Comment simplifier la saison des impôts pour vos artistes : Un guide pour les entreprises du secteur de la musique

La saison des impôts peut être compliquée pour les artistes, avec différents flux de revenus provenant souvent de sources diverses à travers le monde. Offrir des conseils peut contribuer à simplifier le processus de déclaration et à instaurer un climat de confiance entre vous et eux. Ce guide propose des conseils sur la meilleure façon de les aider en compilant les principales échéances fiscales, en comblant les lacunes en matière de déclaration des revenus et en mettant les artistes en contact avec des ressources supplémentaires pour les aider à passer la saison des impôts sans stress.

Pour les artistes, la saison des impôts peut ressembler à un labyrinthe accablant. Contrairement à la procédure W-2 que les amis ou la famille peuvent suivre pour leurs revenus d'emploi, les artistes jonglent souvent avec des revenus provenant de sources multiples (redevances, concerts, parrainages, etc.), répartis à travers les frontières nationales et internationales. Cette mosaïque de revenus pose des défis uniques, laissant de nombreux artistes stressés et incertains sur la manière de rester en conformité, et manquant parfois de données et de formulaires corrects.

En tant qu'entreprise travaillant avec des artistes et des titulaires de droits, vous êtes dans une position unique pour apporter un soutien significatif pendant cette période. En offrant les ressources et les outils adéquats, vous pouvez les aider à remplir leurs obligations, à gagner du temps et à réduire le stress, tout en renforçant les relations et en vous distinguant en tant que partenaire de confiance.

Bien qu'il y ait de nombreuses directions possibles, voici quelques suggestions - tirées de conversations avec Jessalyn Dean, CPA - pourvous aider à aider vos artistes à naviguer efficacement dans la saison des impôts. 

1. Proposer une liste de contrôle des dates importantes

Aider vos artistes à respecter les échéances fiscales est l'un des moyens les plus efficaces de les soutenir pendant la saison des impôts. Nombre d'entre eux concilient travail créatif et responsabilités administratives, et le fait de fixer des échéances claires peut faire une grande différence.

Voici les principales dates limites de déclaration à l'IRS à communiquer à vos artistes :

• Échéances de fin d'année
  • Formulaires 1099-NEC et 1099-MISC: les émetteurs doivent envoyer ces formulaires aux destinataires avant le 31 janvier. Les contribuables américains ont besoin des formulaires 1099-NEC et 1099-MISC pour préparer leur déclaration d'impôts, mais il peut arriver qu'ils n'en reçoivent pas, alors que ces revenus sont toujours déclarables et imposables. Les artistes américains qui ne déclarent pas les revenus figurant sur un formulaire 1099 dans leur déclaration de revenus peuvent recevoir une notification et encourir des pénalités pour sous-déclaration, ce qui souligne l'importance de fournir aux artistes les formulaires appropriés dans les délais impartis. 
  • le formulaire 1042-S (pour les particuliers non américains): Ces formulaires doivent être délivrés aux destinataires avant le 15 mars. Les particuliers non américains n'ont généralement pas besoin de ce formulaire pour remplir leurs déclarations fiscales dans leur pays d'origine, mais ils peuvent en avoir besoin s'ils souhaitent remplir une déclaration fiscale américaine pour obtenir le remboursement des impôts retenus en trop. 
  • Dates limites de dépôt des déclarations fiscales au niveau fédéral et au niveau de l'État: Si le 15 avril est généralement la date limite de dépôt des déclarations de revenus au niveau fédéral aux États-Unis, les artistes doivent également être conscients des dates limites propres à chaque État, qui peuvent être différentes. Pour ceux qui ne sont pas en mesure de respecter ces délais, le dépôt d'une demande de prolongation peut leur donner plus de temps pour remplir leur déclaration. Cependant, il est important de noter qu'une extension de déclaration ne signifie pas une extension pour le paiement des impôts dus - tous les impôts impayés doivent toujours être payés avant la date limite initiale pour éviter les pénalités.
• Échéances trimestrielles
  • Contrairement aux employés W-2 dont les impôts sont retenus par leur employeur, les artistes sont responsables du calcul et du paiement trimestriel de leurs impôts estimés. Le non-respect de ces échéances peut entraîner des amendes ou des pénalités. Les échéances trimestrielles sont généralement les suivantes
    • 15 avril
    • 15 juin
    • 15 septembre
    • 15 janvier (de l'année suivante)

Pour les artistes qui gagnent des revenus à l'étranger, les échéances fiscales varient d'un pays à l'autre, souvent en fonction de la législation fiscale propre à chaque juridiction. Bien qu'il ne soit pas nécessaire de couvrir tous les scénarios possibles, il est utile de rappeler aux artistes qu'ils doivent confirmer les échéances dans les régions où ils exercent leurs activités.

