Conformité fiscale 101 : Impôts, formulaires et règles pour le paiement de sous-traitants internationaux par des entreprises basées aux États-Unis

La conformité fiscale des entrepreneurs internationaux ne doit pas immobiliser votre équipe ni vous exposer à de lourdes amendes. Qu'il s'agisse de classer correctement les travailleurs (employés ou entrepreneurs), de choisir les bons formulaires fiscaux (W-8BEN, W-8BEN-E, W-9, 1042-S, 1099-NEC), de maîtriser les règles de retenue à la source, de sécuriser la collecte des formulaires ou de tenir des registres à toute épreuve, ce guide résume l'essentiel en cinq étapes directes. Suivez les étapes de ce guide pour satisfaire vos talents transfrontaliers et pour que vos livres soient prêts à être audités.

On pourrait penser que travailler avec quelqu'un à l'autre bout du monde n'entraîne que quelques complications, comme l'envoi d'un paiement à sa banque dans une devise différente ou la gestion des taux de change. En réalité, payer des gens à l'étranger implique des formulaires fiscaux aux noms énigmatiques, des retenues d'impôts et des règles de conformité qui varient d'un pays à l'autre.

L'expression "je ne savais pas" n'effacera pas les pénalités, les arriérés d'impôts ou les contrôles.

Ceci étant dit, il y a tellement d'avantages à travailler avec des contractants étrangers (accès à des talents spécialisés, rentabilité, couverture étendue, etc. 

Ce guide vous guidera à travers les étapes essentielles de la conformité fiscale des entrepreneurs internationaux. Vous apprendrez comment classer correctement les travailleurs, quels formulaires utiliser, quels impôts retenir et comment tenir des registres appropriés.

Étape 1 : Catégoriser les travailleurs

La première étape est peut-être la plus importante, car si vous vous trompez, tout ce qui suit devient incorrect par défaut. Vous pourriez classer à tort une personne comme entrepreneur alors qu'elle est légalement un employé, ce qui entraînerait des pénalités, des arriérés d'impôts et des complications juridiques. Se tromper peut coûter cher. 

La distinction entre entrepreneur et employé n'est pas qu'une question de paperasserie, elle concerne la manière dont vous travaillez ensemble.

Selon l'IRS, il y a trois façons principales de différencier un entrepreneur indépendant d'un employé.

Nous examinerons ces facteurs ci-dessous, mais il convient de noter qu'il ne s'agit pas d'une recette infaillible. Parfois, la personne peut entrer dans plus d'une case. En outre, les pays ont des seuils différents pour déterminer ce qui constitue un employé et ce qui constitue un entrepreneur.

Conseil de pro : Conservez des accords écrits dans vos dossiers pour prouver cette relation. Un simple contrat décrivant la nature de votre accord de travail peut vous éviter de gros problèmes à l'avenir (mais il ne détermine pas à lui seul le statut).

Remarque : si un travailleur réside dans un pays autre que les États-Unis, vous devez tenir compte de la législation du travail de ce pays en plus de celle des États-Unis. Par exemple, si un travailleur vous informe qu'il vit aux Pays-Bas, vous devez consulter à la fois les directives de l'IRS et le droit du travail néerlandais pour vous assurer que les normes de classification des travailleurs sont respectées dans les deux juridictions.

Contrôles comportementaux

Le contrôle comportemental consiste à déterminer si vous avez le droit de diriger et de contrôler la manière dont le travailleur effectue son travail. Il ne s'agit pas de savoir si vous exercez réellement ce contrôle, mais si vous avez le droit de le faire.

Si vous travaillez avec un entrepreneur, vous lui dites généralement ce qui doit être fait, mais pas comment le faire. Par exemple, si vous engagez un graphiste pour créer un logo, vous lui fournissez la vision et les exigences. C'est lui qui décide du logiciel à utiliser, du moment où il doit travailler et de son processus créatif. D'un autre côté, le fait d'avoir un employé vous donne plus de contrôle.

Si vous exigez du concepteur qu'il utilise un logiciel spécifique, qu'il travaille pendant vos heures d'ouverture et qu'il suive pas à pas le processus de conception de votre entreprise, il est plus probable qu'il s'agisse d'un employé.

Contrôles financiers

Le contrôle financier examine qui a le contrôle sur les aspects commerciaux de l'emploi du travailleur. Il s'agit d'éléments tels que la rémunération, les amortissements et le soutien sous forme d'outils et/ou de formation. 

