Si votre entreprise américaine rémunère des sous-traitants et des indépendants étrangers, vous avez l'obligation de déclarer leurs revenus à l'IRS et de retenir le montant approprié d'impôts sur chaque paiement. Ces informations sont enregistrées et déclarées chaque année fiscale au moyen du formulaire 1042-S de l'IRS. Cet article présente le qui, le quoi et le pourquoi du formulaire 1042-S et détaille les pénalités encourues en cas de non-déclaration.
Le formulaire 1042-S est un formulaire de l'IRS utilisé pour déclarer les revenus versés aux étrangers non-résidents (NRA) des États-Unis (personnes qui ne sont pas des citoyens américains ou des ressortissants américains qui n'ont pas réussi le test de la carte verte ou le test de la présence substantielle). Si vous êtes un agent chargé de la retenue à la source et que vous devez remplir le formulaire 1042-S pour les NRA qui travaillent pour vous, il est essentiel que vous le fassiez avec exactitude et dans les délais, car le non-respect de cette obligation peut entraîner des pénalités et d'autres conséquences.
Mais ne vous inquiétez pas : Dans ce guide, nous aborderons les dates limites de dépôt du formulaire 1042-S et les sanctions encourues en cas d'absence de dépôt, et nous vous donnerons des conseils pour vous aider à éviter ces sanctions.
Ce que nous couvrons
- Qu'est-ce que le formulaire 1042-S ?
- Qui doit remplir le formulaire 1042-S ?
- Quels sont les types de paiements soumis à la retenue ?
- Délais de dépôt du formulaire 1042-S
- Pénalités pour défaut de dépôt du formulaire 1042-S
- Comment demander une prolongation
- Conseils pour éviter les pénalités 1042-S
- Choisissez Trolley comme partenaire en matière de conformité fiscale
Qu'est-ce que le formulaire 1042-S ?
Le formulaire 1042-S est un formulaire fiscal utilisé pour déclarer les revenus versés à des étrangers non-résidents, y compris certains types de revenus soumis à une retenue à la source. Voici quelques exemples de paiements qui peuvent être déclarés sur le formulaire 1042-S :
- Salaires ou traitements
- Bourses d'études ou de perfectionnement
- Redevances
- Loyers
- Prix et récompenses
Le formulaire 1042-S est utilisé par les agents chargés de la retenue à la source, tels que les employeurs ou les universités, pour déclarer ces paiements à l'IRS et à l'étranger non résident. Ce formulaire permet à l'IRS de s'assurer que les étrangers non résidents paient le montant correct d'impôts sur leurs revenus.
Qui doit remplir le formulaire 1042-S ?
Si vous êtes un agent chargé de la retenue à la source et que vous avez effectué des paiements soumis à la retenue à la source à un étranger non résident, vous êtes tenu de remplir le formulaire 1042-S. Il s'agit notamment des entreprises, des universités et d'autres institutions qui effectuent des paiements à des étrangers non résidents.
Outre les étrangers non résidents, vous devez remplir le formulaire 1042-S si votre entreprise effectue un paiement à.. :
- Partenariats étrangers
- Entreprises étrangères
- Successions étrangères
- Fiducies étrangères
Il est important de noter que même si le paiement est exonéré d'impôt en vertu d'une convention fiscale ou d'une autre disposition, vous devez toujours remplir le formulaire 1042-S pour déclarer le paiement.
Quels sont les types de paiements soumis à la retenue ?
Le formulaire 1042-S est utilisé pour déclarer les paiements qui sont soumis à une retenue à la source en vertu du chapitre 3 de l'Internal Revenue Code. Il s'agit de la plupart des types de revenus versés à des étrangers non résidents, à quelques exceptions près.
Parmi les types de paiements les plus courants qui peuvent être soumis à une retenue à la source et nécessiter un formulaire 1042-S, on peut citer
- Traitements ou salaires pour des services rendus aux États-Unis
- Bourses d'études pour les étrangers non résidents étudiant aux États-Unis
- Redevances provenant de sources américaines, y compris les droits d'auteur, les brevets et les marques déposées
- Loyers payés à des étrangers non résidents pour des biens situés aux États-Unis
- Dividendes versés par les entreprises américaines
- Revenus immobiliers
- Gains de jeu
- Revenus de pension
- Primes d'assurance
Certains paiements ne sont pas soumis à la retenue à la source et ne nécessitent pas de formulaire 1042-S. C'est le cas, par exemple, des paiements suivants
- Paiements effectués à des citoyens ou résidents américains
- Revenus d'intérêts exonérés d'impôts
- Certains paiements d'indemnités pour des services personnels rendus en dehors des États-Unis
- Primes d'assurance versées sur un contrat émis par un assureur étranger
Délais de dépôt du formulaire 1042-S
Le formulaire 1042-S doit être déposé au plus tard le 15 mars de l'année suivant le paiement concerné, que ce soit par voie électronique ou sur papier. Une copie doit être fournie au receveur des revenus avant cette même date.
