers de l'IRS, ce dernier émettra un avis "B".
  • Informations manquantes ou incomplètes : Les entreprises doivent fournir des informations complètes et exactes dans leurs déclarations fiscales. Toute information manquante ou incorrecte peut donner lieu à un avis "B".

Si votre entreprise reçoit une notification CP2100 ou CP2100A, vous devez prendre les mesures suivantes :

  • Identifiez et vérifiez le nom et le NIF du bénéficiaire figurant sur l'avis.
  • Comparez ces informations avec vos dossiers et ceux de l'IRS.
  • S'il y a une erreur, corrigez-la en envoyant la notification au bénéficiaire et en lui demandant de remplir le formulaire approprié (par exemple, le formulaire W-9 pour les TIN manquants ou incorrects) dans un délai de 15 jours ouvrables.
  • Si l'erreur ne peut pas être corrigée ou si le bénéficiaire ne répond pas dans les 30 jours civils, vous devez commencer à effectuer une retenue de réserve au taux de 24 % sur les paiements effectués à ce bénéficiaire.
  • Vous devez mettre fin à la retenue de réserve sur les paiements dans les 30 jours civils suivant la réception du formulaire W-9 du bénéficiaire (ou de la validation du TIN par la SSA ou l'IRS, s'il s'agit d'une deuxième notification - nous y reviendrons dans un instant). 
  • Soumettre les corrections à l'IRS. 
  • Conservez pendant au moins quatre ans les documents relatifs à toutes les mesures prises en réponse à la première notification "B".

Les entreprises disposent de 15 jours ouvrables à compter de la date d'émission de l'avis ou de la date à laquelle elles l'ont reçu (la date la plus tardive étant retenue) pour l'envoyer au bénéficiaire avec un formulaire W-9. Si elles ne le font pas, elles s'exposent à des sanctions.

Deuxième avis "B 

Si, en l'espace de trois années civiles, le compte est identifié dans deux rapports d'avis "B", un deuxième avis "B" est émis. L'avis, qu'il s'agisse d'un CP2100 ou d'un CP2100A, ne sera pas différent d'un premier avis "B", et il appartient au payeur de déterminer si le compte concerné a été identifié deux fois en l'espace de trois ans et d'agir en conséquence. 

Les circonstances conduisant à l'émission d'un second avis "B" sont les suivantes :

  • Le compte en question est identifié sur deux rapports d'avis "B" au cours d'une période de trois années civiles. 
  • L'entreprise ne respecte pas les exigences de la première notification "B" (par exemple, elle ne commence pas à effectuer la retenue à la source au moment requis).

Exigences supplémentaires pour les bénéficiaires

Si votre entreprise reçoit un deuxième avis "B", vous devez toujours l'envoyer au bénéficiaire en question, mais vous ne pouvez pas rectifier la situation en récupérant un formulaire W-9. Le déclarant doit fournir à l'IRS un numéro de sécurité sociale (SSN) valide. Si le bénéficiaire est une entité plutôt qu'une personne physique, une lettre IRS 147C doit être fournie. Cette lettre confirmera le nom et le TIN de l'entité.

Avis de l'IRS 972CG

Contrairement aux avis "B" CP2100 et CP2100A, le 972CG est considéré comme un avis "P", c'est-à-dire un avis de pénalité. Elle informe le déclarant de toute pénalité imposée en cas de non-respect des exigences en matière de retenue de réserve, telles qu'elles ont été définies dans une CP2100 ou une CP2100A antérieure. L'IRS peut imposer des pénalités si une entreprise n'effectue pas la retenue d'impôt de réserve lorsqu'elle est requise, ne fournit pas/collecte des NIF valides ou ne répond pas aux avis "B".

Également appelé "avis de proposition de sanction civile", cet avis informe les entreprises des sanctions auxquelles elles s'exposent si elles ne respectent pas les exigences de l'avis "B". Le déclarant dispose de 45 jours pour répondre et contester la pénalité proposée avant qu'elle ne soit imposée.

Le montant de la pénalité peut dépendre du nombre de comptes et de bénéficiaires qui n'ont pas respecté les exigences de l'avis "B". Elle dépend également du délai de réponse de l'entreprise à l'avis et du fait que l'IRS détermine que l'entreprise a délibérément manqué à ses obligations.

Le tableau ci-dessous indique les sanctions potentielles en cas de non-respect:

Année d'échéanceJusqu'à 30 jours de retard31 jours de retard jusqu'au 1er aoûtAprès le 1er août ou non déposéeMépris intentionnel
2024$60$120$310$630
2023$50$110$290$580
2022$50$110$280$570
2021$50$110$280$560
2020$50$110$270$550
2019$50$100$270$540
2018$50$100$260$530
2017$50$100$260$530
2016$50$100$260$520
2011 - 2015$50$60$100$250

Remarque : L'IRS impose des pénalités pour chaque déclaration d'information que vous ne déposez pas correctement dans les délais et pour chaque déclaration de bénéficiaire que vous ne fournissez pas. 