Les entrepreneurs vous facturent généralement leur travail. Dans de nombreux cas, ils couvrent leurs propres frais professionnels et fournissent leur propre équipement, bien que cela puisse être modifié dans le contrat. En général, si vous engagez un développeur web qui utilise son propre ordinateur, paie ses propres licences logicielles et vous envoie des factures mensuelles, c'est qu'il présente les signes d'un entrepreneur.

Toutefois, si vous fournissez l'ordinateur, payez tous les logiciels, remboursez les frais d'Internet et versez un salaire régulier, vous le traitez comme un employé.

Contrôle des relations

Le type de relation examine la manière dont vous et le travailleur percevez votre relation. Les entrepreneurs travaillent généralement sur des projets spécifiques avec des dates de fin définies. Ils ne bénéficient pas non plus d'avantages tels que l'assurance maladie ou les congés payés. Supposons que vous engagiez un consultant en marketing pour une campagne de trois mois dont la portée du projet et la date de fin sont clairement définies. Il s'agit d'une relation d'entrepreneur.

Si cette même personne travaille exclusivement pour vous depuis deux ans, qu'elle assiste à toutes les réunions de l'entreprise et que vous envisagez de lui offrir des prestations de santé, vous êtes probablement entré dans la catégorie des salariés.

En outre, si vous (l'entreprise) n'autorisez pas le travailleur à prendre en charge d'autres projets, il est plus probable qu'il soit considéré comme un salarié.

Un mot sur les travailleurs à distance

Depuis l'évolution vers des lieux de travail hybrides, nous devons également mentionner le travailleur à distance. Il s'agit souvent d'un employé qui travaille à domicile, mais qui reste sous le contrôle de l'entreprise. L'IRS précise que le fait de travailler à domicile ne fait pas automatiquement de quelqu'un un entrepreneur.

Pensez-y à travers notre lentille à trois facteurs. Le travailleur en question est un représentant du service clientèle à distance qui.. :

• Se connecte à des heures précises (contrôle du comportement)
• utilise les systèmes de votre entreprise et reçoit un salaire régulier (contrôle financier)
• Il est avec vous depuis des années, sans date de fin en vue, et n'est pas autorisé à travailler sur d'autres projets que les vôtres (contrôle de la relation).

Il est plus que probable que la personne susmentionnée est un employé. Le fait qu'il travaille depuis sa table de cuisine plutôt que depuis votre bureau ne change rien à cette classification.

Étape 2 : Connaître ses obligations

Vos obligations fiscales vont bien au-delà de la paperasserie et varient considérablement en fonction de l'endroit où se trouvent vos sous-traitants et du lieu d'activité de votre entreprise.

La complexité est d'autant plus grande que les différents pays ont leurs propres conventions fiscales, leurs propres exigences en matière de retenue à la source et leurs propres délais de déclaration. Ce qui fonctionne pour la déclaration d'un contractant au Canada peut être complètement différent pour un contractant en Inde. C'est là que beaucoup d'entreprises trébuchent en pensant qu'une seule approche convient à tous les paiements internationaux.

Quelques mots sur le prélèvement fiscal

La retenue à la source consiste à déduire un pourcentage déterminé des paiements et à l'envoyer directement aux autorités fiscales. Cela permet de s'assurer que les impôts sont payés à l'avance, ce qui est particulièrement important pour les paiements internationaux.

La retenue d'impôt pour les sous-traitants étrangers dépend de l'endroit où le travail est effectué et des conventions fiscales applicables. En général, si le contractant travaille entièrement en dehors des États-Unis, il n'est pas nécessaire de retenir ou de déclarer les paiements à l'IRS.

Vérifier les conventions fiscales applicables

Cela permet de réduire les retenues à la source ou de les éliminer complètement. Les États-Unis ont conclu avec plus de 60 pays des conventions en matière d'impôt sur le revenu qui peuvent avoir une incidence considérable sur vos obligations en matière de retenue à la source. Ces conventions évitent la double imposition et réduisent souvent le taux de retenue standard de 30 % sur certains types de revenus.

