La nouvelle fonctionnalité d'ingestion de factures de Trolley élimine la friction du traitement des factures en extrayant, validant et acheminant automatiquement les factures dès qu'elles arrivent par email ou Slack. Alimentée par l'IA, elle transforme les pièces jointes non structurées en données propres et exploitables qui se synchronisent directement dans votre flux de paiement.
Si vous travaillez dans le domaine des paiements ou des opérations financières, vous connaissez la chanson : les factures arrivent de toutes parts. Quelqu'un doit saisir manuellement ces données dans un système ERP avant qu'un seul paiement puisse être effectué.
C'est un processus répétitif, source d'erreurs et lent. Et chaque délai entre "facture reçue" et "facture traitée" crée des frictions, tant pour votre équipe que pour les personnes qui attendent d'être payées.
C'est pourquoi nous avons développé nos capacités d'ingestion de factures, une nouvelle fonctionnalité de Trolley qui automatise le traitement des factures, connecte vos opérations de paiement du début à la fin, et facilite la vie des destinataires et des équipes financières.
Il s'agit de la prochaine évolution de PayoutOps et RecipientOps, où la soumission d'une facture est aussi simple que l'envoi d'un courrier électronique et où l'obtention d'un paiement ne prend que quelques minutes, et non des heures.
Ce que nous couvrons
L'importance de l'ingestion des factures
Pour la plupart des entreprises, le traitement des factures reste un processus manuel caché dans un flux de travail hautement automatisé. Une personne ouvre une pièce jointe, copie les lignes, vérifie les totaux et réintègre le tout dans son système de paiement ou de comptabilité. Si l'on multiplie ce processus par des dizaines (ou des centaines) de factures par semaine, cela devient un travail à plein temps.
Même de petites erreurs - une décimale erronée, un destinataire qui ne correspond pas, une date d'échéance manquante - peuvent créer des retards qui se répercutent sur le cycle de paiement. Et lorsque vos bénéficiaires sont des entrepreneurs, des créateurs ou des partenaires qui dépendent de paiements ponctuels, ces retards ont un impact sur la confiance.
Cette fonctionnalité élimine ce goulot d'étranglement. Il s'agit d'une automatisation conçue pour la précision et la rapidité, qui transforme les factures non structurées en données structurées que vous pouvez réellement utiliser.
Comment ça marche : de la boîte de réception à la facture en quelques minutes
1. Soumettre n'importe où
Chaque destinataire, contractant ou partenaire a sa façon préférée d'envoyer des factures - et c'est très bien ainsi.
Avec l'ingestion de factures de Trolley, ils peuvent soumettre des factures par le biais de plusieurs canaux, y compris :
- Courriel : Envoyer à une adresse de soumission dédiée
- Slack : Téléchargez directement sur votre finance ou sur n'importe quel canal prédéfini
- Pièces jointes prises en charge : PDF, JPG ou PNG
Pas de portails auxquels se connecter. Pas de modèles spécifiques à suivre. Ils l'envoient là où vous travaillez déjà.
2. L'IA extrait les détails
Une fois reçu, l'outil d'ingestion de Trolley, alimenté par l'IA, extrait automatiquement tous les détails clés, y compris :
- Postes et descriptions
- Numéro de facture et date d'échéance
- Montants et devises
- Nom et courriel du destinataire
Le système interprète le contexte - comme les devises ou les éléments à déclarer à la TVA - et structure les données pour une utilisation immédiate dans votre flux de paiement. Les factures apparaissent claires, organisées et prêtes à être approuvées.
3. Correspondance ou création automatique des destinataires
En ce qui concerne l'économie de la saisie manuelle des données et de la vérification, chaque facture est automatiquement vérifiée par rapport à vos dossiers de bénéficiaires existants.
- S'il y a une correspondance, le lien est établi instantanément.
- S'il n'y en a pas, Trolley crée un nouvel enregistrement de destinataire en utilisant les détails de la facture.