Notez que l'IRS a réduit le seuil de 250 déclarations pour le dépôt électronique à seulement 10 déclarations ou plus à partir de l'année civile 2024, année fiscale 2023.
Il est important de noter que vous devrez soumettre un formulaire distinct pour les cas suivants :
- Chaque bénéficiaire, que l'impôt ait été retenu ou non
- Chaque taux d'imposition d'un type de revenu spécifique que vous avez versé au même bénéficiaire
- Chaque type de revenu versé au même bénéficiaire
Pénalités pour défaut de dépôt du formulaire 1042-S
Maintenant que nous avons expliqué ce qu'est le formulaire 1042-S et qui doit le remplir, examinons les sanctions encourues en cas d'omission.
Manquement à l'obligation de dépôt
Si vous ne produisez pas le formulaire 1042-S dans les délais impartis ou si vous produisez des données incorrectes, vous pouvez être soumis à une pénalité pouvant aller jusqu'à 310 $ par formulaire. Le montant de la pénalité est fonction du délai de production du formulaire.
L'IRS a établi les pénalités suivantes en cas de défaut de production de déclarations d'informations correctes en 2024 :
- Formulaires soumis avec un retard de 30 jours - pénalité de 60 $ par formulaire
- Formulaires soumis avec plus de 30 jours de retard - pénalité de 120 $ par formulaire
- Formulaires soumis après le 1er août - pénalité de 310 $ par formulaire
Les pénalités maximales annuelles varient en fonction de la taille de l'entreprise, et tous les montants des pénalités peuvent changer d'une année à l'autre.
La pénalité peut également être imposée si votre déclaration est incomplète ou contient des informations incorrectes. Il est donc essentiel de s'assurer que toutes les informations figurant sur le formulaire sont exactes et complètes avant de l'envoyer.
Absence délibérée de dépôt
Si l'IRS détermine que vous avez délibérément omis de déposer le(s) formulaire(s) 1042-S, la pénalité peut être portée à 630 dollars par formulaire ou à 10 % du montant total de l'impôt à déclarer sur le formulaire, le montant le plus élevé étant retenu.
Production tardive aux destinataires
Outre les sanctions prévues en cas de non-présentation du formulaire 1042-S à l'IRS, la production tardive du formulaire aux bénéficiaires peut également avoir des conséquences. Si vous ne fournissez pas une copie du formulaire 1042-S à un bénéficiaire dans les délais impartis, vous vous exposez à une pénalité pouvant aller jusqu'à 310 dollars par formulaire.
Cette pénalité n'est pas plafonnée et, si l'IRS constate un manquement intentionnel, une pénalité supplémentaire de 630 dollars par formulaire, ou de 10 % du montant des formulaires à soumettre, peut être ajoutée au montant dû.
Défaut de dépôt électronique
Si vous êtes tenu de produire le formulaire 1042-S par voie électronique (10 déclarations ou plus) mais que vous ne le faites pas et que vous ne disposez pas d'une dérogation approuvée, vous pouvez être soumis à des pénalités. La pénalité s'applique séparément aux déclarations originales et aux déclarations corrigées.
Intérêts sur les impôts
Outre les pénalités prévues pour le défaut de dépôt du formulaire 1042-S, vous pouvez également être soumis à des intérêts sur les impôts dus. Selon l'IRS, la pénalité pour défaut de dépôt du formulaire 1042 dans les délais impartis (y compris les prorogations) est de 5 % de l'impôt impayé pour chaque mois ou partie de mois de retard, avec un maximum de 25 % de l'impôt impayé.
Des intérêts peuvent également vous être facturés sur tout impôt non payé ou insuffisamment payé du fait que vous n'avez pas rempli le formulaire 1042-S. Ces intérêts sont généralement calculés au taux de 0,5 % de l'impôt impayé pour chaque mois ou partie de mois où l'impôt n'est pas payé, jusqu'à un maximum de 25 % du total de l'impôt impayé.