Il convient toutefois de garder à l'esprit que les avantages de la convention peuvent devenir plus complexes lorsqu'un travailleur étranger se rend effectivement aux États-Unis pour y fournir des services. Dans ce cas :

• D'autres règles peuvent l'emporter sur la convention : Si le travail de la personne aux États-Unis crée un revenu effectivement rattaché (ECI), vous devez le déclarer sur le formulaire W-8ECI plutôt que de vous appuyer uniquement sur une exemption conventionnelle.
• Formulaire 8233 pour les services personnels : Les exonérations prévues par la convention pour les personnes physiques non résidentes fournissant des services personnels de source américaine doivent être demandées au moyen du formulaire 8233 de l'IRS. Une fois que vous - ou le travailleur - avez déposé le formulaire 8233, vous devez attendre 10 jours avant d'appliquer le taux de retenue réduit.

Par exemple, en vertu de la convention entre les États-Unis et le Royaume-Uni, certains paiements de services commerciaux peuvent être exonérés, mais uniquement si ces services ne sont pas fournis physiquement aux États-Unis. De même, la convention entre les États-Unis et le Canada peut éliminer la retenue à la source sur de nombreux types de revenus d'entreprise, sauf si le travail lui-même a lieu sur le sol américain et déclenche les règles relatives aux ICE ou aux services personnels.

Comment collecter les formulaires fiscaux

L'une des principales difficultés que l'on rencontre lorsqu'on travaille avec des entrepreneurs internationaux est de devoir leur courir après pour obtenir leurs formulaires. S'ils ne réagissent plus au moment de la saison des impôts, vous risquez de vous retrouver dans l'eau chaude. 

Pour vous faciliter la tâche, vous devriez commencer à collecter les formulaires fiscaux avant d'effectuer votre premier paiement. Faites-en un élément de votre processus d'intégration, tout comme vous le feriez pour un contrat signé ou des informations bancaires.

Utilisez des méthodes sécurisées pour collecter ces formulaires car ils contiennent des informations sensibles. Les courriers électroniques cryptés, les services de transfert de fichiers sécurisés ou les plateformes d'intégration dédiées fonctionnent bien. Effectuez un suivi rapide si les formulaires sont incomplets ou expirés.

Étape 3 : Identifier les formulaires fiscaux pertinents de l'IRS

Vient ensuite la partie préférée de tous : la montagne de paperasse.

Même si ce n'est pas la chose la plus amusante à faire, il est essentiel de comprendre les formulaires fiscaux pour éviter des erreurs coûteuses. La bonne nouvelle ? Une fois que vous savez quels formulaires utiliser et à quel moment, le processus devient beaucoup plus facile à gérer.

Il existe d'innombrables formulaires, dont certains sont destinés à des cas d'utilisation très spécifiques. Nous nous concentrerons sur les formulaires les plus courants que vous rencontrerez lorsque vous travaillerez avec des entrepreneurs internationaux.

Classer correctement et demander une décision officielle

Avant de collecter les formulaires fiscaux, assurez-vous que vous avez correctement classé votre bénéficiaire en tant que salarié ou entrepreneur indépendant.

Parfois, la frontière entre entrepreneur et employé est si floue que vous avez besoin d'une décision officielle.

Le formulaire SS-8 revient à demander à un arbitre de rendre une décision dans un match serré. Vous fournissez des informations détaillées sur la relation de travail, l'IRS les examine et vous indique si la personne est un employé ou un entrepreneur selon la classification fiscale américaine.) La procédure peut durer six mois ou plus, il ne s'agit donc pas d'une solution rapide. Mais si vous êtes confronté à une situation où une classification erronée pourrait vous coûter cher, cela vaut la peine d'attendre pour avoir l'esprit tranquille.

Il est important de se rappeler que toute décision de l'IRS s'applique strictement aux classifications fiscales américaines. Si votre bénéficiaire réside en dehors des États-Unis, vous aurez besoin de conseils distincts de la part des autorités fiscales de ce pays. Vous ne pouvez pas vous fier uniquement à une décision de l'IRS pour éviter les risques de classification erronée à l'étranger. 

Exemple : Il est fréquent que des citoyens américains s'installent en Europe, souvent en raison de l'emploi de leur conjoint. Ces conjoints "accompagnateurs" obtiennent l'autorisation de travailler à distance pour leurs employeurs aux États-Unis, pensant à tort qu'ils peuvent simplement transformer ces employés en entrepreneurs 1099 une fois à l'étranger. Toutefois, si les autorités fiscales locales, comme le Belastingdienst néerlandais, enquêtent et découvrent que la personne est toujours un employé (par exemple, qu'elle ne facture qu'une seule entreprise régulièrement), votre entreprise pourrait être confrontée à des problèmes importants. Il pourrait s'agir d'allégations d'emploi illégal d'une personne sans enregistrement local approprié des salaires, de non-paiement des congés de maladie obligatoires ou de négligence des indemnités de vacances requises.

