HISTOIRE D'UN SUCCÈS
Cabinet de recherche/réseau d'experts à l'échelle mondiale
Faciliter les paiements d'experts pour une société de recherche internationale
Réduction de 75
du temps consacré au traitement des paiements
2x plus rapide
rémunération des panélistes
Semaines
élimination de la réconciliation manuelle des impôts
Cabinet de recherche/réseau d'experts à l'échelle mondiale
Informations sur l'entreprise
Site web
L'industrie
Cabinet d'études, Réseau d'experts
Emplacement du siège
ÉTATS-UNIS
Client depuis
2024
Bénéficiaires
Panel d'experts
Pays de paiement
Mondial
Une importante société de conseil axée sur la recherche (nom anonymisé) travaille avec des milliers d'experts de haut niveau dans le monde entier, menant des études dans les domaines de la technologie, de la finance, des soins de santé et de la politique. Avec une empreinte mondiale et une base de panélistes croissantes, la société a dû faire face à des inefficacités croissantes dans ses opérations de paiement.
En adoptant Trolley, cette entreprise internationale a rationalisé ses flux de travail, amélioré sa visibilité et renforcé son engagement à fournir une expérience sur mesure.
Le résultat ? Des paiements plus rapides, des charges administratives réduites et une opération mondiale plus transparente.
Le résultat ? Des paiements plus rapides, des charges administratives réduites et une opération mondiale plus transparente.
Experts en attente, opérations noyées, finances bloquées
L'entreprise en question (histoire rendue anonyme à la demande du client) mène des recherches dans les domaines de la technologie, de la finance, des soins de santé et de la politique. Opérant à l'échelle mondiale, avec un siège aux États-Unis et des bureaux en Europe, l'entreprise emploie plus de 150 personnes et travaille avec des milliers de panélistes dans le monde entier.
Ces panélistes sont des experts de haut niveau, des décideurs et des parties prenantes clés qui fournissent des informations essentielles pour aider les clients à relever des défis commerciaux complexes. En participant à des études qualitatives et quantitatives, ils veillent à ce que les résultats des recherches soient fondés sur l'expérience du monde réel et sur des données de haute qualité.
L'équipe chargée des opérations est responsable de l'intégration harmonieuse des panélistes, du traitement des paiements d'incitation des panélistes et de la fourniture d'un soutien en temps opportun aux panélistes. Pour ce faire, elle doit traiter des milliers de transactions dans plusieurs pays, naviguer dans différents systèmes bancaires et veiller au respect de réglementations fiscales complexes.
Au fur et à mesure que l'entreprise se développait, ses processus de paiement existants sont devenus un goulot d'étranglement majeur, et ce pour plusieurs raisons :
Ces panélistes sont des experts de haut niveau, des décideurs et des parties prenantes clés qui fournissent des informations essentielles pour aider les clients à relever des défis commerciaux complexes. En participant à des études qualitatives et quantitatives, ils veillent à ce que les résultats des recherches soient fondés sur l'expérience du monde réel et sur des données de haute qualité.
L'équipe chargée des opérations est responsable de l'intégration harmonieuse des panélistes, du traitement des paiements d'incitation des panélistes et de la fourniture d'un soutien en temps opportun aux panélistes. Pour ce faire, elle doit traiter des milliers de transactions dans plusieurs pays, naviguer dans différents systèmes bancaires et veiller au respect de réglementations fiscales complexes.
Au fur et à mesure que l'entreprise se développait, ses processus de paiement existants sont devenus un goulot d'étranglement majeur, et ce pour plusieurs raisons :
- Manque de visibilité et de contrôle : Seule la direction financière avait accès à l'ancienne plateforme de paiement, laissant les opérations attendre une semaine entre l'hébergement d'un panneau et le traitement des paiements.
- Processus de réconciliation fastidieux : Les experts étant dispersés dans le monde entier, l'équipe devait jongler avec des flux de travail distincts pour les paiements nationaux et internationaux, ce qui entraînait des inefficacités et des retards.
- Documentation fiscale disparate : Les formulaires W-9 et les déclarations fiscales de fin d'année étaient traités sur une plateforme distincte, ce qui nécessitait des semaines de rapprochement manuel chaque année en décembre.
