Le formulaire W-9 de l'IRS est un document fiscal important nécessaire pour faire des affaires avec des vendeurs et des entrepreneurs indépendants. Le titre du formulaire W-9, Request for Taxpayer Identification Number and Certification (demande de numéro d'identification du contribuable et de certification), est clair quant à son objectif : il sert à obtenir des informations fiscales essentielles de la part de vos fournisseurs.
Toutes les entreprises, institutions et personnes qui rémunèrent des entrepreneurs indépendants ou des freelances pour un travail (supérieur à 600 dollars par année civile) doivent demander et recevoir un formulaire W-9 rempli par l'entrepreneur.
Bien qu'il soit délivré par l'IRS, lorsque vous demandez à un entrepreneur de remplir le formulaire W-9, il ne le remplit pas pour l'IRS. Il le remplit pour vous fournir, à vous et à votre entreprise, les informations dont vous aurez besoin pour déclarer vos revenus à l'IRS à une date ultérieure. Ces revenus seront déclarés à l'entrepreneur et enregistrés auprès de l'IRS sous la forme d'un formulaire 1099.
Sur le formulaire W-9, les contribuables fournissent diverses informations à des fins de déclaration fiscale. Bien qu'il s'agisse de l'un des formulaires fiscaux les plus courants dans le monde des affaires, tout le monde n'a pas besoin de remplir un formulaire W-9. Il existe également d'autres formulaires fiscaux dont les noms et les fonctions sont similaires et qui sont utilisés dans différents cas de figure. Il est essentiel de savoir comment et quand utiliser chaque formulaire.
Examinons le formulaire W-9 de l'IRS, le formulaire de demande de numéro d'identification du contribuable et de certification.
Cet article couvre
Explication du formulaire W-9
Le formulaire W-9 est une demande de numéro d'identification du contribuable et de certification. Le formulaire W-9 demande au vendeur de fournir des informations d'identification, notamment son nom, son adresse et son numéro d'identification de contribuable (NIF) à votre entreprise.
L'objectif du formulaire W-9 est d'établir l'identité d'une personne ou d'un vendeur et de corriger son statut fiscal. Il n'est pas utilisé uniquement pour les relations de travail. Les entreprises qui ont l'intention de payer un entrepreneur ou un travailleur indépendant, un préparateur de déclarations fiscales travaillant avec un nouveau client, ou les institutions financières ouvrant un nouveau compte pour un client, peuvent toutes demander un formulaire W-9 pour lier leurs actions à un contribuable spécifique.
Pourquoi et quand l'IRS W-9 doit-il être rempli ?
Le formulaire W-9 doit être rempli par toute personne qui :
- n'est pas soumis à l'obligation d'emploi W-2 (salariés), et
- reçoit 600 $ ou plus en espèces ou en revenus autres qu'en espèces de votre organisation au cours de l'année d'imposition.
Dans certains cas, il peut être demandé aux personnes de remplir un formulaire W-9 en prévision de futurs revenus. Remarque : la plupart des relations avec les fournisseurs et les entrepreneurs indépendants sont établies dans l'attente d'une rémunération ; il peut donc être pratique d'inclure un formulaire W-9 avec d'autres documents d'accueil.
Le formulaire W-9 de l'IRS est souvent demandé dans plusieurs cas de figure. Examinons quelques-uns des plus courants :
- Entrepreneurs indépendants : Lorsque votre organisation fait appel à un entrepreneur indépendant, vous voudrez probablement lui demander de remplir un formulaire W-9. Les organisations intègrent souvent cette démarche dans leur processus d'intégration, en demandant aux nouveaux entrepreneurs de remplir divers formulaires, tels qu'un accord de non-divulgation et le formulaire W-9 de l'IRS.
- Freelances : L'économie parallèle a connu un essor fulgurant ces dernières années ! En conséquence, les freelances (une forme d'entrepreneurs indépendants) se tournent vers des plateformes et des marchés en ligne pour établir et gérer les relations avec les clients et effectuer les paiements. Un grand nombre de ces plateformes demandent au freelance de fournir une demande de numéro d'identification du contribuable et une certification avant d'effectuer le paiement. Si votre entreprise fait appel à des freelances par l'intermédiaire de ces plateformes, elle se charge généralement de délivrer les documents fiscaux aux freelances individuels engagés par l'intermédiaire de la plateforme.
- Institutions financières : Il est courant que les banques et les institutions financières demandent aux titulaires de comptes de remplir un formulaire W-9 lors de l'ouverture de leur compte. Cette demande leur permet de déclarer les intérêts, dividendes et autres revenus sur un futur formulaire 1099.
Même si une personne entame une relation avec une institution financière qui n'implique pas de compte générant des intérêts ou des dividendes, un formulaire W-9 est souvent demandé. Cette pratique courante a pour but d'anticiper l'ouverture de futurs comptes auprès de l'institution.
Bien qu'il s'agisse des cas les plus courants, cette liste n'est pas exhaustive. Pour plus d'informations, veuillez consulter les instructions de l'IRS concernant le formulaire W-9.
Quand ne pas remplir le formulaire W-9
Bien que le formulaire W-9 soit relativement standard et basique, il a des implications fiscales futures qu'il est important de prendre en compte. Les dirigeants d'entreprise ont la responsabilité de s'assurer qu'ils demandent à leurs fournisseurs les bons formulaires fiscaux et qu'ils les remplissent.
Pour éviter de créer des problèmes fiscaux par la suite, il convient d'examiner attentivement les formulaires fiscaux que vous demandez dans une situation donnée.
