Souffrir du succès, c'est possible. En regardant votre entreprise grandir et briller, l'éclat peut révéler des fissures dans les fondations que vous ne pouvez tout simplement pas ignorer.
Aujourd'hui, nous parlons des opérations de paiement. Qu'il s'agisse de payer des entrepreneurs, des fournisseurs ou des partenaires internationaux, passer de 100 à 10 000 paiements mensuels change tout. C'est le moment où les feuilles de calcul cessent d'être utiles pour devenir nuisibles.
Heureusement, la solution à ce problème n'est pas compliquée. Il s'agit de savoir reconnaître quand votre équipe a besoin d'aide et d'agir avant que la situation ne devienne incontrôlable. Ce guide vous guidera à travers les signes avant-coureurs qui indiquent que votre processus de paiement a besoin d'une mise à niveau.
Ce que nous couvrons
Qu'est-ce que cela signifie de faire évoluer vos opérations financières ?
L'extension des opérations financières implique de passer de processus manuels et réactifs à des systèmes automatisés et proactifs. Il s'agit de mettre en place des processus capables de gérer dix fois plus de volume sans nécessiter dix fois plus d'efforts. Dans la pratique, les principaux responsables financiers mettent l'accent sur trois principes directeurs pour des opérations évolutives : commencer par une base solide, adopter l'automatisation et supprimer les cloisonnements entre les équipes.
Supposons que vous vendiez des pièces détachées automobiles en ligne. Lorsque vous avez commencé il y a quelques années, vous travailliez avec cinq fournisseurs. Chaque mois, vous passiez une heure à traiter les virements bancaires. Vous connaissiez chaque fournisseur par son nom. Le jour du paiement était simple : vous, une feuille de calcul et votre portail bancaire en ligne.
Aujourd'hui, c'est un peu plus loin. Vous travaillez avec 150 fournisseurs dans 15 pays. Votre clientèle a explosé. Les commandes affluent à toute heure du jour et de la nuit. Le succès est au rendez-vous, mais quelque chose ne tourne pas rond au sein du département financier.
Pensez à la façon dont les autres parties de votre entreprise ont évolué au cours de cette croissance. Vous êtes probablement passé d'un garage à un véritable entrepôt. Vous êtes peut-être passé d'un service postal de base à un réseau d'expédition sophistiqué. Vous avez engagé du personnel spécialisé. Vous avez investi dans un meilleur logiciel de gestion des stocks.
Ces changements représentent une mise à l'échelle, l'adaptation de vos opérations pour gérer efficacement la croissance. Lorsque vous appliquez ce même raisonnement à vos opérations financières, vous adaptez vos processus de paiement. Tout comme vous n'essaieriez pas de gérer une entreprise de 500 fournisseurs depuis votre garage, vous ne pouvez pas gérer des milliers de paiements internationaux avec les mêmes outils que ceux que vous utilisiez lorsque vous étiez petit.
8 signes indiquant que votre processus de paiement est dépassé
Les entreprises en croissance sont confrontées à de nombreux défis, et vous devez choisir judicieusement vos batailles. Les experts du Forbes Finance Council préviennent que le fait de s'accrocher à des outils et processus financiers dépassés finira par entraver la productivité et la croissance. Si vous vous reconnaissez dans l'un des scénarios suivants, c'est le signe qu'il est peut-être temps d'envisager un changement.
1. Vous subissez des retards
Voici un fait qui donne à réfléchir : 72% des équipes financières consacrent jusqu'à 10 heures par semaine aux tâches liées à la comptabilité fournisseurs.. Le problème est que le traitement des paiements n'est pas la seule responsabilité qui leur incombe. Votre équipe financière gère également des budgets, établit des prévisions et s'occupe de la planification stratégique. Lorsque les tâches liées aux paiements absorbent la majeure partie de leur temps, tout le reste est repoussé. Les rapports arrivent en retard. Les décisions stratégiques restent en suspens pendant que votre équipe se noie dans les détails des paiements.
Mais les délais ne sont pas le seul problème. Le flux de trésorerie est l'élément vital de toute entreprise. Lorsque les paiements prennent des jours ou des semaines à être traités, cela se répercute sur l'ensemble de vos activités. Votre fournisseur en Allemagne attend son paiement depuis trois semaines. Il met votre compte en attente. Soudain, vous ne pouvez plus commander les pièces dont vous avez besoin. Vos clients commencent à vous demander pourquoi certains articles sont en rupture de stock. Votre réputation en prend un coup.
Le même problème se pose en sens inverse. Lorsque les paiements de vos clients arrivent en retard sur votre compte bancaire, vous ne pouvez pas payer vos propres factures à temps. Vous manquez des opportunités, vous ne pouvez pas investir dans un nouvel équipement ou embaucher un employé clé. Le cycle s'auto-entretient... les retards entraînent d'autres retards, et soudain, vous êtes toujours en train de rattraper le temps perdu.
