Démystifier les avances aux artistes : Formulaires IRS 1099-MISC et 1099-NEC pour les paiements musicaux

Vous ne savez pas comment classer certains types de revenus, comme les avances aux artistes ou les redevances ? Les formulaires 1099-MISC et 1099-NEC de l'IRS peuvent être difficiles à comprendre, surtout lorsqu'il s'agit de savoir quels paiements entrent dans quelle catégorie. Ce guide vous aidera à dissiper la confusion et vous permettra de rester en conformité et d'éviter des erreurs coûteuses lorsque vous déclarez des revenus liés à la musique.

La saison des impôts est une période difficile pour les entreprises qui travaillent avec des artistes et des titulaires de droits, en particulier lorsqu'il s'agit de s'y retrouver dans la complexité des exigences de l'IRS en matière de déclaration des paiements de redevances, d'avances et d'autres formes de revenus. 

La conformité ne consiste pas seulement à éviter les sanctions, mais aussi à renforcer la confiance avec les artistes et à assurer le bon déroulement des opérations. Rester en conformité présente d'énormes avantages pour votre entreprise et ceux avec qui vous travaillez. Cependant, la compréhension des distinctions entre les formulaires 1099-MISC et 1099-NEC de l'IRS, et la façon de classer les différents types de revenus sous chacun d'eux, est un point de douleur courant.

Ce blog analyse les nuances de ces formulaires en ce qui concerne les paiements musicaux, y compris les redevances et les avances. Il explique clairement comment classer les paiements, assurer la conformité et éviter les pièges les plus courants.

Nous examinerons les différences entre les formulaires 1099-MISC et 1099-NEC, les raisons pour lesquelles les avances aux artistes et les redevances sont traitées différemment à des fins fiscales, les principales considérations de conformité lors des paiements liés à la musique et les meilleures pratiques pour rationaliser vos processus fiscaux.

Ce blog fait partie d'une série sur les questions de conformité fiscale dans l'industrie de la musique, tirée de conversations avec Jessalyn Dean, CPA.

Quels types de revenus sont déclarés dans le formulaire 1099-MISC de l'IRS ?

Le formulaire 1099-MISC - abréviationde "Miscellaneous Information" - est une déclaration fiscale informative que les entreprises utilisent pour déclarer des types spécifiques de revenus versés à des personnes physiques ou morales. Les paiements couverts par ce formulaire comprennent les loyers, les prix, les récompenses et, notamment, les redevances.

Pour la plupart des types de revenus à déclarer sur un 1099-MISC, les entreprises doivent remplir le formulaire lorsqu'elles versent à un bénéficiaire 600 dollars ou plus au cours d'une année fiscale. Les redevances constituent toutefois une exception, avec un seuil de déclaration beaucoup plus bas : il suffit de payer 10 dollars de redevances pour devoir remplir un formulaire 1099-MISC.

Ce formulaire est le premier à être utilisé pour déclarer les revenus de redevances :

• Auteurs-compositeurs individuels: Les redevances payées directement aux auteurs-compositeurs individuels pour l'utilisation de leur musique sont généralement déclarées sur le formulaire 1099-MISC.
• Entreprises de gestion des droits: Lorsqu'une entreprise de gestion des droits reçoit des redevances pour le compte d'auteurs-compositeurs ou d'autres détenteurs de droits, elle déclare généralement ces paiements sur le formulaire 1099-MISC.
• Sociétés d'édition: Les éditeurs de musique qui perçoivent des redevances pour le compte d'auteurs-compositeurs sont tenus de déclarer ces redevances sur le formulaire 1099-MISC.
• Les maisons de disques: Lorsque les maisons de disques versent des redevances aux artistes, ces paiements sont généralement déclarés sur le formulaire 1099-MISC.
• Contrats de licence de musique: Les redevances ou les droits de licence perçus pour la musique utilisée dans les films, les émissions de télévision ou les publicités sont également déclarés sur le formulaire 1099-MISC.

Cependant, tous les paiements liés à la musique n'entrent pas dans cette catégorie, ce qui nous amène à parler des avances aux artistes.

Qu'en est-il des avances aux artistes ?

Les avances d'artistes se situent souvent entre la rémunération de services et les revenus de redevances. Bien qu'elles semblent pouvoir être considérées comme des revenus de redevances, l'IRS les traite différemment. Pour être considéré comme une redevance à des fins fiscales, l'artiste doit généralement avoir des droits de propriété sur la propriété intellectuelle (PI) pour laquelle il est payé.