Établir une relation employé/employeur
La principale situation dans laquelle il n'est pas nécessaire de demander un formulaire W-9 est celle où vous embauchez un salarié qui recevra un salaire régulier. Un nouvel employé remplit alors le formulaire W-4 plutôt que le formulaire W-9.
Le formulaire W-4 fournit des informations sur les retenues à la source d'un individu, que votre entreprise utilise ensuite pour déterminer le montant de l'impôt fédéral sur le revenu à retenir sur la paie des employés. Une erreur dans l'utilisation de ces formulaires peut laisser un employé responsable d'une dette fiscale importante et entraîner une révision de vos pratiques en matière d'emploi.
Demandes émanant de parties non requises
Le formulaire W-9 de l'IRS contient des informations sensibles qui sont précieuses pour les escrocs et les malfaiteurs du monde entier. Certains utilisent des méthodes trompeuses pour obtenir des informations personnelles afin de voler des identités ou d'intercepter des remboursements d'impôts.
Il est important d'établir la confiance et la crédibilité avant de demander un formulaire W-9 à un entrepreneur indépendant. Assurez-vous qu'il sait que vous avez une raison valable de lui demander de remplir le formulaire. Ne soyez pas surpris s'il hésite à fournir ses informations ou s'il demande comment elles seront utilisées. Une communication transparente dès le départ contribuera grandement à établir une relation positive avec les personnes qui travaillent pour vous.
Comment remplir le formulaire W-9
Bien que le formulaire W-9 soit relativement simple, il s'agit d'un document important pour les déclarations futures. Pour éviter les maux de tête fiscaux, veillez à recevoir un document W-9 correct et complet.
Certaines informations tutorielles standard peuvent être utiles lors de l'envoi d'un formulaire W-9 à remplir. Si un entrepreneur ne sait pas comment remplir le formulaire, donnez-lui un coup de main !
Étapes à suivre par les entrepreneurs pour remplir le formulaire W-9
Étape 1 : Remplir la partie du formulaire W-9 consacrée aux informations personnelles. Cette partie demande votre nom, le nom de votre entreprise et d'autres informations de contact.
Étape 2 : Vous devez également indiquer votre structure organisationnelle. Vous indiquerez ici si vous agissez en tant qu'individu/propriétaire unique ou en tant qu'organisation structurée telle qu'une S-Corp, une C-Corp, une société de personnes ou une succession.
Bien que cela soit relativement rare, si vous avez droit à des exemptions de retenue à la source, indiquez-les ici.
Étape 3 : La dernière partie de la section d'identification demande votre adresse. Utilisez l'adresse associée à l'entité pour laquelle vous avez fourni des informations sur le formulaire.
REMARQUE : Le champ facultatif pour les numéros de compte sera généralement laissé vide, sauf dans des situations spécifiques. Il n'est pas nécessaire d'inclure les informations relatives à votre compte bancaire dans ce champ.
Étape 4 : Remplir la partie I du formulaire W-9, qui demande votre numéro d'identification de contribuable (TIN).
Les NIF acceptables sont les suivants : a :
- Numéro d'identification de l'employeur (EIN) ;
- Numéro de sécurité sociale (SSN) ; ou,
- Un numéro d'identification de contribuable individuel (ITIN).
REMARQUE : Si vous n'avez pas de TIN à neuf chiffres, le formulaire W-9 ne peut pas être traité.
Étape 5 : Signez !
La dernière partie du formulaire W-9 est la certification et la déclaration que les informations sont vraies et exactes. Le formulaire W-9 doit être signé et daté par la personne qui recevra le paiement.
Différence entre les formulaires fiscaux W-8 et W-9
Bien que son nom soit similaire, le formulaire W-8 de l'IRS est très différent du formulaire W-9.
La gig economy met en relation des travailleurs et des entreprises du monde entier, et les frontières entre les pays de résidence et les pays dans lesquels ils font des affaires s'estompent.
Le formulaire W-8 BEN, Certificate of Foreign Status of Beneficial Owner for United States Tax Withholding and Reporting (Individuals), est un formulaire que les personnes et les organisations étrangères doivent remplir. Ce formulaire permet de vérifier leur pays de résidence et de s'assurer qu'ils sont correctement imposés.
Si vous faites exécuter des travaux par un citoyen américain opérant et effectuant des travaux aux États-Unis, utilisez un formulaire W-9. Les formulaires W-8 sont réservés aux citoyens étrangers.
En résumé
Le formulaire W-9 de l'IRS est l'un des documents fiscaux les plus courants et il le deviendra de plus en plus à mesure que le travail à la demande, les contrats à durée déterminée, le travail en free-lance et d'autres formes de travail deviendront de plus en plus courants.
Il y a quelques éléments clés à retenir de cet article :
- Demandez un formulaire W-9 lorsque vous établissez une nouvelle relation de travail avec un entrepreneur indépendant ou un freelance ;
- Expliquez pourquoi vous demandez un formulaire W-9 afin d'instaurer un climat de confiance et de limiter les risques d'usurpation d'identité ;
- Utilisez la forme appropriée à la situation ; et,
- Aider les entrepreneurs à remplir correctement le formulaire W-9.
Nous vous invitons à revenir consulter ce guide sur la façon de remplir un formulaire W-9 chaque fois que vous en aurez besoin !
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Cet article est destiné à des fins éducatives et informatives uniquement. En publiant cet article, Trolley n'offre aucun conseil juridique, fiscal ou commercial. Nous encourageons vivement chaque lecteur à consulter son avocat, son comptable ou son conseiller d'entreprise au sujet du contenu de cet article. Trolley n'assume aucune responsabilité pour les actions entreprises sur la base du contenu de cet article ou d'autres articles.
