Diriger une entreprise de services de traduction n'est pas chose aisée. Traiter avec des clients exigeants, dans des délais très courts et avec des exigences de qualité très strictes, et confier le travail à des sous-traitants à distance aux quatre coins du monde, c'est certainement un modèle d'entreprise unique.
Chez Trolley, nous avons eu le plaisir de travailler avec certains des meilleurs prestataires de services linguistiques du secteur.
En plus d'une bonne expérience de paiement, nous pensons qu'il y a d'autres choses qui distinguent certains fournisseurs de services linguistiques des autres :
- Une procédure de contrôle de niveau international pour leurs traducteurs, interprètes et autres contractants
- L'accent mis sur la qualité du travail
- Adopter les technologies de pointe pour accélérer le travail
- L'accent est mis sur l'établissement de relations de confiance et durables avec les traducteurs et autres contractants.
- Maintenir un faible taux de rotation des traducteurs
- Résumé
Une procédure de contrôle de niveau international pour leurs traducteurs, interprètes et autres contractants
Les prestataires de services linguistiques qui se démarquent de la concurrence ont mis en place un processus de sélection qui leur permet de s'assurer qu'ils travaillent avec les meilleurs traducteurs du secteur. Ils mettent en œuvre un processus d'intégration en plusieurs étapes qui sélectionne les traducteurs en fonction d'un certain nombre de facteurs, dont les suivants
- Compétences requises pour le travail
- Compétences en matière de communication avec les clients
- Bonne adéquation culturelle avec l'entreprise contractante
- Connaissance du domaine dans les industries qu'ils servent (ex. soins de santé, gouvernement, entreprises technologiques, etc.)
L'accent mis sur la qualité du travail
Les entreprises de services linguistiques sont semblables à toute entreprise de conseil ou de services, le travail qu'elles effectuent étant essentiellement basé sur des projets. Une grande partie de leur activité dépend de leur réputation et du fait que certains de leurs clients reviennent et leur confient d'autres projets.
Les meilleures entreprises de services linguistiques mettent l'accent sur la qualité et ont mis en place des processus pour s'assurer que seuls des produits de haute qualité parviennent aux clients. Les meilleures tactiques que nous ayons vues sont les suivantes :
- Plusieurs traducteurs / contractants sur chaque projet - ces contractants doivent revoir le travail de chacun et l'approuver avant qu'il ne soit soumis aux clients finaux.
- Les prestataires de services linguistiques effectuent des contrôles fréquents avec les clients finaux pour évaluer leur expérience avec les traducteurs.
- À la fin d'un projet, les traducteurs doivent évaluer les clients, les clients doivent évaluer les traducteurs et les traducteurs doivent s'évaluer les uns les autres.
Adopter les technologies de pointe pour accélérer le travail
Les grands prestataires de services linguistiques complètent le travail de leurs contractants par une technologie de pointe qui leur permet de réduire le nombre d'heures facturables de leur contractant pour chaque projet, de sorte qu'ils peuvent proposer des prix plus compétitifs et bénéficier de marges plus importantes.
Il peut être difficile d'accepter de payer quelques centaines (ou plus !) par mois pour utiliser un logiciel SaaS afin d'accélérer les projets de traduction, mais la bande passante supplémentaire que vous pouvez prendre en charge lorsque vous optimisez vos processus compense largement la différence. Cela est d'autant plus vrai lorsque votre entreprise de services linguistiques prend de l'ampleur.
Voici quelques outils dont nos clients nous ont dit le plus grand bien :
- Memoq - une plateforme qui aide les entreprises de services linguistiques à gérer leurs projets et leurs activités. Memoq propose des outils d'automatisation des processus, de reporting, de stockage, d'intégration et d'assurance qualité aux prestataires de services linguistiques de presque toutes les tailles.
- XTRF - Il s'agit de l'un des outils les plus populaires pour les entreprises de services linguistiques ; ils se connectent au compte GitHub ou BitBucket de vos clients, gèrent les projets, génèrent des factures et vous aident à gérer la capacité de votre personnel.
- TMS hybride - Ce qui distingue le logiciel de Deoling, c'est la rapidité avec laquelle il vous permet d'établir un devis pour vos clients sur la base de leur site web ou de leurs documents ; en quelques minutes seulement, vous pouvez donner un devis à votre client et conclure rapidement l'affaire.
