La conformité fiscale peut s'avérer délicate pour les entreprises musicales basées aux États-Unis qui travaillent avec des artistes internationaux, notamment en ce qui concerne les conventions fiscales et les formulaires de l'IRS tels que le formulaire 1042-S. Ce blog simplifie les principales exigences, examine les problèmes les plus courants et propose des conseils pratiques pour rester en conformité et éviter les risques.
La conformité fiscale internationale est un domaine complexe pour les entreprises musicales et les artistes. Pour les entreprises basées aux États-Unis qui travaillent avec des talents internationaux, les défis se multiplient avec les paiements transfrontaliers, les conventions fiscales et les subtilités de la collecte et du dépôt des formulaires de l'IRS, tels que le formulaire 1042-S. Pour les artistes, naviguer dans ces processus peut être tout aussi décourageant, en particulier lorsqu'ils sont confrontés à des risques de double imposition et à des règles de sourçage.
Il est essentiel que les agents payeurs comprennent les exigences des formulaires W-8BEN, 8233 et 1042-S de l'IRS pour garantir la conformité tout en minimisant les risques pour eux-mêmes et les artistes avec lesquels ils travaillent. Au-delà des formulaires fiscaux, les agents payeurs doivent également se pencher sur d'autres questions courantes liées à la conformité fiscale internationale, telles que les conventions fiscales, l'identification correcte des sources de revenus et l'établissement de rapports exacts dans plusieurs juridictions.
En reconnaissant les défis auxquels les artistes sont confrontés, les entreprises du secteur de la musique peuvent améliorer leurs processus, favoriser la confiance et offrir une meilleure expérience globale. Ce blog fournit des informations pratiques pour aider à relever ces défis de manière efficace, et termine notre série sur la conformité fiscale dans l'industrie de la musique, tirée de conversations avec Jessalyn Dean, CPA.
Ce que nous couvrons
Qu'est-ce que le formulaire 1042-S de l'IRS et quand doit-il être utilisé ?
Commençons par le formulaire utilisé pour déclarer les paiements effectués aux États-Unis en faveur de personnes ou d'entités étrangères : le formulaire 1042-S. Pour les agents payeurs de l'industrie musicale, il s'agit généralement de redevances provenant des États-Unis, de services rendus aux États-Unis et d'autres revenus soumis à une retenue à la source aux États-Unis. Comprendre quand et comment utiliser ce formulaire permet d'éviter des erreurs coûteuses pour votre entreprise et les artistes avec lesquels vous travaillez.
Voici quelques points essentiels à retenir en ce qui concerne le formulaire 1042-S :
- Paiements provenant des États-Unis uniquement : Seuls les revenus provenant des États-Unis doivent être déclarés sur le formulaire 1042-S. Les paiements provenant d'autres pays ne sont pas soumis à cette déclaration. Les paiements provenant d'autres pays ne sont pas soumis à cette déclaration. Dans le cas des redevances musicales, seules les redevances générées lorsque la musique est diffusée ou consommée par des auditeurs aux États-Unis doivent être déclarées sur le formulaire 1042-S. Les paiements de redevances d'origine non américaine - lorsque la musique est diffusée ou consommée par des auditeurs en dehors des États-Unis - ne sont pas soumis aux retenues à la source américaines, mais peuvent être imposés dans le pays où la musique est consommée.
- L'exactitude des données est importante : La surdéclaration et la sous-déclaration peuvent entraîner des pénalités inutiles pour vous et vos artistes. Assurez-vous de ne pas déclarer sur le formulaire 1042-S des paiements qui ne sont pas requis ou d'omettre des paiements qui devraient être déclarés afin d'éviter les complications liées à la conformité. Il est essentiel de tenir des registres clairs et détaillés pour garantir une déclaration fiscale sans faille.
- Les artistes ont toujours besoin d'informations : Même si un paiement n'est pas à déclarer sur le formulaire 1042-S, le fait de fournir des relevés de paiement détaillés - avec toutes les redevances et les pays d'où elles proviennent - aide les artistes à gérer leur propre conformité dans d'autres juridictions.
En collectant des données précises et en se concentrant sur des rapports clairs, les entreprises du secteur de la musique peuvent rationaliser le processus 1042-S tout en réduisant les risques pour elles-mêmes et leurs artistes.
Les conventions fiscales et leur incidence sur les artistes internationaux
Les conventions fiscales jouent un rôle essentiel dans la détermination des taux de retenue à la source pour les artistes étrangers. Ces conventions permettent d'éviter la double imposition et garantissent un traitement équitable des revenus perçus au-delà des frontières.