2. Votre personnel s'épuise
Lorsque vos meilleurs éléments passent leurs journées à effectuer des tâches manuelles abrutissantes, leur moral est en chute libre. Ils n'ont pas signé pour être des commis à la saisie de données ; ils voulaient être des stratèges financiers, des résolveurs de problèmes et des partenaires commerciaux. Au lieu de cela, ils sont coincés dans le purgatoire des feuilles de calcul. Il n'est pas surprenant que, dans une enquête, 42 % des professionnels de la finance et de la comptabilité aient cité la lourdeur de la charge de travail et 36 % les tâches manuelles fastidieuses comme principaux facteurs d'épuisement professionnel.
Cet épuisement n'affecte pas seulement l'équipe financière. Lorsque vos experts financiers sont trop fatigués pour penser stratégiquement, c'est toute l'entreprise qui en pâtit. Les erreurs augmentent. L'innovation s'arrête. Votre avantage concurrentiel s'émousse. Pire encore, vos meilleurs talents commencent à mettre à jour leur CV.
Les entreprises intelligentes conservent leurs meilleurs talents en leur donnant les outils dont ils ont besoin pour non seulement survivre, mais aussi prospérer. Lorsque vous libérez votre équipe des tâches manuelles fastidieuses, elle peut se concentrer sur le travail qui fait réellement avancer l'entreprise. Ils peuvent analyser les schémas de dépenses, négocier de meilleures conditions avec les fournisseurs et identifier les possibilités de réduction des coûts. C'est ainsi que vous transformez votre équipe financière d'un centre de coûts en un moteur de profit.
3. Vous perdez trop d'argent dans les opérations de change
Faisons un petit calcul.
- Votre plateforme de paiement actuelle (ou votre banque) prélève des frais de conversion de 3 %.
- Pour un paiement international de 1 000 dollars, cela représente 30 dollars.
- Multipliez ce chiffre par 200 paiements internationaux par mois.
- Ce sont donc 6 000 dollars par mois (ou 72 000 dollars par an) qui s'envolent en frais de change.
C'est le salaire d'un employé à temps plein. C'est un nouveau camion de livraison. C'est votre budget marketing pour le trimestre.
Les frais de conversion et les divers frais bancaires s 'additionnent. En consolidant vos paiements internationaux par le biais du système adéquat, vous pouvez réduire ces coûts de façon spectaculaire. Cet argent se répercute directement sur vos résultats.
4. Vous trouvez plus d'erreurs manuelles
La fréquence des erreurs est l'un des signes révélateurs d'un processus de paiement médiocre. Lorsque votre équipe saisit manuellement des centaines de données de paiement chaque semaine, les erreurs deviennent inévitables. Un employé fatigué lit mal un chiffre. Un point décimal se déplace d'une place vers la droite. Soudain, un paiement de 100 dollars devient 1 000 dollars. Comme le note Brex, les flux de paiement manuels conduisent inévitablement à des erreurs coûteuses, qu'il s'agisse de décimales mal placées ou de paiements en double, dont la correction nécessite du temps et des efforts supplémentaires.
Il ne s'agit pas seulement d'accidents embarrassants, mais aussi d'accidents coûteux qui nuisent aux relations et entraînent des heures de travail de nettoyage. Plus votre entreprise se développe, plus ces erreurs se multiplient. Ce qui n'était qu'une erreur occasionnelle devient une crise hebdomadaire. Dans de rares cas, les erreurs de paiement peuvent même entraîner des problèmes juridiques. Si vous envoyez un paiement sur le mauvais compte dans certaines juridictions, vous risquez de ne pas pouvoir récupérer cet argent. Si vous ne payez pas correctement vos sous-traitants internationaux, vous risquez de vous voir imposer des pénalités de conformité.
5. Vous avez trop de programmes différents
Votre pile de logiciels ressemble-t-elle à un vide-grenier technologique ? Vous utilisez un système pour les virements nationaux ACH. Un autre pour les virements internationaux. Une troisième plateforme pour les paiements aux sous-traitants. N'oubliez pas l'outil distinct pour les remboursements de frais. Oh, et le portail spécial réservé à vos fournisseurs canadiens.
Chaque plateforme a ses propres identifiants de connexion, ses propres flux d'approbation, son propre format de rapport. Votre équipe perd des heures chaque jour à passer d'un système à l'autre, en essayant de se rappeler quel mot de passe va où. Pire encore, ces outils communiquent rarement entre eux. Vous exportez manuellement les données d'un système et les importez dans un autre. Vous créez des feuilles de calcul élaborées pour suivre les paiements entre les différentes plateformes. Le rapprochement devient un cauchemar de références croisées et de correspondances manuelles.