Bien entendu, une plateforme de pointe pour collecter les informations fiscales et gérer les paiements à tous vos sous-traitants est également une bonne idée.
L'accent est mis sur l'établissement de relations de confiance et durables avec les traducteurs et autres contractants.
Les entreprises de services linguistiques qui souhaitent se démarquer doivent faire tout ce qui est en leur pouvoir pour instaurer un climat de confiance avec leurs traducteurs. La confiance se construit en faisant plusieurs choses :
- Ils vérifient souvent avec leurs contractants qu'ils apprécient le travail qu'ils effectuent et les clients avec lesquels ils travaillent.
- Offrir une rémunération compétitive
- Payer leurs traducteurs à temps et rendre la facturation et la collecte des détails de paiement faciles et transparentes (c'est là que Trolley entre en jeu).
- Donner un retour d'information continu au traducteur et s'investir pour qu'il s'améliore dans son travail.
Maintenir un faible taux de rotation des traducteurs
Si vos clients doivent rencontrer un nouveau traducteur et travailler avec une personne différente pour chaque projet sur lequel vous travaillez avec eux, vous créez des frictions inutiles.
En faisant en sorte que les traducteurs soient satisfaits de ce qu'ils font, cela signifie qu'ils resteront dans l'entreprise. Le fait que le personnel d'une entreprise bien gérée se soucie des personnes qui travaillent pour elle est un bon signe. Les autres entreprises aiment faire des affaires avec des entreprises bien gérées.
Commencer la relation entre le traducteur et le prestataire de services linguistiques par une expérience impeccable donne une excellente première impression. Les prestataires de services linguistiques qui travaillent avec Trolley l'ont bien compris et utilisent notre portail pour traducteurs afin d'offrir aux traducteurs une expérience d'accueil en ligne fluide, leur permettant de fournir leurs coordonnées de paiement et leurs informations fiscales.
Les agences de services linguistiques sont souvent peu enclines à travailler à distance, et il peut être difficile d'instaurer une culture d'entreprise et d'accroître le bonheur de l'équipe lorsqu'elle est à distance. Voici quelques outils que nous apprécions :
- Slack - Slack s'intègre à de nombreuses plateformes TMS, c'est donc un bon outil de messagerie instantanée pour votre entreprise en général, mais si vous utilisez déjà Slack pour votre entreprise, il y a quelques outils utiles que vous pouvez utiliser pour renforcer la cohésion de l'équipe :
- HeyTaco - un outil qui encourage les membres de l'équipe à se reconnaître et à se remercier publiquement sur Slack en récompensant les deux membres de l'équipe avec quelque chose de tangible pour s'être reconnus mutuellement.
- Kona - des contrôles quotidiens avec chaque membre de l'équipe qui leur demande d'évaluer leur bonheur avec un seul emoji ; le fait de comprendre comment votre équipe se sent au fil du temps peut vous alerter lorsque les choses vont bien ou mal.
- OfficeVibe - un outil intéressant qui recueille des données anonymes sur la satisfaction et la concentration des membres de l'équipe pour vous aider à évaluer comment les choses se passent pour vos traducteurs tout en construisant une culture qui valorise l'honnêteté et la confiance.
- Cultureamp - un outil complet d'évaluation des performances et de la culture des employés ou des entrepreneurs, destiné aux grandes équipes, mais qui peut fournir des informations détaillées sur les liens interpersonnels formés au sein de votre équipe et vous aider à identifier les personnes qui ont une réelle influence dans votre entreprise, qu'elles aient un titre prestigieux ou non.
Résumé
Les grandes équipes fournissent d'excellents services. Vous pouvez augmenter vos chances de fournir à vos clients un service de qualité en investissant dans votre équipe, dans les outils qui la rendent plus productive et dans les processus qui permettent d'accroître le professionnalisme et la qualité au fur et à mesure que votre entreprise se développe et que vous décrochez des contrats encore plus importants pour vos clients.
Découvrez comment Trolley peut vous aider à faire passer les paiements de votre entreprise de services de traduction au niveau supérieur, afin que vous puissiez vous concentrer sur ce qui compte le plus pour vous : fournir un service de qualité.
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