Naviguer dans les conventions fiscales en tant qu'agent payeur
Pour vérifier l'éligibilité d'un artiste aux avantages de la convention fiscale, les agents payeurs doivent :
- Examiner les contrats : Évaluez soigneusement si le revenu peut être considéré comme des redevances, des services ou un autre type de revenu. Cette étape garantit l'application des règles correctes en matière de retenue à la source, ce qui permet de simplifier la mise en conformité et d'éviter les pénalités potentielles. Pour qu'une redevance soit considérée comme telle à des fins fiscales, l'artiste doit généralement avoir des droits de propriété sur la propriété intellectuelle (PI) qui génère la redevance et la PI doit déjà avoir été créée. Les avances d'artistes, par exemple, sont généralement déclarées comme des revenus de services plutôt que comme des redevances pour cette raison.
- Collecter les formulaires adéquats :
- Pour les revenus de redevances provenant des États-Unis : Utilisez le formulaire W-8BEN (ou le formulaire W-8BEN-E pour les entités). Ce formulaire établit le statut d'étranger de l'individu et son éligibilité aux avantages des conventions fiscales, ce qui peut réduire le taux de retenue à la source par défaut de 30 %. En fournissant des informations précises et actualisées sur le formulaire W-8BEN, les artistes s'assurent que les agents payeurs retiennent le montant correct, évitant ainsi le paiement d'impôts américains en trop. Des solutions d'automatisation telles que Trolley peuvent contribuer à accélérer ce processus et à éliminer le risque d'erreur manuelle.
- Pour les revenus de services provenant des États-Unis : Utilisez le formulaire 8233 pour demander des taux de retenue à la source réduits en vertu d'une convention fiscale pour des services fournis aux États-Unis. Le formulaire 8233 s'applique aux revenus de services personnels, ce qui le rend approprié pour les artistes, les producteurs ou toute autre personne percevant des revenus de services basés aux États-Unis. Ce formulaire doit être soumis à l'IRS pour examen et approbation, et les paiements ne peuvent être retenus au taux réduit qu'après confirmation de l'IRS ou après la période de traitement standard de 10 jours si aucune réponse n'est reçue.
- Les données recueillies sur les formulaires 8233 et W-8BEN sont nécessaires pour déterminer le montant correct de la retenue et de la déclaration sur le formulaire 1042-S.
- Soyez conscient des situations particulières auxquelles les artistes peuvent être confrontés et qui peuvent nécessiter la collecte d'autres types de formulaires moins courants tels que le formulaire W-8ECI ou le formulaire W-8IMY.
- Surveillez les types de paiements que vous effectuez à vos artistes : La collecte d'un formulaire de l'IRS peut sembler être une tâche ponctuelle, mais le type de paiement que vous effectuez à un artiste peut changer au fil du temps. Par exemple, si vous collectez initialement un formulaire W-8BEN pour des paiements de redevances, mais que vous commencez ensuite à payer l'artiste pour des services ou des prestations, vous devrez collecter de nouveaux documents, tels que le formulaire 8233, qui s'appliquent spécifiquement à ces types de paiements. L'examen régulier de la nature de vos paiements permet de garantir la conformité et d'éviter les erreurs.
- Consulter des professionnels de la fiscalité : Créez un réseau de conseillers fiscaux spécialisés dans l'industrie musicale et ayant l'expérience des revenus internationaux et de la conformité fiscale des artistes. Vérifiez l'expertise, la réputation et la réactivité de ces conseillers afin de vous assurer qu'ils peuvent fournir des conseils précis et opportuns pour aider votre entreprise à rester en conformité et à éviter des erreurs coûteuses. Vous pouvez également fournir une liste de fiscalistes aux artistes avec lesquels vous travaillez afin de faciliter leur mise en conformité fiscale.
Défis communs
- Mauvaise classification des revenus : Une mauvaise classification des paiements peut entraîner une retenue incorrecte. Par exemple, traiter les redevances comme des revenus de services ou vice-versa peut entraîner des retenues inutiles ou des pénalités pour retenue insuffisante. Une retenue insuffisante entraîne des pénalités pour l'agent payeur, qui est responsable de l'impôt impayé, tandis qu'une retenue excessive oblige l'artiste à remplir une déclaration d'impôt pour réclamer l'argent au gouvernement, ce qui entraîne souvent des coûts supplémentaires qui peuvent dépasser le remboursement potentiel.