Cette fragmentation crée de dangereux angles morts. Lorsque vos données de paiement se trouvent dans cinq systèmes différents, vous ne pouvez pas avoir une vue d'ensemble. Il se peut que vous payiez deux fois la même facture parce qu'elle est passée par différentes plateformes. Vous pouvez manquer des schémas suspects qui seraient évidents si toutes vos données se trouvaient au même endroit.
Ce type de prolifération d'outils, un patchwork de solutions ponctuelles, est source d'inefficacité et de coûts inutiles, en particulier en cas de forte rotation du personnel ou de croissance rapide. Il est judicieux de trouver une solution qui permette d'accomplir le plus grand nombre de fonctions possible sur une seule plateforme.
6. Vous manquez de sécurité
De nombreuses entreprises en croissance s'appuient encore sur des mesures de sécurité conçues pour une époque plus simple : partage des identifiants bancaires entre les membres de l'équipe, envoi par courrier électronique de feuilles de calcul contenant les détails des paiements ou utilisation du même processus d'approbation pour les paiements de 50 dollars que pour les paiements de 50 000 dollars.
Ces pratiques sont des catastrophes qui ne demandent qu'à se produire à grande échelle. Un compte de messagerie électronique compromis peut exposer les coordonnées bancaires de centaines de fournisseurs. En fait, le recours à des méthodes de paiement manuelles dépassées présente de sérieux risques de fraude et de non-conformité à mesure que vous vous développez. Les plateformes de paiement modernes intègrent des fonctions de sécurité telles que l'authentification multifactorielle, des contrôles d'accès basés sur les rôles et des pistes d'audit détaillées pour protéger vos données financières.
7. Vos destinataires se plaignent
De nombreuses entreprises oublient que le traitement des paiements a deux facettes. Si vos sous-traitants internationaux se plaignent des frais de réception élevés parce qu'ils perdent 5 % de chaque paiement en raison des frais de virement entrant de leur banque, il faut changer quelque chose. Ou peut-être que vos délais de paiement posent des problèmes et que les fournisseurs internationaux attendent des jours pour que les fonds soient compensés. (Par exemple, les virements SWIFT traditionnels prennent souvent de 2 à 5 jours pour transiter et peuvent arriver avec des déductions imprévisibles dues aux frais d'intermédiaires et aux fluctuations du taux de change).
Il y a ensuite le problème de l'information. Votre système actuel peut envoyer des notifications de paiement très sommaires, se limitant à un montant et à une date. Les destinataires ne peuvent pas savoir quelles factures vous payez. Ils passent des heures à faire correspondre les paiements aux factures, ce qui reflète vos propres cauchemars en matière de réconciliation. N'attendez pas que vos partenaires cessent de travailler avec vous parce que vous n'êtes pas en mesure de fournir des informations correctes sur les paiements.
8. Vous n'automatisez pas
"L'automatisation est peut-être le mot à la mode de la décennie, et vous êtes peut-être fatigué d'en entendre parler. Mais dans le monde des affaires moderne, l'automatisation des paiements globaux est cruciale pour la survie. Si vous continuez à télécharger manuellement des factures, à saisir des détails de paiement et à télécharger des fichiers bancaires, vous vous battez avec une main attachée dans le dos. Les systèmes automatisés peuvent extraire les données des factures, les faire correspondre aux bons de commande, les acheminer pour approbation et programmer les paiements, le tout sans intervention humaine. Plus important encore, les flux de travail automatisés s'adaptent sans effort. Traiter 10 000 paiements demande le même effort que d'en traiter 100. En bref, les processus facilement automatisés apportent la plus grande valeur ajoutée à mesure que vos opérations se développent, alors que les méthodes manuelles ne peuvent tout simplement pas suivre.
Comment améliorer vos opérations de paiement
Si vous avez acquiescé à un ou plusieurs des signes ci-dessus, ne vous inquiétez pas. Vous n'êtes pas seul et, surtout, la voie à suivre est toute tracée. La mise à niveau de vos opérations de paiement ne doit pas nécessairement être une source d'inquiétude ou de perturbation pour votre entreprise.
L'essentiel est d'adopter une approche systématique qui réponde à vos problèmes spécifiques tout en vous préparant à une croissance future.
Commencer par les fondations
Avant de chercher des solutions, comprenez votre situation actuelle. Dressez la carte de vos processus de paiement existants, du début à la fin. Cet exercice révèle souvent des inefficacités et des goulets d'étranglement cachés.