Pour aller plus loin, envisagez de compiler des informations clés sur les politiques fiscales des pays dans lesquels vos artistes se produisent fréquemment ou de ceux qui ont des implications fiscales importantes. La mise en évidence d'aspects tels que les taux de retenue à la source, les formulaires requis ou les délais de déclaration courants peut faire gagner du temps à vos artistes et les aider à éviter les surprises. En outre, certains pays peuvent exiger que certains formulaires fiscaux soient remplis avant qu'un événement générateur de revenus ne se produise, de sorte qu'il est essentiel de répondre à ces exigences avant que l'artiste ne se soit produit ou n'ait perçu des redevances.

En partageant une liste complète de dates et d'informations importantes, vous réduirez non seulement le stress de vos artistes, mais vous positionnerez également votre entreprise comme un partenaire compétent et fiable pendant cette période critique.

Comment faciliter la tâche de vos artistes :

• Créez une liste de contrôle simple qui présente ces dates clés, ainsi que des conseils de préparation.
• Rappelez aux artistes les impôts trimestriels estimés (pour les artistes américains) ou les équivalents dans d'autres pays, et donnez-leur des conseils sur les informations dont ils peuvent avoir besoin pour les calculer, d'autant plus qu'ils ne recevront pas de formulaires 1099 avant la fin de l'année. 
• Rappelez aux artistes, en début d'année, de revoir leurs obligations et de prévoir du temps pour les déclarations.
• Proposer des ressources, telles que des liens vers des formulaires fiscaux officiels ou des conseils du gouvernement, afin de simplifier le processus.

Une approche proactive des principales échéances peut contribuer à réduire la confusion et à rendre la saison des impôts plus facile à gérer.

2. Sensibiliser aux lacunes en matière de déclaration des revenus et à la conformité fiscale internationale

Pour de nombreux artistes, la partie la plus difficile de la saison des impôts est de s'assurer que tous leurs revenus sont correctement déclarés, en particulier lorsque certaines sources ne fournissent pas de formulaires d'imposition.

Lacunes dans la déclaration des revenus

Les artistes américains reçoivent souvent des formulaires 1099 pour certains types de revenus, mais des lacunes peuvent apparaître de plusieurs façons :

• Les organisations ne sont pas conscientes des exigences en matière de déclaration : Les organisations plus petites ou plus récentes peuvent ne pas savoir qu'elles sont tenues de délivrer des formulaires 1099 aux artistes.
• Paiements inférieurs au seuil: Si une entreprise verse à un bénéficiaire moins de 600 dollars au total sur l'année pour des revenus de services - ou moins de 10 dollars pour des redevances - elle n'aura pas à remplir le formulaire 1099. Toutefois, même sans formulaire, les artistes sont tenus de déclarer tous leurs revenus, quel que soit le montant du paiement.
• Absence de formulaires pour les revenus internationaux : Les paiements effectués par des entités étrangères peuvent ne pas être accompagnés de documents fiscaux, car ces organisations ne sont pas toujours tenues de délivrer des formulaires aux résidents américains.
• Attribution des revenus à l'État et au pays: Les paiements peuvent être effectués sans informations détaillées sur leur source d'origine, ce qui complique la tâche des artistes lorsqu'il s'agit d'attribuer le revenu à la juridiction fiscale appropriée. Même les formulaires 1099 et 1042-S ne sont pas tenus de divulguer la source d'origine, mais cette information est pertinente pour les artistes lorsqu'il s'agit de calculer et de payer leurs impôts. 