Par exemple :

• Supposons qu'un artiste soit engagé pour créer un enregistrement, mais que les droits sur l'enregistrement principal appartiennent entièrement à la maison de disques. Dans ce cas, les paiements sont probablement considérés comme une rémunération de services non salariée et doivent être déclarés sur le formulaire 1099-NEC.
• Supposons que le contrat stipule que l'artiste ne conserve aucune propriété intellectuelle et qu'il reçoit un pourcentage des ventes dans le cadre de l'accord. Dans ce cas, ce paiement constitue vraisemblablement une rémunération de non-salarié et doit être déclaré sur le formulaire 1099-NEC, qu'il soit ou non qualifié de "redevance" dans le contrat.

Considérations particulières pour les avances

Les avances aux artistes posent souvent des problèmes fiscaux en raison de leur structure unique. Les avances non récupérables, pour lesquelles l'artiste conserve les fonds même si le label ne recouvre pas ses coûts, sont généralement considérées comme une compensation pour services et sont déclarées sur le formulaire 1099-NEC en tant que rémunération non salariale lorsqu'elles sont payées à l'artiste. Toutefois, les avances récupérables, qui exigent que le label recouvre ses coûts avant que l'artiste ne puisse avoir accès à la totalité des fonds, peuvent ne pas déclencher immédiatement des obligations de déclaration sur le formulaire 1099. Ce concept, connu sous le nom de domination et de contrôle, dépend de la question de savoir si l'artiste a un accès illimité aux fonds, ce qui affecte le moment où le revenu est considéré comme imposable et, par conséquent, le moment où le revenu doit être déclaré sur un formulaire 1099.

Comprendre la nature de ces paiements - et savoir s'ils sont considérés comme des redevances ou des rémunérations de non-salariés - permet de s'assurer que la déclaration d'impôts est exacte. Maintenant que nous avons clarifié la classification des avances, examinons d'autres paiements courants liés à la musique et déclarés sur le formulaire 1099-NEC.

Quels types de revenus sont déclarés dans le formulaire 1099-NEC de l'IRS ?

Le formulaire 1099-NEC - abréviationde "Nonemployee Compensation" (rémunération des non-salariés) - est utilisé pour déclarer les paiements effectués à des entrepreneurs indépendants ou à des freelances qui ne sont pas des salariés de l'entreprise qui les rémunère. Les paiements de 600 $ ou plus au cours d'une année fiscale doivent être déclarés à l'aide de ce formulaire.

Dans l'industrie musicale, le formulaire 1099-NEC est utilisé pour les paiements considérés comme des compensations pour services plutôt que comme des redevances. En voici quelques exemples :

• Paiements aux musiciens de studio ou de session travaillant en tant qu'indépendants: Lorsque des musiciens sont engagés en tant qu'indépendants pour participer à des enregistrements ou à des sessions en direct, leurs paiements sont généralement considérés comme des rémunérations de services et déclarés sur le formulaire 1099-NEC. Cela inclut les musiciens qui n'ont pas de contrat à long terme avec le studio ou la maison de disques, mais qui sont payés pour des performances ou des enregistrements spécifiques.
• Paiements aux artistes dans le cadre de contrats sans droits de propriété intellectuelle: Un artiste peut être partie à un contrat qui lui accorde un paiement initial fixe pour l'enregistrement de musique, puis des paiements futurs continus basés sur un pourcentage des flux musicaux. Ce contrat peut même qualifier les paiements futurs de "redevances". Si le contrat n'accorde pas à l'artiste la propriété intellectuelle, ces paiements seront probablement déclarés sur un formulaire 1099-NEC, tout comme le paiement initial. Ces paiements sont considérés comme une rémunération pour des services, et non comme des redevances pour l'utilisation de la propriété intellectuelle.
• Paiements fixes pour des spectacles en direct ou des concerts: Lorsque les artistes reçoivent un paiement fixe pour des prestations en direct, telles que des concerts, des festivals ou des représentations privées, ces paiements sont généralement déclarés sur le formulaire 1099-NEC. Ces paiements correspondent à des prestations de l'artiste et ne sont pas liés à des redevances ou à l'utilisation de droits de propriété intellectuelle.
• Rémunération des services de production musicale (par exemple, producteurs, ingénieurs): Les producteurs de musique, les ingénieurs du son et les autres professionnels qui fournissent des services de production musicale sont généralement rémunérés pour leur travail sous la forme d'honoraires fixes ou de paiements pour services. Ces types de paiements sont déclarés sur le formulaire 1099-NEC, car ils sont considérés comme une rémunération pour des services fournis plutôt que comme des paiements de redevances.
• Avances sur paiement anticipé non liées à des redevances: Les avances versées aux artistes ou aux créateurs avant que les revenus ne soient perçus (par exemple, les paiements initiaux pour des projets à venir qui ne sont pas liés à des redevances spécifiques ou à l'utilisation de la propriété intellectuelle) doivent être déclarées sur le formulaire 1099-NEC. Ces paiements correspondent à des services ou à des travaux futurs, et non à l'utilisation de la propriété intellectuelle.