- Accès limité aux panélistes : Les panélistes ne disposaient pas d'un portail centralisé pour suivre les paiements, ce qui entraînait souvent une certaine confusion et une augmentation des demandes d'assistance.
"La multiplicité des feuilles de calcul et des plates-formes a fait de la déclaration fiscale un cauchemar. En décembre, cinq employés des opérations et trois membres de l'équipe financière passaient jusqu'à trois semaines à réconcilier les paiements pour la conformité fiscale."
Chef des opérations
Le changement de Payout Ops qui a tout changé
L'équipe savait que ses anciens systèmes et flux de travail n'étaient pas évolutifs et a cherché une meilleure solution. Les critères clés qu'ils recherchaient dans un nouveau fournisseur de paiement étaient les suivants :
- Facilité d'utilisation pour les équipes internes et les panélistes
- Une infrastructure de paiement mondiale capable de faire face à une expansion rapide
- Un système intégré combinant les paiements et la conformité fiscale
Après avoir évalué les différentes options, l'entreprise a choisi Trolley...une plateforme conçue pour payer et gérer la main-d'œuvre non salariée dans le monde entier.
La transition a été décourageante : migration des panélistes, recyclage du personnel et maintien des projets de recherche sur la bonne voie. Mais les avantages ont été immédiats. L'interface intuitive de Trolley L'interface intuitive et les outils d'automatisation de Trolley ont permis à l'entreprise d'intégrer plus efficacement les panélistes, en réduisant les contraintes administratives.L'interface intuitive et les outils d'automatisation de Trolley ont permis à l'entreprise d'intégrer plus efficacement les panélistes, en réduisant les contraintes administratives. L'équipe opérationnelle, qui devait auparavant naviguer dans plusieurs systèmes pour les paiements et la conformité fiscale, disposait désormais d'une plateforme centralisée offrant une visibilité et un contrôle complets sur les transactions. En outre, les panélistes ont réagi positivement au nouveau système, appréciant la transparence, la facilité d'utilisation et l'amélioration de la vitesse de paiement.
La transition a été décourageante : migration des panélistes, recyclage du personnel et maintien des projets de recherche sur la bonne voie. Mais les avantages ont été immédiats. L'interface intuitive de Trolley L'interface intuitive et les outils d'automatisation de Trolley ont permis à l'entreprise d'intégrer plus efficacement les panélistes, en réduisant les contraintes administratives.L'interface intuitive et les outils d'automatisation de Trolley ont permis à l'entreprise d'intégrer plus efficacement les panélistes, en réduisant les contraintes administratives. L'équipe opérationnelle, qui devait auparavant naviguer dans plusieurs systèmes pour les paiements et la conformité fiscale, disposait désormais d'une plateforme centralisée offrant une visibilité et un contrôle complets sur les transactions. En outre, les panélistes ont réagi positivement au nouveau système, appréciant la transparence, la facilité d'utilisation et l'amélioration de la vitesse de paiement.
"Nous savions que l'ancien système n'était pas évolutif. Les paiements, les recettes et les pays augmentaient tous trop rapidement."
Un destinataire aux petits soins pour chaque expert
Le passage à Trolley a transformé les opérations de l'entreprise. L'équipe des opérations, qui se débattait auparavant avec des rapports manuels et des approbations lentes, avait désormais un contrôle total sur les paiements et une visibilité sur chaque transaction.
"Trolley a donné à mon équipe une visibilité que nous n'avions jamais eue. Nous pouvons suivre les statuts, soutenir les panélistes et minimiser les erreurs, sans dépendre des services financiers.
Les panélistes qui attendaient auparavant jusqu'à une semaine pour que les paiements soient traités reçoivent désormais les fonds dans un délai d'un à deux jours ouvrables. La charge de travail de l'équipe financière a été considérablement réduite, ce qui lui permet de se concentrer sur des priorités plus stratégiques plutôt que sur la saisie manuelle des paiements.
En outre, les panélistes, dont beaucoup sont des experts de haut niveau ayant un emploi du temps chargé, bénéficient désormais d'un processus de paiement nettement plus fluide. La possibilité de spécifier les montants des paiements en devises locales a permis d'éliminer les litiges liés aux fluctuations des taux de change.