Collecter les bons formulaires de résidence et d'information

Avant de pouvoir effectuer des paiements, vous devez déterminer le statut fiscal de chaque bénéficiaire et rassembler les documents requis pour la déclaration annuelle. Cette étape vous permet de retenir le montant correct d'impôt (le cas échéant), de rester en conformité avec les règles de l'IRS et d'éviter les surprises en fin d'année.

Selon que votre contractant est une personne étrangère ou une personne américaine, et selon les circonstances spécifiques de ses services, vous devrez remplir un ou plusieurs des formulaires suivants :

• Contractants étrangers:
  • Particuliers: W-8BEN (cas général), formulaire 8233 (pour la prestation de services à l'intérieur des États-Unis) ou W-8ECI (revenus effectivement liés).
  • Entités: W-8BEN-E (cas généraux) ou W-8ECI (revenus effectivement rattachés)
• Entrepreneurs américains:
  • W-9

Vous trouverez ci-dessous des conseils détaillés sur chaque formulaire, notamment quand et comment les utiliser, des astuces pour les remplir et des recommandations pour la gestion de votre documentation.

W-8BEN & W-8BEN-E

Le W-8BEN est le formulaire principal pour les entrepreneurs étrangers individuels, tandis que le W-8BEN-E s'applique aux entités étrangères. Ces formulaires certifient que votre contractant peut bénéficier de taux de retenue réduits s'il n'est pas une personne américaine.

Considérez le formulaire W-8BEN comme un passeport à des fins fiscales - tout comme un passeport confirme la citoyenneté pour les voyages internationaux, ce formulaire confirme la résidence fiscale pour le traitement des paiements. Notre blog contient de plus amples informations et un guide détaillé sur le formulaire W-8BEN.

Ces formulaires restent valables pendant trois ans à compter de la date de signature, puis ils expirent. Si vous ne disposez pas d'un formulaire W-8BEN ou W-8BEN-E valide, vous devrez retenir l'impôt sur le revenu au taux par défaut de 30 %.

W-9

Pour vos sous-traitants basés aux États-Unis, vous collecterez le formulaire W-9 de l'IRS afin de saisir le nom légal, l'adresse et le numéro d'identification du contribuable (TIN) dont vous aurez besoin pour préparer le formulaire 1099-NEC lors de la déclaration annuelle. 

Vous n'envoyez pas le formulaire W-9 lui-même à l'IRS, il reste dans vos dossiers, mais il fournit les données nécessaires pour déclarer avec précision la rémunération des non-salariés.

Déposer une déclaration d'information annuelle

Une fois que vous avez collecté les formulaires de résidence appropriés (W-8BEN/E, W-9, etc.) et effectué vos paiements, l'étape suivante consiste à déclarer le total de ces transactions à l'IRS pour chacun de vos contractants. 

Les déclarations annuelles d'informations résument ce que vous avez payé et les impôts retenus, ce qui permet à vos contractants et à l'IRS d'être au courant de la situation. Selon que votre contractant est une personne étrangère ou une personne américaine, vous remplirez l'un des deux formulaires suivants :

• Entrepreneurs étrangers (W-8 / 8233) : 1042 et 1042-S
• Entrepreneurs américains (W-9) : 1099-NEC (ou d'autres options)

Ci-dessous, nous expliquons quand et comment compléter chacune d'entre elles.

1042 & 1042-S

Le formulaire 1042 est une déclaration annuelle que vous remplissez pour déclarer les paiements effectués à des personnes étrangères et l'impôt éventuellement retenu. Vous devez remplir le formulaire 1042-S (comme un W-2 pour les entrepreneurs étrangers) si vous avez effectué des paiements d'au moins un dollar à un entrepreneur étranger. Chaque entrepreneur étranger reçoit une copie du formulaire 1042-S, détaillant ses revenus et l'impôt éventuellement retenu.

Les formulaires 1042-S sont destinés aux entrepreneurs individuels, tandis que le formulaire 1042 résume l'ensemble pour l'IRS. Il existe également un formulaire 1042-T, qui est le formulaire de transmission si vous choisissez de remplir des formulaires papier. Toutefois, nous vous recommandons vivement de le faire par voie électronique - nous y reviendrons plus tard.