En règle générale, si un paiement est effectué avant que la propriété intellectuelle n'ait été créée ou s'il est versé à une personne qui ne détient pas les droits de propriété intellectuelle, il ne s'agit probablement pas d'une redevance à des fins fiscales.

Maintenant que nous avons abordé les nuances de la déclaration 1099-NEC pour les différents types de paiements dans l'industrie musicale, nous allons aborder brièvement quelques bonnes pratiques en matière de conformité fiscale.

Quelle est l'importance du formulaire de déclaration du paiement ?

La classification correcte des paiements en tant que redevances ou rémunérations de non-salariés a un impact à la fois sur l'entreprise qui effectue le paiement et sur le bénéficiaire.

Pour les entreprises :

La classification incorrecte d'un paiement peut entraîner des pénalités pour sous-déclaration. Par exemple, si un paiement aurait dû être déclaré comme redevance sur le formulaire 1099-MISC avec le seuil de 10 $, mais qu'il est déclaré comme rémunération non salariale sur le formulaire 1099-NEC avec le seuil de 600 $, l'entreprise peut se voir imposer des pénalités par l'IRS pour ne pas avoir déclaré le paiement avec le seuil le plus bas.

Pour les artistes :

Le formulaire utilisé pour déclarer un paiement peut avoir une incidence sur les obligations fiscales du bénéficiaire, notamment en ce qui concerne l'impôt sur le travail indépendant (SE). Les paiements déclarés sur le formulaire 1099-NEC en tant que rémunération de non-salariés sont soumis à l'impôt sur le travail indépendant, qui peut atteindre 15 %. En revanche, les redevances déclarées sur le formulaire 1099-MISC peuvent ou non être soumises à l'impôt sur le travail indépendant, en fonction de la situation du bénéficiaire :

• Commerce ou entreprise active: Si les redevances sont perçues par un artiste exerçant une activité commerciale ou industrielle (telle que définie par l'IRS), elles sont soumises à l'impôt sur les sociétés.
• Revenu passif: Si les redevances sont perçues par une personne qui n'exerce pas d'activité commerciale ou d'entreprise, par exemple un membre de la famille qui hérite des droits de propriété intellectuelle d'un artiste décédé, elles ne sont pas soumises à l'impôt sur le revenu des personnes physiques. Par exemple, si un artiste décède et que sa famille hérite des droits de propriété intellectuelle, les redevances versées au membre de la famille sont généralement considérées comme un revenu passif et ne sont pas soumises à l'impôt sur les sociétés.

Le fait de déclarer correctement les redevances sur le formulaire 1099-MISC permet d'éviter que la taxe SE ne soit automatiquement déclenchée, comme c'est le cas lorsque les paiements sont classés à tort comme des rémunérations de non-salariés sur le formulaire 1099-NEC. Cette distinction peut se traduire par des économies d'impôt significatives pour les bénéficiaires.

Éviter les doubles déclarations sur le formulaire 1099 : Un piège courant

Un problème qui peut se poser pour les artistes est celui de la double déclaration sur le formulaire 1099 - lorsqu'un même paiement est déclaré sur plusieurs formulaires 1099. Ce problème est particulièrement fréquent lorsque les entreprises utilisent des plateformes de paiement tierces telles que PayPal. En voici un exemple :

• Une entreprise peut émettre un formulaire 1099-MISC ou 1099-NEC pour une redevance ou un paiement de service.
• Le même paiement, traité par PayPal, peut également être déclaré sur un formulaire 1099-K, le formulaire utilisé par les processeurs de paiement pour déclarer les transactions.