- Taux incohérents : Retenir un taux erroné en raison d'une mauvaise compréhension des termes de la convention ou de la collecte d'un formulaire erroné peut s'avérer coûteux. Par exemple, si une entreprise ne retient pas suffisamment sur le revenu d'un artiste, elle peut être redevable du montant restant à l'IRS. Si l'entreprise ne fournit pas le bon formulaire à l'artiste, ce dernier risque de ne pas remplir sa déclaration d'impôt aux États-Unis au moment voulu, ce qui pourrait l'amener à devoir à l'IRS un montant estimé sans aucune déduction.
- La double imposition : Il y a double imposition lorsque le même revenu est imposé par deux pays différents. Il s'agit d'un problème courant pour les artistes basés aux États-Unis et ailleurs. Dans ce cas, l'artiste doit travailler avec son conseiller fiscal pour déterminer quel pays a le droit principal d'imposer le revenu, souvent sur la base des termes de la convention fiscale. Si les impôts sont retenus dans les deux pays, l'artiste peut avoir droit à un remboursement ou à un crédit pour les impôts payés dans le pays étranger, généralement en remplissant une déclaration d'impôt américaine ou un formulaire de réclamation dans l'autre pays. Toutefois, si l'impôt supplémentaire est relativement faible, l'artiste peut hésiter à faire appel à un conseiller fiscal pour s'y retrouver. S'assurer que la retenue à la source est correcte dès le départ peut permettre d'éviter ce problème et de simplifier le processus pour l'artiste et l'entreprise.
Investir dans des systèmes permettant de suivre l'éligibilité aux conventions et les taux de retenue à la source et communiquer avec les artistes sur la manière dont leurs revenus sont classés et imposés sont d'excellents moyens de réduire les frictions au moment de la saison des impôts.
Défis uniques pour les citoyens américains vivant à l'étranger
Il est essentiel pour les entreprises musicales qui travaillent avec des artistes américains dans cette situation de comprendre les défis fiscaux auxquels sont confrontés les citoyens américains vivant à l'étranger. Les citoyens américains sont imposés sur leurs revenus mondiaux, quel que soit leur lieu de résidence.
Et cela ne s'applique pas qu'aux citoyens américains : les détenteurs d'une carte verte américaine sont également confrontés à des problèmes fiscaux particuliers. Les détenteurs de cartes vertes américaines restent imposés comme s'ils vivaient aux États-Unis, même lorsqu'ils quittent le pays. Il est important de noter que l'expiration de la carte verte ne met pas fin aux obligations fiscales américaines. Pour mettre fin à l'imposition américaine sur les revenus mondiaux, les personnes doivent officiellement renoncer à leur carte verte ou la rendre. De nombreuses personnes pensent que l'expiration de la carte verte met fin à leur statut de contribuable américain, ce qui est faux et peut entraîner des problèmes importants s'ils ne sont pas traités correctement.
Les conventions fiscales et la manière dont les revenus sont caractérisés peuvent avoir un impact significatif sur le lieu et la manière dont les impôts sont payés, ce qui est crucial pour rester en conformité et éviter la double imposition.
Lorsqu'il s'agit de revenus gagnés à l'étranger, il est important de déterminer le "caractère du revenu" et la "source du revenu" à des fins fiscales. Les revenus tirés de services (la "nature") proviennent généralement de l'endroit où le travail est physiquement effectué. Par exemple, si un artiste américain vivant à l'étranger donne un concert dans un autre pays, ce revenu provient généralement du pays où la prestation a lieu. Les redevances, quant à elles, sont généralement calculées en fonction de l'endroit où la musique est consommée par l'auditeur final. Il est particulièrement important pour les citoyens américains vivant à l'étranger de comprendre la source et la nature du revenu afin de pouvoir attribuer correctement le revenu au bon pays à des fins fiscales, de réclamer toute exonération d'impôt sur ce revenu et de réclamer des crédits d'impôt étranger sur tout revenu doublement imposé.
Prenons l'exemple d'un citoyen américain vivant à plein temps dans le pays X qui perçoit des redevances de la part d'auditeurs aux États-Unis et des revenus de services pour avoir donné un spectacle dans ce pays.
- En supposant que l'agent payeur de ces deux flux de revenus soit un agent payeur américain, il recueillera un NIF valide sur un formulaire W-9 de la part de l'artiste pour tous les paiements et sera exonéré de toute retenue à la source. Même si le citoyen américain vit à l'étranger, il recevra à la fin de l'année un formulaire 1099 faisant état des paiements qui lui ont été versés (et non un formulaire 1042-S).
- Le pays X veut imposer l'ensemble de ces revenus parce que l'artiste est un résident à temps plein du pays X, même si seuls les revenus des services proviennent du pays X. Les États-Unis veulent également imposer l'ensemble de ces revenus parce que l'artiste est un citoyen américain, même si seuls les revenus des droits d'auteur proviennent des États-Unis.