Les artistes peuvent croire à tort qu'ils ne sont tenus de déclarer que les revenus pour lesquels ils ont reçu des formulaires fiscaux, mais ce n'est pas le cas. En tant qu'entreprise rémunérant les titulaires de droits et les musiciens, vous pouvez contribuer à combler ces lacunes en regroupant les informations sur les revenus provenant de sources multiples dans un rapport unique.

Conformité fiscale internationale

Pour les artistes qui perçoivent des revenus au niveau international, la mise en conformité peut s'avérer particulièrement compliquée. Chaque pays a ses propres exigences en matière de retenue à la source, de déclaration et d'archivage, et la gestion de ces obligations peut être décourageante pour les artistes comme pour les entreprises.

En outre, comme les gouvernements du monde entier sévissent contre la sous-déclaration chronique des revenus, en particulier pour les travailleurs indépendants, il est plus important que jamais de garder une longueur d'avance. Des initiatives telles que le CAD7 de l'UE et le modèle de règles de l'OCDE facilitent l'accès des autorités fiscales aux données et permettent de combler les lacunes en matière de recettes fiscales, en ciblant les personnes susceptibles de percevoir des revenus imposables sans les déclarer correctement. Les entreprises du secteur de la musique peuvent jouer un rôle crucial en soutenant de manière proactive leurs artistes, en particulier ceux qui, par inadvertance, ne déclarent pas leurs revenus ou ne paient pas assez d'impôts au niveau international en raison de données incomplètes ou inexactes, avant que les autorités fiscales ne les rattrapent.

Voici comment vous pouvez nous aider :

• Consolider les données sur les sources de revenus : Fournir aux artistes une ventilation détaillée de leurs revenus internationaux, y compris les juridictions dans lesquelles ils ont été gagnés.
• Déterminer la nature des revenus : Qu'il s'agisse de redevances provenant de la diffusion en continu, de paiements pour des tournées internationales ou de revenus de parrainage, le fait de documenter clairement non seulement l'origine des revenus, mais aussi leur nature aide les artistes à répartir correctement leurs revenus et à déterminer les taux d'imposition qui s'y appliquent.
• Déduire correctement les retenues à la source: Certains pays exigent que les impôts soient retenus à la source. En s'assurant que les retenues sont exactes, les artistes évitent les amendes et les pénalités en cas de retenue insuffisante, tandis qu'en évitant les retenues excessives, ils évitent le temps et le coût de la déclaration d'impôts ou des réclamations pour récupérer les fonds. Trolley permet de s'assurer que les impôts sont correctement retenus en automatisant le processus et en fournissant des calculs en temps réel basés sur les dernières réglementations fiscales de chaque pays, réduisant ainsi le risque d'erreurs et garantissant la conformité avec les lois fiscales locales.
• S'informer sur les conventions fiscales : Les conventions de double imposition permettent de réduire l'impôt à payer par les personnes qui perçoivent des revenus dans plusieurs pays. Informez vos artistes de ces conventions et de la manière dont ils peuvent demander des crédits pour éviter de payer deux fois des impôts sur le même revenu.

En voici un exemple :
Imaginons qu'un artiste reçoive des redevances d'un service de streaming européen, qu'il donne des concerts au Canada et qu'il collabore avec une marque japonaise dans le cadre d'un accord de parrainage. Chaque flux de revenus peut être soumis à des règles fiscales différentes et, plus précisément, chaque pays dans lequel la musique a été diffusée ou jouée peut avoir des traitements fiscaux différents, ce qui fait de la conformité un casse-tête complexe. En consolidant ces informations et en attribuant les revenus aux juridictions appropriées, vous pouvez aider vos artistes à remplir des déclarations fiscales exactes et à récupérer tout impôt retenu en trop. Et si l'artiste est un citoyen américain vivant à l'étranger, la complexité s'accroît considérablement car il continue d'être tenu de remplir et de payer les impôts américains (et éventuellement ceux de l'État) même s'il ne vit plus aux États-Unis.

En aidant les artistes à s'y retrouver dans ces complexités, vous pouvez atténuer la confusion et le stress associés à la saison des impôts et même les aider à récupérer l'argent des impôts retenus en trop, tout en renforçant votre valeur en tant que partenaire.