Cette duplication peut être source de confusion pour les artistes et entraîner des obligations fiscales potentiellement gonflées, car ils peuvent donner l'impression de percevoir plus de revenus qu'ils n'en ont en réalité.

Exemple de scénario :

Un auteur-compositeur reçoit une redevance de 5 000 $ par l'intermédiaire de PayPal. La maison de disques émet un formulaire 1099-MISC pour déclarer la redevance. Dans le même temps, PayPal émet également un formulaire 1099-K car le paiement a dépassé le seuil de déclaration de 600 $ pour les processeurs de paiement. Par conséquent, l'IRS voit 10 000 dollars de revenus déclarés au lieu des 5 000 dollars réellement gagnés.

Comment atténuer ce phénomène :

Les entreprises qui émettent des formulaires 1099 doivent être proactives afin d'éviter les doubles déclarations en communiquant clairement avec les bénéficiaires sur la manière dont les paiements seront déclarés. Des plateformes comme Trolley peuvent faciliter cette communication, en aidant les entreprises à gérer les données de paiement et à réduire le risque de double déclaration.

Meilleures pratiques en matière de conformité fiscale pour les paiements musicaux

La gestion des paiements de redevances et de rémunérations des non-salariés peut s'avérer fastidieuse, en particulier pour les entreprises qui doivent jongler avec plusieurs flux de paiement et plusieurs échéances. Voici quelques conseils pour simplifier le processus :

1. Valider les informations relatives aux bénéficiaires: Collecter et vérifier les formulaires W-9 et W-8, y compris les TIN et FTIN, pour s'assurer qu'ils sont correctement remplis. Cela inclut l'utilisation du programme IRS TIN Matching, qui permet d'identifier les erreurs et de réduire les amendes ou pénalités potentielles de l'IRS pour les déclarations incorrectes - une fonctionnalité clé que Trolley facilite de manière transparente.
2. Comprendre la nature de chaque paiement: Classer correctement les paiements en tant que redevances (1099-MISC) ou en tant que rémunération de non-salariés (1099-NEC).
3. Suivre les avances conditionnées: Si les avances sont assorties de conditions, surveillez-les attentivement et consultez un expert-comptable pour savoir quand elles deviennent imposables et doivent être déclarées sur un formulaire 1099.
4. Automatiser les flux de travail: Utilisez des plateformes comme Trolley pour rationaliser la collecte, la validation et l'archivage des formulaires fiscaux.
5. Restez informé: Les lois fiscales changent fréquemment. Consultez régulièrement les ressources de l'IRS et les sites web consacrés à la fiscalité des États pour vous tenir au courant des nouvelles réglementations.

Avec Trolley, la saison des impôts n'a plus rien d'incertain

Il est essentiel de comprendre la distinction entre le formulaire 1099-MISC et le formulaire 1099-NEC pour rester en conformité et éviter les pénalités. En classant les paiements avec précision et en utilisant des outils pour automatiser le processus, vous pouvez gagner du temps, réduire les erreurs et garantir une expérience plus fluide pour votre équipe, vos artistes et vos ayants droit.

Chez Trolley, nous sommes là pour faciliter ce processus. Nos solutions automatisées de paiement et de reporting libèrent les équipes financières des tâches manuelles fastidieuses telles que la collecte et la distribution des formulaires. En s'assurant que les informations fiscales sont validées et adaptées à chaque flux de revenus, Trolley aide les entreprises musicales à rester en conformité tout en offrant une expérience transparente à leurs artistes.

Avec Trolley, vous pouvez automatiser les processus de paiement et d'imposition, garantir l'exactitude des déclarations fiscales et rester en conformité tout au long de l'année.

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*** Avis de non-responsabilité

Les informations fournies dans cet article le sont à titre informatif uniquement et ne doivent pas être considérées comme des conseils juridiques, financiers ou de conformité. Elles ne sont pas destinées à remplacer les conseils de professionnels qualifiés qui connaissent votre situation particulière. Le respect des règles de l'IRS relève de la responsabilité de votre organisation.

La plateforme Trolley est conçue pour faciliter les processus de paiement et de déclaration fiscale, mais ne constitue pas une certification juridique ou de conformité. Nous vous recommandons de consulter vos conseillers juridiques, financiers ou de conformité pour vous assurer que vos systèmes et processus répondent à toutes les exigences applicables. Pour toute question concernant les fonctionnalités de Trolley et leur adéquation avec vos besoins en matière de conformité, veuillez contacter notre équipe de support.