Comment demander une prolongation
Si vous n'êtes pas en mesure de déposer le formulaire 1042-S dans les délais impartis, vous pouvez demander une prolongation en déposant le formulaire 8809, Application for Extension of Time to File Information Returns (demande de prolongation du délai de dépôt des déclarations d'information) auprès de l'IRS. Ce formulaire doit être soumis au plus tard le 15 mars pour les déclarations électroniques et le 28 février pour les déclarations papier.
Toutefois, il est important de noter qu'une prorogation ne vous dispense pas de payer l'impôt dû dans les délais. Vous pouvez toujours être soumis à des pénalités et des intérêts pour tout impôt non payé ou insuffisamment payé.
Conseils pour éviter les pénalités 1042-S
Pour éviter les pénalités liées à l'omission de remplir ou de fournir le formulaire 1042-S, il est essentiel de le remplir correctement et dans les délais. Voici quelques conseils pour vous aider à ne pas perdre de vue vos obligations en matière de déclaration :
- Gardez une trace des paiements effectués aux étrangers non-résidents tout au long de l'année. La meilleure façon d'y parvenir est d'utiliser une plateforme de bout en bout qui recueille les formulaires W-8 et W-9 lors de l'inscription du bénéficiaire et qui facilite à la fois les paiements et la déclaration d'impôts - de cette façon, toutes vos données sont déjà au bon endroit.
- Familiarisez-vous avec les conventions fiscales et les autres exceptions qui peuvent avoir une incidence sur la nécessité ou non d'une retenue à la source pour certains types de revenus.
- Utilisez le code correct pour chaque type de paiement déclaré sur le formulaire 1042-S.
- Vérifiez toutes les informations avant de soumettre le formulaire afin d'éviter les erreurs.
- Familiarisez-vous avec les délais de dépôt et veillez à les respecter.
- S'associer à un fiscaliste ou à un prestataire de services réputé pour garantir le respect de toutes les exigences en matière de déclaration.
Choisissez Trolley comme partenaire en matière de conformité fiscale
Rester en conformité avec l'IRS et éviter les pénalités du formulaire 1042-S peut être un véritable casse-tête, mais ce n'est pas une fatalité. En vous associant à Trolley, une solution de paiement et d'imposition tout-en-un, vous pouvez faire de votre saison fiscale un jeu d'enfant. Notre équipe d'experts se tient au courant des lois et réglementations fiscales en vigueur afin de s'assurer que vous puissiez remplir tous les formulaires nécessaires avec précision et dans les délais impartis.
Avec Trolley, vous pouvez avoir l'esprit tranquille en sachant que vos besoins en matière de conformité fiscale sont pris en charge. Grâce à l'archivage électronique intégré, Trolley permet de produire et d'archiver les formulaires 1042-S en toute simplicité, en quelques clics seulement. Voici comment Trolley vous aide à rester conforme :
- Collecte automatisée du formulaire W-8 : Nos outils en libre-service permettent aux entrepreneurs étrangers et aux freelances de fournir les informations nécessaires pour les formulaires W-8 et W-8 BEN, garantissant ainsi l'exactitude et la conformité avec les règles de l'IRS.
- Documentation fiscale et retenue à la source automatisées : Trolley génère automatiquement les documents fiscaux et gère les retenues à la source pour chaque paiement, en tenant compte des conventions fiscales et des informations du formulaire W-8.
- Classification des revenus et attribution des paiements : Nous classons automatiquement les types de revenus et attribuons les paiements, ce qui est essentiel pour une déclaration fiscale précise sur des formulaires tels que le 1042-S.
- Génération du formulaire 1042-S : Trolley génère et envoie efficacement le formulaire 1042-S pour les destinataires étrangers, y compris les détails de l'impôt retenu, garantissant ainsi le respect de la législation fiscale américaine.
- Dépôt électronique efficace auprès de l'IRS : Notre plateforme permet le dépôt électronique direct du formulaire 1042-S auprès de l'IRS, ce qui permet de gagner du temps et de minimiser les erreurs.
Ne risquez pas de pénalités pour non-conformité. Choisissez Trolley comme partenaire de confiance pour les paiements et la conformité fiscale dès aujourd'hui. Contactez-nous pour en savoir plus sur notre plateforme et sur la façon dont nous pouvons vous aider à rester en conformité avec les exigences fiscales des entrepreneurs et des freelances.
Cet article est destiné à des fins éducatives et informatives uniquement. En publiant cet article, Trolley n'offre aucun conseil juridique, fiscal ou commercial. Nous encourageons vivement chaque lecteur à consulter son avocat, son comptable ou son conseiller d'entreprise au sujet du contenu de cet article. Trolley n'assume aucune responsabilité pour les actions entreprises sur la base du contenu de cet article ou d'autres articles.
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