Les paiements ne sont jamais uniformes et les règles fiscales évoluent de telle sorte qu'il est nécessaire d'assurer un suivi de plus en plus granulaire des motifs de paiement. Pour simplifier les paiements tout en les intégrant avec les détails qui permettent une déclaration fiscale efficace, nous introduisons une nouvelle fonctionnalité majeure dans Trolley, les factures.
Il y a quelque chose de très propre et de très simple dans le fait qu'un seul paiement soit lié à un seul motif de paiement. C'est pourquoi c'est devenu le standard de l'industrie pour les plateformes de paiement.
Cependant, les entreprises suivent depuis longtemps leurs relations de paiement par le biais de factures multi-lignes, ce qui leur permet de garder une visibilité sur chaque dollar et de savoir où et pourquoi il a été dépensé.
Pour les entreprises qui entretiennent des relations complexes, multi-catégories et multi-projets avec leurs partenaires, la nature "un motif par paiement" de nombreux systèmes de paiement s'est avérée encombrante, conduisant à des paiements multiples à chaque partenaire afin de garder les données propres.
Table des matières
Factures, l'outil de catégorisation et de consolidation des paiements ligne par ligne de Trolley
Trolley vise à rendre le processus de paiement rapide et efficace pour les entreprises de l'économie en ligne.
Au fur et à mesure que nous apprenions à mieux connaître les besoins de nos clients et la manière dont ils géraient les paiements, nous avons réalisé que dans de nombreux cas, la nature 1:1 de nombreuses plateformes de paiement n'était ni efficace ni idéale.
Prenons l'exemple des redevances musicales. Il arrive souvent qu'un label verse plusieurs paiements à ses artistes chaque mois. Les redevances de streaming pour les morceaux individuels, les ventes physiques/numériques d'albums, les avances sur les œuvres futures et les honoraires des entrepreneurs pour le travail en studio peuvent se traduire par de multiples paiements au même artiste au cours d'un mois donné. Chaque paiement doit être classé dans une catégorie de revenus différente et chaque catégorie peut avoir des implications fiscales différentes.
Cependant, chaque paiement ne peut être lié qu'à un seul motif de paiement. Cela signifie qu'un label peut envoyer des fonds au même artiste plusieurs fois afin de garder ses données propres. Cela peut entraîner des frais par transfert, ce qui peut s'avérer coûteux, en particulier pour les entreprises internationales de grande envergure.
C'est pourquoi nous avons réorganisé notre système de paiement et ajouté les factures, afin que nos paiements puissent ressembler davantage aux factures que les clients utilisent déjà.
Avec les factures, vous pouvez créer plusieurs "postes", chacun avec sa propre catégorisation, qui peuvent être regroupés pour effectuer un seul paiement. Nous appelons cela des factures, car c'est exactement ce qu'il fait, il fait correspondre les paiements à vos factures existantes.
Cela signifie que les paiements peuvent être plus rentables, et Trolley dispose de toutes les informations dont vous aurez besoin pour créer vos 1099 et 1042 à la fin de l'année.
Les avantages de la facture pour vous
Les factures sont des enregistrements de transactions de paiement qui vous permettent de mieux contrôler la manière dont les paiements sont enregistrés, segmentés et envoyés, ce qui vous permet de traiter les paiements plus efficacement et de réduire les coûts de paiement.
Économiser sur les frais de transaction
En regroupant plusieurs "postes" en un seul paiement basé sur une facture, vous pouvez vous épargner ou épargner à vos destinataires de multiples frais de transaction. Lorsque vous traitez avec des destinataires internationaux, ces frais peuvent être considérables, en particulier lorsqu'il s'agit de virements SWIFT.
Offrir une flexibilité de paiement
Les factures offrent une flexibilité maximale, qu'il s'agisse de répartir une facture sur deux paiements distincts, de regrouper plusieurs factures en un seul paiement, ou simplement de payer une facture en une seule fois.
Maintenir une conformité fiscale granulaire
En liant les raisons du revenu et d'autres métadonnées à chaque "ligne", les détails nécessaires à la création des formulaires 1099 et 1042-S sont disponibles à la fin de l'année, ce qui vous permet d'utiliser le Centre fiscal Trolley pour produire et distribuer rapidement les formulaires d'imposition des destinataires.
Accumuler des revenus pour vos bénéficiaires
Pour les places de marché en ligne et autres entreprises qui accumulent des revenus pour leurs destinataires et les paient selon un calendrier fixe (hebdomadaire, bihebdomadaire, etc.), les factures constituent un outil permettant d'accumuler des revenus qui seront payés ultérieurement.
Comment créer une facture
L'équipe Customer Success de Trolley a créé un guide complet, étape par étape, sur la création de factures. Nous l'avons un peu simplifié pour vous montrer à quel point c'est facile :
1. Ouvrez la page Factures dans la barre latérale de votre tableau de bord Trolley. Pour créer une nouvelle facture, cliquez sur le bouton bleu "Créer une facture".
2. Recherchez votre destinataire (par nom ou ID destinataire) qui sera payé via cette facture. Vous pouvez également ajouter d'autres détails facultatifs.
3. Cette facture "ouverte" apparaît sur votre page Factures. Pour ajouter des lignes, cliquez sur la nouvelle facture, puis sur "Ajouter une nouvelle ligne"
Note : Les postes individuels de la facture peuvent être négatifs, mais le sous-total de la facture doit être positif.
4. Lorsque la facture est complète et prête à être transformée en paiement, cliquez sur "Payer la facture".
Facultatif : Pour payer partiellement une facture, cliquez sur "Afficher les détails" dans la fenêtre contextuelle "Payer la facture" illustrée ci-dessus, et ajustez le montant du "Paiement/solde dû" :
5. Le paiement créé par la facture sera identique aux paiements sans facture, mais vous pourrez voir les factures associées dans la barre latérale qui apparaît lorsque vous cliquez sur le paiement.
Note : Si vous utilisez l'intégration de l'API Trolley - ou si vous êtes intéressé par le contrôle au niveau de l'API - vous pouvez trouver des détails sur les points de terminaison de l'API pour les factures dans la documentation de l'API Trolley.
Vous souhaitez passer à une catégorisation des paiements ligne par ligne ?
Invoices vous permet de consolider plusieurs paiements en un seul, ce qui réduit le nombre de paiements effectués et vous permet d'économiser de l'argent tout en ajoutant plus de données fiscales à chaque poste que vous payez. Ne faites pas de compromis sur les détails. Trolley vous permet désormais de proposer des paiements uniques qui correspondent aux diverses situations rencontrées dans l'économie de l'internet.
Si vous avez un cas d'utilisation unique pour lequel Invoices pourrait vous aider, envoyez un courriel à [email protected] pour organiser une démonstration de cette puissante fonctionnalité.