Ensuite, réfléchissez à votre objectif. Si votre activité double au cours de l'année à venir, que faut-il faire en premier ? Construisez votre nouvelle infrastructure de paiement en fonction de l'entreprise que vous allez devenir, et non de celle que vous êtes aujourd'hui. En d'autres termes, n'essayez pas d'adapter un processus défectueux ou inefficace. L 'extension d'un processus déjà défectueux ne fera qu'aggraver les problèmes. Renforcez d'abord vos fondations.
Trouver la bonne plateforme
C'est là que Trolley entre en scène. En tant que solution tout-en-un pour les paiements, la facturation, les rapports et la conformité fiscale, Trolley résout tous les problèmes que nous avons évoqués. Au lieu de jongler avec plusieurs systèmes, vous disposez d'une plateforme unique qui gère les paiements nationaux et internationaux, prend en charge plusieurs devises et s'intègre à vos outils existants.
La plateforme de Trolley peut automatiser les paiements internationaux et l'ensemble de votre flux de paiement. Téléchargez un lot de factures et le système s'occupe du reste. Vos destinataires reçoivent des remises détaillées, votre équipe bénéficie d'une visibilité en temps réel et tout le monde économise des heures de travail manuel.
Créer une stratégie d'intégration
Votre plateforme de paiement ne doit pas exister de manière isolée. Elle doit se connecter de manière transparente à votre logiciel de comptabilité, à votre système ERP et à d'autres outils commerciaux.
Une bonne intégration signifie que les données circulent automatiquement entre les systèmes, éliminant ainsi les exportations et importations manuelles. Lorsque les outils ne sont pas intégrés, les équipes financières finissent souvent par ressaisir les données dans des systèmes disparates, ce qui augmente le risque d'erreurs, de retards et d'informations inexactes. Il est essentiel de s'assurer que votre nouvelle solution peut partager des données et s'intégrer à d'autres logiciels afin d'éviter les silos et le surcroît de travail.
Informer votre équipe
La technologie seule ne résoudra pas vos problèmes de paiement. Votre équipe doit comprendre et adopter le nouveau système. Investissez dans une formation complète qui va au-delà du simple fait de cliquer sur un bouton. Aidez votre équipe à comprendre les raisons de ce changement et les avantages qu'il présente pour elle. Lorsque les employés verront comment l'automatisation et de meilleurs outils éliminent la corvée et réduisent les erreurs, ils seront beaucoup plus enclins à soutenir la transition.
Exécuter
Maintenant vient la partie la plus excitante : la mise en œuvre de votre plan. Commencez par un programme pilote, peut-être en vous concentrant sur un type de paiement ou une région géographique. Réglez les problèmes avant de le déployer à l'échelle mondiale. Fixez des délais réalistes et célébrez les petites victoires en cours de route.
N'oubliez pas que vous ne vous contentez pas de mettre en œuvre un logiciel ; vous transformez le mode de fonctionnement de votre entreprise. Cela demande du temps, de la patience et de la persévérance. Les plateformes comme Trolley offrent un support client dédié à chaque étape. Vous n'êtes jamais seul dans ce processus. Des experts sont toujours disponibles lorsque vous avez besoin de conseils ou que vous rencontrez des difficultés inattendues.
Bugcrowd : Une étude de cas
En fin de compte, nous pouvons mieux vous montrer que vous dire.
Depuis une dizaine d'années, Bugcrowd aide les entreprises à découvrir des bogues et des failles de sécurité grâce à son modèle de crowdsourcing. Au fur et à mesure que l'entreprise s'est développée, il est devenu difficile de payer ses chercheurs, dont le nombre ne cessait de croître.
"À l'époque, nous effectuions les paiements hebdomadaires à l'aide de feuilles de calcul et de tirages manuels", explique Abigail Nguy. Ce qui semble être une simple tâche hebdomadaire de 30 minutes n'était en fait que la partie émergée de l'iceberg. À la fin de chaque trimestre et de chaque année, le rapprochement se transformait en un projet de plusieurs semaines.
Trolley a complètement transformé les opérations de paiement de Bugcrowd. L'entreprise traite aujourd'hui cinq fois plus de paiements qu'auparavant, mais grâce à Trolley, le temps total nécessaire a chuté de plus de 90 %, pour atteindre moins de 10 heures par mois.
L'échelle aujourd'hui avec Trolley
"Si ce n'est pas cassé, ne le réparez pas" ? Pas lorsqu'il s'agit de finances. Lorsque vos processus de paiement sont manifestement défectueux, vous avez déjà perdu de l'argent, du temps et peut-être des employés talentueux. Nous avons examiné les signes avant-coureurs, et si l'un d'entre eux vous semble familier, vous savez qu'il est temps de changer.
Prêt à transformer vos opérations de paiement ? Réservez dès aujourd'hui une démonstration avec Trolley et découvrez comment nous pouvons vous aider à passer de 100 à 10 000 paiements et au-delà.