- L'artiste travaillera avec son conseiller fiscal pour remédier à cette situation. L'idéal, si l'artiste répond aux critères de la convention fiscale, est qu'il déclare et paie ses impôts d'abord dans le pays X. Le pays X aurait tous les droits d'imposition sur les revenus des services puisque les services ont été fournis dans le pays X. Le pays X calculerait l'impôt sur les revenus des redevances, mais accorderait un crédit d'impôt étranger pour les 10 % d'impôts que les États-Unis peuvent percevoir en vertu de la convention fiscale entre les États-Unis et le pays X parce que les revenus des redevances ont été générés aux États-Unis. Après avoir déclaré ses impôts dans le pays X, l'artiste déclare ses impôts aux États-Unis. Il calcule l'impôt sur les revenus des redevances et des services, puis déduit un crédit d'impôt étranger pour les impôts payés au pays X. Pour bénéficier de ce crédit d'impôt étranger, l'artiste doit "affecter par convention" les revenus des redevances au pays X, uniquement au-delà des revenus des redevances liés au taux de 10 % de la convention fiscale. Il est essentiel de remplir correctement les formulaires.
En outre, les citoyens américains vivant à l'étranger peuvent avoir le droit d'exclure de l'impôt américain jusqu'à environ 126 500 dollars (pour l'année fiscale 2024) de leurs revenus de services gagnés en vertu de la Foreign Earned Income Exclusion (FEIE), à condition qu'ils remplissent certaines conditions. L'un des avantages de la FEIE est qu'elle simplifie le processus de calcul de l'impôt présenté dans l'exemple ci-dessus. Toutefois, cette exclusion ne s'applique pas aux redevances ni aux revenus de services provenant des États-Unis, ce qui souligne l'importance d'une classification et d'une localisation correctes des revenus pour garantir un traitement fiscal adéquat.
Les entreprises musicales qui travaillent avec des artistes américains vivant à l'étranger devraient consulter des conseillers fiscaux qui connaissent bien les lois et les conventions fiscales internationales. Des conseils appropriés peuvent permettre d'éviter la double imposition et de simplifier le processus de conformité fiscale, garantissant ainsi que votre entreprise et vos artistes restent sur la bonne voie pendant la saison des impôts.
Rationalisez votre conformité fiscale et améliorez l'expérience de vos destinataires
La conformité fiscale dans l'industrie musicale est complexe, mais la compréhension des nuances des formulaires de l'IRS, des conventions fiscales internationales et des règles relatives au caractère et à la provenance des revenus peut faire une différence significative. Pour les agents payeurs, la priorité donnée à l'exactitude des retenues fiscales, à la précision des rapports et à la clarté des données de paiement pour les artistes favorise la confiance tout en réduisant les risques. Pour les artistes, le fait de consulter des conseillers fiscaux et de rester informés de leurs obligations garantit une mise en conformité plus aisée.
Les outils de Trolley simplifient la conformité fiscale internationale, ce qui permet aux entreprises du secteur de la musique de se concentrer sur ce qui compte le plus, à savoir la création d'expériences exceptionnelles pour les artistes avec lesquels elles travaillent.
Nos solutions automatisées de paiement et de reporting libèrent les équipes financières des tâches manuelles fastidieuses telles que la collecte et la distribution des formulaires. En s'assurant que les informations fiscales sont validées et adaptées à chaque flux de revenus, Trolley aide les entreprises musicales à rester en conformité tout en offrant une expérience transparente à leurs artistes.
Avec Trolley, vous pouvez automatiser les processus de paiement et d'imposition, garantir l'exactitude des déclarations fiscales et rester en conformité tout au long de l'année.
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*** Avis de non-responsabilité
Les informations fournies dans cet article le sont à titre informatif uniquement et ne doivent pas être considérées comme des conseils juridiques, financiers ou de conformité. Elles ne sont pas destinées à remplacer les conseils de professionnels qualifiés qui connaissent votre situation particulière. Le respect des règles de l'IRS relève de la responsabilité de votre organisation.
La plateforme Trolley est conçue pour faciliter les processus de paiement et de déclaration fiscale, mais ne constitue pas une certification juridique ou de conformité. Nous vous recommandons de consulter vos conseillers juridiques, financiers ou de conformité pour vous assurer que vos systèmes et processus répondent à toutes les exigences applicables. Pour toute question concernant les fonctionnalités de Trolley et leur adéquation avec vos besoins en matière de conformité, veuillez contacter notre équipe de support.
