Avis de confidentialité des candidats

Le présent avis de confidentialité s'applique à tous les candidats à l'emploi et n'est pas contractuel.

1. Qui sommes-nous ?

Trolley Payments UK Ltd et ses filiales, notamment Trolley CA Inc. (Canada), Trolley Operations CA Inc. (Canada), Trolley Operations US Inc. (US), Trolley US Inc. (US), Trolley SG Pte Ltd (Singapour) et Payment Rails HK Limited (Hong Kong) (ci-après "Trolley") respectent votre vie privée et s'engagent à protéger vos données personnelles.

2. Introduction

Trolley est un contrôleur de données personnelles, ce qui signifie qu'il est responsable de la collecte et du traitement de vos informations personnelles ou de vos données personnelles. Le présent avis de confidentialité vise à vous informer de la manière dont vos données personnelles seront utilisées, principalement dans le cadre du processus de recrutement, et de la raison pour laquelle elles le seront, ainsi que de leur durée de conservation. Trolley s'engage à être transparent et à respecter ses obligations en matière de protection des données en vertu du règlement général sur la protection des données ((UE) 2016/679) ("RGPD").

Trolley est tenu, en vertu du GDPR, de vous notifier les informations contenues dans le présent avis de confidentialité. Cet avis de confidentialité s'applique à tous les candidats à l'emploi et n'est pas contractuel.

3. Principes de protection des données

Trolley se conformera à la législation et aux principes relatifs à la protection des données, ce qui signifie que vos données seront traitées :

1. Traitée de manière légale, équitable et transparente.
2. Les données sont collectées uniquement à des fins légitimes qui vous ont été clairement expliquées et ne sont pas traitées ultérieurement d'une manière incompatible avec ces fins.
3. pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard de ces objectifs.
4. Précision et mise à jour.
5. Conservé uniquement pendant la durée nécessaire aux fins qui vous ont été expliquées, en relation avec le processus de recrutement.
6. Conservés en toute sécurité et protégés contre le traitement non autorisé ou illégal et contre la perte ou la destruction au moyen de mesures techniques et organisationnelles appropriées.

4. Quel type de données est collecté à votre sujet ?

Dans le cadre de votre candidature, Trolley recueillera, utilisera et stockera les catégories suivantes de données personnelles vous concernant :

• Les données que vous avez fournies à Trolley dans votre curriculum vitae (CV) et les données personnelles contenues dans votre lettre de motivation.
• Les données que vous avez fournies dans notre formulaire de candidature, y compris le nom, l'adresse, le numéro de téléphone, l'adresse électronique personnelle, la date de naissance, le sexe, les antécédents en matière d'éducation et d'emploi, les qualifications, la nationalité, les langues, les diplômes et toutes les données que vous fournissez à Trolley au cours des entretiens.
• Toute donnée personnelle liée à la vérification des antécédents criminels.
• Toute donnée personnelle fournie à Trolley par vos personnes de référence (le cas échéant).
• Les données fournies dans vos communications avec Trolley, y compris les courriels, les lettres, les messages, les pièces jointes.
• Les données fournies par votre profil LinkedIn, votre profil GitHub et/ou votre site web personnel.
• Les informations relatives à votre évaluation par une agence de recrutement.
• Les données fournies par vos tâches de recrutement, telles que les présentations et les tests.
• Toute information non requise par Trolley mais soumise volontairement par vous.

5. Comment Trolley utilisera-t-il vos données personnelles ?

Trolley utilisera les données personnelles qu'il recueille à votre sujet pour :

• Évaluer vos compétences, vos qualifications et votre aptitude à occuper le poste.
• Effectuer des vérifications des antécédents et des références, le cas échéant.
• Communiquer avec vous au sujet du processus de recrutement.
• Conserver les dossiers relatifs au processus d'embauche de Trolley et assurer une gestion efficace des ressources humaines et de l'entreprise.
• Respecter les exigences légales ou réglementaires.

Il est dans l'intérêt légitime de Trolley de décider de vous nommer ou non à ce poste, car il serait bénéfique pour l'entreprise de nommer un candidat approprié. Trolley a besoin de traiter vos données à caractère personnel pour décider de conclure un contrat avec vous.