En outre, les panélistes, dont beaucoup sont des experts de haut niveau ayant un emploi du temps chargé, bénéficient désormais d'un processus de paiement nettement plus fluide. La possibilité de spécifier les montants des paiements en devises locales a permis d'éliminer les litiges liés aux fluctuations des taux de change.
"Nous avions l'habitude de proposer des incitations en dollars. Les taux de change créaient des conflits. Aujourd'hui, les paiements en monnaie locale permettent aux panélistes d'obtenir exactement ce que nous leur promettons.
Visibilité pour les opérations, confiance dans la conformité
Ce passage à des paiements localisés n'était qu'une des nombreuses améliorations. L'une des améliorations les plus significatives concerne la conformité fiscale. Le reporting fiscal intégré de Trolley a permis à l'entreprise de d'automatiser la collecte des W-9, de suivre les revenus et de générer des documents fiscaux en toute simplicité..
"Avant Trolley, notre équipe devait passer des semaines à réconcilier manuellement les données fiscales à la fin de l'année. Nous avions plusieurs plateformes gérant différentes parties du processus, ce qui entraînait des retards et augmentait le risque d'erreurs. Désormais, nous pouvons tout consolider en un seul endroit, ce qui réduit le stress et assure la conformité avec beaucoup moins d'efforts."
L'impact s'est étendu au-delà de l'efficacité opérationnelle - il a transformé la façon dont l'équipe travaillait au quotidien. La capacité de gérer les paiements de manière proactive, plutôt que de réagir constamment aux problèmes, leur a permis de se concentrer sur des efforts plus stratégiques.
En réfléchissant à cette transformation, ils ont souligné à quel point le changement a été important : "Il est difficile d'imaginer un retour en arrière. Les paiements fonctionnent, mon équipe a retrouvé du temps et les panélistes sont plus heureux.
En réfléchissant à cette transformation, ils ont souligné à quel point le changement a été important : "Il est difficile d'imaginer un retour en arrière. Les paiements fonctionnent, mon équipe a retrouvé du temps et les panélistes sont plus heureux.
L'avenir des paiements experts à grande échelle
Pour l'entreprise, Trolley n'était pas seulement une question de paiement - il s'agissait de renforcer son engagement envers les experts. Alors que l'entreprise continue de se développer à l'échelle mondiale, elle le fait avec la certitude que ses experts seront toujours payés avec précision, efficacité et avec le même niveau élevé de service que celui qui définit son approche de la recherche.
Trolley nous a permis de conserver notre approche "white glove" tout en développant nos opérations. Nous ne sommes plus embourbés dans des processus manuels et nous pouvons nous concentrer sur ce que nous faisons le mieux - fournir des informations, et non pas gérer l'administration.
Conor Cox, vice-président des revenus chez Trolley, a souligné l'alignement entre la plateforme de Trolley et l'approche de gestion des panélistes de la société de conseil, en déclarant : "La société avait besoin d'une solution qui corresponde à son expérience de la marque premium. La capacité de Trolley à rationaliser les paiements et la conformité tout en maintenant une expérience transparente pour les experts a fait de nous le partenaire idéal."
Avec Trolley en place, le cabinet est positionné pour une croissance continue. L'équipe peut en toute confiance développer son réseau d'experts, sachant que son infrastructure de paiement et de conformité est robuste et efficace.
Trolley nous a permis de conserver notre approche "white glove" tout en développant nos opérations. Nous ne sommes plus embourbés dans des processus manuels et nous pouvons nous concentrer sur ce que nous faisons le mieux - fournir des informations, et non pas gérer l'administration.
Conor Cox, vice-président des revenus chez Trolley, a souligné l'alignement entre la plateforme de Trolley et l'approche de gestion des panélistes de la société de conseil, en déclarant : "La société avait besoin d'une solution qui corresponde à son expérience de la marque premium. La capacité de Trolley à rationaliser les paiements et la conformité tout en maintenant une expérience transparente pour les experts a fait de nous le partenaire idéal."
Avec Trolley en place, le cabinet est positionné pour une croissance continue. L'équipe peut en toute confiance développer son réseau d'experts, sachant que son infrastructure de paiement et de conformité est robuste et efficace.
Témoignages de clients
Bug Hunt : Bugcrowd utilise Trolley pour effectuer des paiements quotidiens à des pirates éthiques