Cela signifie que même si une personne facture votre entreprise pour la première fois, elle peut être payée rapidement.
4. Notifications et suivi intégrés
Une fois qu'une facture est intégrée, l'expéditeur et votre équipe reçoivent des notifications confirmant qu'elle a été traitée.
Chaque facture est automatiquement étiquetée par son canal source (par exemple, Ingested:Email ou Ingested:Slack) pour faciliter le suivi.
Tout cela s'intègre parfaitement dans votre processus d'approbation en deux étapes, en maintenant vos contrôles existants tout en supprimant la première étape fastidieuse : l'introduction de la facture dans le système.
Conçu pour les deux côtés de l'expérience de paiement
Trolley s'efforce de relever le niveau des opérations de paiement et des opérations de réception, et cette fonction d'ingestion des factures apporte une automatisation qui aide les deux parties.
Pour les équipes financières et opérationnelles
- Moins de saisie manuelle. Gagnez des heures chaque semaine en laissant Trolley s'occuper de l'extraction et de la mise en place.
- Des données exactes dès le départ. Les factures numériques sont extraites avec une précision quasi parfaite, et les commerçants ont la possibilité de les vérifier avant de les traiter.
- Rapprochement facile. Une fois les paiements effectués, les données des factures peuvent être synchronisées directement avec votre ERP. Cela permet d'éliminer les doublons et d'améliorer les rapports.
- Contrôles financiers intégrés. L'automatisation s'inscrit dans votre cadre d'approbation existant, ce qui vous permet de maintenir la visibilité et la conformité à chaque étape.
Pour les bénéficiaires, les créateurs et les contractants
- Se faire payer ne demande aucun effort. Ils envoient leur facture (par email ou Slack) et elle est automatiquement traitée.
- Pas de va-et-vient. Il n'est pas nécessaire de chercher à obtenir une confirmation ou de s'inquiéter des informations manquantes.
- Paiements plus rapides, meilleure expérience. La réduction du traitement manuel se traduit par des paiements plus rapides et une confiance accrue entre votre plateforme et vos destinataires.
La base d'opérations financières plus intelligentes et plus rapides
Chaque automatisation que nous développons chez Trolley a un objectif simple : rendre les opérations plus connectées et plus efficaces au sein de votre organisation.
C'est exactement ce que permet cette fonction d'ingestion des factures. Elle fournit aux équipes financières des données de factures propres et structurées dès leur arrivée, de sorte que tout ce qui suit, les approbations, les paiements, les déclarations fiscales et la synchronisation avec l'ERP, se fait plus rapidement et avec moins d'erreurs.
En intégrant les factures directement dans votre flux de paiement, vous créez une source unique de vérité sur laquelle chaque équipe peut s'appuyer. La finance, les opérations, la conformité et même le succès des clients peuvent tous avoir accès aux mêmes données précises sur les destinataires et les paiements.
Le résultat ? Moins de temps à courir après les détails, moins de goulots d'étranglement dans votre cycle de paiement et une expérience plus transparente pour les destinataires qui ne veulent savoir qu'une chose : quand serai-je payé ?
C'est le genre de confiance et d'efficacité que Trolley a été conçu pour offrir.
Prêt à en faire l'expérience ?
Vous voulez voir comment l'ingestion automatisée des factures s'intègre dans vos opérations de paiement ? Notre équipe peut vous aider à comprendre comment cela fonctionne, depuis la soumission des factures et la création des destinataires jusqu'au rapprochement et au reporting.
Que vous gériez des centaines de factures de sous-traitants ou que vous cherchiez simplement à réduire les saisies manuelles, nous vous montrerons comment Trolley peut simplifier chaque étape de votre flux de travail.
Nous allons faire en sorte que le paiement des autres soit plus rapide, plus facile et plus précis.
Contactez notre équipe et voyez comment l'ingestion de factures par Trolley peut rationaliser vos paiements.