Après avoir reçu votre CV, votre lettre de motivation et les résultats des tests effectués (le cas échéant), Trolley traitera ces données afin de déterminer si vous remplissez les conditions de base pour être présélectionné(e) pour le poste. Si tel est le cas, Trolley décidera si votre candidature est appropriée et vous invitera à un entretien. Si Trolley décide de vous convoquer à un entretien, il utilisera les données que vous avez fournies lors de l'entretien pour décider de vous proposer ou non le poste. Si Trolley décide de vous proposer le poste, il peut alors contacter vos références et/ou effectuer d'autres vérifications avant de confirmer votre emploi.

Si vous ne fournissez pas de données à caractère personnel

Si vous ne fournissez pas les données personnelles demandées, qui sont nécessaires à Trolley pour examiner votre candidature (telles que les preuves de qualifications ou les antécédents professionnels), Trolley peut ne pas être en mesure de poursuivre le traitement de votre candidature. Par exemple, si Trolley a besoin de références pour ce poste et que vous ne fournissez pas les détails pertinents, Trolley ne sera pas en mesure de donner suite à votre candidature et de conclure un contrat avec vous.

6. Comment Trolley utilise-t-il les données personnelles particulièrement sensibles ?

Trolley n'utilisera vos données personnelles sensibles, qui comprennent des catégories spéciales d'informations personnelles et des informations sur les condamnations pénales et les infractions, que lorsque la loi l'autorise.

Certaines catégories spéciales d'informations personnelles, telles que les informations sur votre santé et les informations sur les condamnations pénales et les infractions, sont traitées afin que Trolley puisse remplir ou exercer ses obligations ou ses droits en vertu du droit du travail et conformément à notre politique de protection des données.

Trolley peut également traiter des informations sur votre santé et des informations sur vos condamnations pénales et infractions lorsque Trolley a obtenu votre consentement explicite par écrit. Dans ce cas, Trolley vous fournira d'abord des détails complets sur les informations personnelles qu'il souhaite obtenir et la raison pour laquelle elles sont nécessaires, afin que vous puissiez réfléchir correctement à la question de savoir si vous souhaitez donner votre consentement ou non. Vous êtes entièrement libre de donner ou non votre consentement et vous pouvez le retirer à tout moment.

7. Qui a accès à vos données personnelles ?

Vos données personnelles peuvent être partagées en interne au sein de Trolley aux fins du processus de recrutement, y compris avec les membres du département des ressources humaines, les membres de l'équipe de recrutement, les membres de l'équipe de formation, l'équipe juridique, les responsables du département qui a le poste vacant et le personnel informatique si l'accès à vos données personnelles est nécessaire à l'exercice de leurs fonctions.

Trolley ne partagera pas vos informations personnelles avec des tiers pendant le processus de recrutement, sauf si votre candidature est retenue et que Trolley vous fait une offre d'emploi ou d'engagement. À ce stade, Trolley peut également partager vos informations personnelles avec des tiers (et leurs agents désignés), y compris :

• des organisations externes pour la vérification des références et des antécédents professionnels avant l'embauche.
• Les anciens employeurs, pour obtenir des références.
• Les conseillers professionnels, tels que les avocats, les comptables.
• Les autorités gouvernementales, telles que Revenu Québec, Revenu Canada, CNESST.
• Logiciels internes de RH, tels que Wagepoint et Bob.

Trolley peut également avoir besoin de partager vos informations personnelles avec un régulateur ou pour se conformer à la loi. Tous les fournisseurs de services tiers de Trolley et les autres entités du groupe sont tenus de prendre des mesures de sécurité appropriées pour protéger vos données personnelles conformément à nos politiques. Trolley n'autorise pas ses prestataires de services tiers à utiliser vos données personnelles à leurs propres fins. Trolley ne les autorise à traiter vos données personnelles qu'à des fins spécifiques et conformément à nos instructions.