Intérêts sur une pénalité

En plus des pénalités décrites ci-dessus, des intérêts courent sur la partie non payée de toute pénalité jusqu'à ce qu'elle soit payée. L'IRS enverra un deuxième avis appelé "Notice and Demand for Payment" (avis et demande de paiement) si le paiement n'est pas reçu à la date d'échéance.

Impact sur les entreprises et meilleures pratiques

Comme toute indication que vous avez commis une erreur dans votre déclaration fiscale, les avis CP2100 et CP2100A doivent être pris au sérieux. Non seulement ces avis comportent le risque de pénalités coûteuses, mais ils signalent également des problèmes potentiels dans les processus de déclaration et de respect des obligations fiscales de votre entreprise, qui pourraient entraîner des problèmes à l'avenir.

La meilleure solution consiste à adopter une approche proactive de la gestion de ces avis. En veillant à ce que votre entreprise dispose de procédures adéquates pour collecter et déclarer des NIF exacts, et en répondant rapidement et avec précision aux notifications "B", vous pouvez éviter les pénalités et rester en conformité avec les réglementations de l'IRS.

Détails de la sanction

Si vous recevez un avis 972CG, il est essentiel de comprendre la portée et les implications de la pénalité proposée. L'avis détaillera les erreurs spécifiques commises, les pénalités correspondantes et les intérêts applicables. Ces informations peuvent vous aider à identifier les points à améliorer dans vos processus de déclaration fiscale.

Le tableau inclus dans cet article présente les pénalités potentielles en cas de non-respect des exigences de l'avis "B" (au 23 janvier 2024), mais il est toujours préférable de vérifier les informations les plus récentes sur le site web de l'IRS. Le non-respect de cette obligation peut entraîner des amendes coûteuses susceptibles d'avoir un impact significatif sur les résultats de votre entreprise.

Pour gérer efficacement ces avis, les entreprises doivent s'assurer que leurs équipes AP, conformité et juridique disposent de canaux de communication clairs avec leurs services comptables et fiscaux. Cela permet de résoudre rapidement les problèmes potentiels et de minimiser le risque de pénalités.

Meilleures pratiques pour maintenir la conformité

Pour éviter les pénalités liées à la notification "B", il faut adopter une approche proactive et une collaboration efficace entre les différentes équipes d'une entreprise. Voici quelques bonnes pratiques pour vous aider à rester en conformité :

Mises à jour régulières des registres

La raison la plus fréquente de l'émission d'avis "B" est la présence d'informations obsolètes ou incorrectes dans le dossier. Pour éviter cela, les entreprises doivent régulièrement mettre à jour leurs dossiers et valider les NIF pour s'assurer de leur exactitude. Le fait de contacter les bénéficiaires pour obtenir des informations actualisées peut contribuer à éviter les pénalités.

Formation et sensibilisation des équipes concernées

Il est essentiel de veiller à ce que les équipes chargées de la comptabilité fournisseurs, de la conformité et des affaires juridiques soient informées des avis "B" et de leurs responsabilités en la matière. Cela permet d'éviter les erreurs et de faciliter une réponse rapide.

Établir des protocoles pour répondre aux avis

L'existence de protocoles établis pour répondre aux avis "B" peut aider les entreprises à éviter de ne pas respecter les délais ou de fournir des informations incorrectes. Des procédures clairement définies doivent être mises en place pour chaque type d'avis, et toutes les équipes concernées doivent en avoir connaissance.

Remarque : Certaines entreprises, dans le cas où elles ne reçoivent pas le formulaire W-9 demandé par un bénéficiaire sur un avis "B" dans un délai de 30 jours civils, peuvent choisir de ne pas payer le bénéficiaire jusqu'à ce qu'elles reçoivent le formulaire W-9 plutôt que de commencer à effectuer la retenue. L'IRS n'y voit pas d'inconvénient, mais il peut exister des obligations contractuelles entre les parties qui l'interdisent.

Maintenir des canaux de communication appropriés entre les services

Des canaux de communication appropriés entre les équipes chargées des comptes fournisseurs, de la conformité, des affaires juridiques et de la comptabilité sont essentiels pour un traitement efficace des avis "B". Cela permet de résoudre rapidement tout problème de conformité potentiel et de réduire le risque de pénalités.

Réviser régulièrement les processus

L'examen régulier des processus et procédures de déclaration fiscale permet d'identifier les points à améliorer et de prévenir les problèmes de conformité. Il est essentiel de se tenir au courant de toute modification de la réglementation fiscale pour s'assurer que vos processus sont conformes.