3. Fournir aux artistes une liste de conseillers fiscaux de confiance

Il peut être difficile de s'y retrouver dans le paysage fiscal, même si les revenus déclarés sont clairs. C'est là qu'interviennent les conseillers fiscaux professionnels. En mettant vos artistes en contact avec des spécialistes qui comprennent l'industrie de la musique, vous pouvez leur apporter l'expertise dont ils ont besoin pour gérer leur situation financière unique.

Comment construire votre liste :

• Recherchez des conseillers ayant une expérience avérée de la collaboration avec les musiciens et les professionnels du spectacle.
• Inclure des conseillers à différents niveaux de prix afin de répondre aux besoins des artistes ayant des budgets différents.
• Tenez compte de la couverture géographique, en particulier pour les artistes qui ont des revenus internationaux ou qui travaillent dans plusieurs États.
• Vérifiez les conseillers figurant sur votre liste pour vous assurer qu'ils ont une bonne réputation et qu'ils sont réactifs.

En allant plus loin et en établissant une liste de professionnels approuvés, vous ne vous contentez pas d'effectuer une recherche sur Google, mais vous apportez une valeur réelle et concrète.

Idée bonus :
Organisez une séance virtuelle de questions-réponses avec un ou plusieurs conseillers fiscaux pour donner à vos artistes l'occasion de poser des questions dans un cadre sans pression. Cela peut aider les artistes à comprendre les options qui s'offrent à eux et à établir une relation de confiance avec les conseillers que vous recommandez.

Soutien supplémentaire :

• Partagez avec vos artistes des conseils sur la façon de se préparer à une rencontre avec un conseiller fiscal, par exemple en organisant les documents relatifs aux revenus et en dressant une liste de questions à l'avance.
• Fournir des ressources de base, comme des listes de contrôle ou des FAQ, pour les aider à optimiser le temps passé avec les professionnels.

En offrant l'accès à des conseillers de confiance, vous pouvez permettre à vos artistes de prendre des décisions éclairées concernant leurs impôts et de se concentrer sur leur carrière en toute confiance. Rendre la conformité fiscale plus facile et moins stressante pour vos artistes est un excellent moyen d'instaurer la confiance en faisant un effort supplémentaire. 

Comment Trolley peut aider

Aider vos artistes pendant la saison des impôts n'est pas seulement une question de conformité, c'est aussi montrer que vous vous souciez d'eux. En fournissant des ressources telles que des échéances importantes, des déclarations de revenus détaillées qui vont au-delà du strict minimum des formulaires 1099 et un accès à des professionnels de confiance, vous pouvez réduire le stress et la complexité de la saison des impôts pour vos artistes et instaurer un climat de confiance avec les personnes dont l'art permet à l'industrie de la musique de prospérer.

Chez Trolley, nous sommes là pour faciliter ce processus. Nos solutions automatisées de paiement et de reporting libèrent les équipes financières des tâches manuelles fastidieuses telles que la collecte et la distribution des formulaires. En s'assurant que les informations fiscales sont validées et adaptées à chaque flux de revenus, Trolley aide les entreprises musicales à rester en conformité tout en offrant une expérience transparente à leurs artistes.

Avec Trolley, vous pouvez vous concentrer sur l'établissement de relations durables et aider vos artistes à prospérer - pendant la saison des impôts et au-delà.

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*** Avis de non-responsabilité

Les informations fournies dans cet article le sont à titre informatif uniquement et ne doivent pas être considérées comme des conseils juridiques, financiers ou de conformité. Elles ne sont pas destinées à remplacer les conseils de professionnels qualifiés qui connaissent votre situation particulière. Le respect des règles de l'IRS relève de la responsabilité de votre organisation.

La plateforme Trolley est conçue pour faciliter les processus de paiement et de déclaration fiscale, mais ne constitue pas une certification juridique ou de conformité. Nous vous recommandons de consulter vos conseillers juridiques, financiers ou de conformité pour vous assurer que vos systèmes et processus répondent à toutes les exigences applicables. Pour toute question concernant les fonctionnalités de Trolley et leur adéquation avec vos besoins en matière de conformité, veuillez contacter notre équipe de support.