8. Quelles sont les mesures de sécurité ?

Trolley a mis en place des mesures de sécurité appropriées pour éviter que vos données personnelles ne soient accidentellement perdues, utilisées ou consultées de manière non autorisée, modifiées ou divulguées. En outre, Trolley limite l'accès à vos données personnelles aux employés, agents, sous-traitants et autres tiers qui ont un besoin professionnel d'en connaître. Ils ne traiteront vos données personnelles que sur nos instructions spécifiques et sont soumis à un devoir de confidentialité.

9. Combien de temps Trolley conserve-t-il vos informations personnelles ?

Trolley ne conservera vos informations personnelles que pendant la durée nécessaire à la réalisation des objectifs pour lesquels elles ont été collectées et traitées.

Si votre demande d'emploi n'est pas retenue, Trolley conservera généralement vos informations personnelles pendant une période pouvant aller jusqu'à trois ans après la date de votre dernière demande d'emploi. Elles sont conservées pendant cette période dans l'éventualité d'une action en justice, d'allégations de discrimination ou pour prouver que Trolley a mené l'exercice de recrutement de manière équitable et transparente.

Si votre demande d'emploi est acceptée, les informations personnelles recueillies au cours de la procédure de recrutement seront conservées pendant la durée de votre emploi ou de votre engagement et conformément à l'avis de confidentialité pour les employés, les travailleurs et les contractants.

Veillez à ce que vos données soient toujours mises à jour. Les informations personnelles qui ne doivent plus être conservées seront détruites de manière sûre et efficace ou définitivement effacées de nos systèmes informatiques.

10. Quels sont vos droits en ce qui concerne vos données personnelles ?

Dans certaines circonstances, la loi vous donne le droit de.. :

• Demander l'accès à vos données personnelles (communément appelé "demande d'accès de la personne concernée"). Cela vous permet de recevoir une copie des données personnelles que Trolley détient à votre sujet et de vérifier que Trolley les traite légalement.

• Demander la correction des données personnelles que Trolley détient à votre sujet. Cela vous permet de faire corriger les données incomplètes ou inexactes.

• Demander l'effacement de vos données personnelles. Cela vous permet de demander à Trolley d'effacer ou de supprimer des données personnelles lorsqu'il n'y a pas de raison valable pour que Trolley continue à les traiter. Vous avez également le droit de demander à Trolley de supprimer ou d'effacer vos données personnelles lorsque vous avez exercé votre droit d'opposition au traitement (voir ci-dessous).

• Vous pouvez vous opposer au traitement de vos données personnelles lorsque Trolley s'appuie sur un intérêt légitime (ou sur ceux d'un tiers) et qu'un élément de votre situation particulière vous incite à vous opposer au traitement pour ce motif. Vous avez également le droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles par Trolley à des fins de marketing direct.

• Demander la limitation du traitement de vos données personnelles. Cela vous permet de nous demander de suspendre le traitement des données personnelles vous concernant, par exemple si vous souhaitez que Trolley établisse leur exactitude ou la raison de leur traitement.

• Demander le transfert de vos données personnelles à une autre partie.

Si vous souhaitez exercer l'un de ces droits, veuillez contacter Trolley par courrier électronique à l'adresse suivante [email protected]. Trolley peut avoir besoin de vous demander des informations spécifiques afin de vérifier votre identité et de contrôler votre droit d'accès aux informations personnelles ou d'exercer l'un de vos autres droits.

Si vous estimez que Trolley n'a pas respecté vos droits en matière de protection des données, vous avez le droit de déposer une plainte auprès de l'autorité de contrôle ou du régulateur compétent.

11. Prise de décision automatisée

On parle de prise de décision automatisée lorsqu'un système électronique utilise vos informations personnelles pour prendre une décision sans intervention humaine.

Trolley n'envisage pas que des décisions de recrutement soient prises à votre sujet sur la seule base d'une prise de décision automatisée.

12. Modifications du présent avis de confidentialité

Trolley se réserve le droit de mettre à jour ou de modifier cet avis de confidentialité à tout moment. Trolley publiera un nouvel avis de confidentialité lorsqu'il effectuera des mises à jour ou des modifications importantes.

Dernière révision : 15 juin 2022