En suivant ces bonnes pratiques, les entreprises peuvent minimiser le risque de pénalités de type "B" et rester en conformité avec les exigences de l'IRS. Il est essentiel d'adopter une approche proactive et une collaboration efficace entre les différentes équipes pour garantir l'exactitude des déclarations fiscales et éviter les pénalités potentielles. 

Avis "B" FAQ

Pour vous permettre de mieux comprendre les avis "B", voici quelques questions fréquemment posées au sujet de ces formulaires de l'IRS et de la procédure de mise en conformité :

Quelle est la différence entre les avis CP2100 et CP2100A ?

Les avis CP2100 et CP2100A sont envoyés aux entreprises par l'IRS dans le cadre de la procédure de mise en conformité avec l'avis "B". Une CP2100 est émise lorsque le payeur a produit 50 déclarations de renseignements ou plus avec des erreurs, tandis que la CP2100A est réservée aux cas où le payeur a produit moins de 50 déclarations de renseignements avec des erreurs. Les informations et les instructions figurant sur l'avis CP2100 et l'avis CP2100A sont les mêmes.

Qu'est-ce que la retenue de garantie et quand est-elle nécessaire ?

La retenue à la source est un impôt imposé par l'IRS sur les intérêts, les dividendes et autres paiements qu'une entreprise doit retenir et verser à l'IRS si le TIN d'un bénéficiaire est manquant ou incorrect. Elle est exigée si l'entreprise reçoit un avis "B" mais ne corrige pas le problème dans les 30 jours civils.

Lorsqu'il reçoit un avis "B", le déclarant doit demander un nouveau formulaire W-9 au bénéficiaire s'il s'agit de son premier avis "B", ou son SSN (s'il s'agit d'une personne physique) ou son TIN avec la lettre 147C (s'il s'agit d'une entité) s'il s'agit de son deuxième avis "B". 

Si le déclarant ne reçoit pas de réponse dans un délai de 30 jours civils, il est tenu de procéder à une retenue à la source au taux de 24 % sur les paiements futurs du bénéficiaire jusqu'à ce que le problème soit résolu. Le montant retenu doit ensuite être versé à l'IRS. Si le déclarant ne reçoit pas de réponse et ne commence pas la retenue de réserve, il peut être soumis à des pénalités, qui seront décrites dans un avis 972CG. 

Les entreprises peuvent-elles faire appel des pénalités proposées dans une notification 972CG ou "P" ?

Oui, les entreprises peuvent faire appel des pénalités proposées dans le formulaire 972CG en fournissant à l'IRS une explication écrite et tous les documents justificatifs dans les 45 jours suivant la réception de l'avis. L'IRS examinera l'appel et pourra renoncer aux pénalités s'il trouve un motif raisonnable de non-conformité.

Comment les entreprises peuvent-elles prévenir les avis "B" de manière proactive ?

Les entreprises peuvent prévenir les avis "B" de manière proactive en mettant en œuvre des bonnes pratiques telles que la tenue de registres précis et la vérification régulière des NIF fournis par les bénéficiaires, le maintien de canaux de communication appropriés entre les services, l'examen régulier des processus de déclaration fiscale et la mise à jour de toutes les modifications apportées aux réglementations fiscales. En suivant ces lignes directrices, les entreprises peuvent minimiser le risque de recevoir des avis "B" et garantir la conformité avec les exigences de l'IRS. 

Éviter les pénalités et rester conforme avec Trolley

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Le gain de temps n'est pas le seul avantage de l'automatisation. L'utilisation d'un outil pour collecter et valider les NIF au cours du processus d'intégration est le meilleur moyen de minimiser les erreurs potentielles sur les formulaires avant de les soumettre et d'éviter les redoutables avis "B". Trolley s'occupe de tout cela et de bien d'autres choses encore, y compris de préparer les entreprises à la saison des déclarations en les inscrivant à un TCC. 

De plus, lorsque le seuil de dépôt des formulaires 1099-K passera à 600 dollars, nous prévoyons que les avis "B" vont exploser en termes d'échelle, ce qui rendra les fonctions de prévalidation telles que la correspondance des NIF essentielles pour les processus d'intégration.

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Cet article est destiné à des fins éducatives et informatives uniquement. En publiant cet article, Trolley n'offre aucun conseil juridique, fiscal ou commercial. Nous encourageons vivement chaque lecteur à consulter son avocat, son comptable ou son conseiller d'entreprise au sujet du contenu de cet article. Trolley n'assume aucune responsabilité pour les actions entreprises sur la base du contenu de cet article ou d'autres articles.

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