1099-NEC

Le 1099-NEC (Non-Employee Compensation) est le formulaire que vous remplissez pour les entrepreneurs indépendants basés aux États-Unis. Il remplace l'ancien système dans lequel les paiements des entrepreneurs étaient déclarés sur le 1099-MISC. Le changement a eu lieu en 2020, donc si vous utilisez les anciens guides, il est temps de passer à autre chose. Notez que le 1099-MISC n'a pas été complètement supprimé, mais qu'il est désormais utilisé à d'autres fins diverses, comme le paiement d'un loyer ou d'un avocat.

Remplissez un formulaire 1099-NEC si l'entrepreneur était basé aux États-Unis et a reçu plus de 600 dollars au cours de l'année fiscale. Vous devrez également remplir un 1099-NEC si une retenue d'impôt a été effectuée, même si le montant total des paiements est inférieur à 600 dollars. Ce formulaire indique le montant total que vous avez payé à l'entrepreneur, et vous en recevrez tous deux une copie.

Lors de l'envoi du 1099-NEC, vous devrez également soumettre le formulaire 945 de l'IRS pour déclarer tout impôt fédéral sur le revenu retenu sur ces paiements aux entrepreneurs.

Remarque : avec l'adoption récente de la loi OBBB aux États-Unis, le seuil de déclaration des paiements sur le formulaire 1099-NEC passera à 2 000 dollars à partir de 2026 et sera indexé sur l'inflation les années suivantes.

Étape 4 : Tout enregistrer

L'une des grandes erreurs commises par les entreprises est de remplir leur déclaration d'impôts et d'essayer ensuite de l'oublier en rangeant les documents dans un classeur poussiéreux. Cette approche peut fonctionner jusqu'à ce que vous soyez confronté à un audit, et vous regretterez alors de ne pas avoir mis en place de meilleurs systèmes d'archivage.

Vous devez conserver tous les formulaires et registres pendant au moins 3 à 6 ans, en fonction des éventuelles divergences constatées. Pour plus de sécurité, nous vous recommandons de tout conserver pendant 6 ans.

Voici les meilleures pratiques pour conserver les documents essentiels :

• Passez au numérique : Oubliez les scanners et optez plutôt pour des parcours de formulaires électroniques. Vous éliminerez ainsi de nombreux problèmes liés aux formulaires manuels.
• Organiser clairement : Trier par nom d'entrepreneur et par année fiscale.
• Suivre les paiements : Enregistrez toutes les factures, les confirmations de paiement et les relevés bancaires.
• Archiver les communications : Conservez les courriels clarifiant le statut de l'entrepreneur.
• Fixer des rappels : Notez les échéances des formulaires et les dates limites de dépôt.
• Sécuriser les données : Cryptage des informations fiscales sensibles.
• Automatiser : Utilisez un logiciel (comme Trolley) pour rationaliser la gestion des dossiers.

Étape 5 : Déposer le dossier dans les délais

Le non-respect des échéances fiscales est coûteux. Les retards dans le dépôt des déclarations de renseignements entraînent des pénalités allant de 60 à 630 dollars par formulaire, en fonction de la durée du retard. En outre, si vous ne déposez pas les impôts retenus à temps, vous devrez payer des intérêts (environ 0,5 % par mois) sur les montants impayés jusqu'à ce qu'ils soient entièrement payés. Il existe également une pénalité pour dépôt tardif, en plus des frais d'intérêt. Les pénalités de retard journalières peuvent atteindre 2 à 15 % du montant non déposé jusqu'à ce qu'il soit déposé. 

Les pénalités et les intérêts peuvent s'accumuler rapidement, c'est pourquoi il est essentiel de déposer et de payer la demande dans les délais impartis.

Si vous prévoyez des retards, demandez proactivement des prolongations de délai, avant la date d'échéance initiale, au moyen du formulaire 8809. Les prorogations vous donnent plus de temps pour remplir les formulaires, mais pas plus de temps pour payer les impôts dus. 

Le dépôt électronique vous facilite la vie. Le dépôt électronique est plus rapide et plus précis, et il fournit une confirmation immédiate de la réception de vos formulaires. L'IRS exige même le dépôt électronique si vous soumettez plus de 10 formulaires.

Une étape supplémentaire : Faire mieux avec le Trolley l'année prochaine

La conformité ne doit pas être compliquée. Trolley automatise la collecte des formulaires fiscaux, les retenues à la source et les rapports pour les entrepreneurs internationaux. 

La plateforme gère les retenues à la source et réduit les rapports de fin d'année à un processus en trois étapes. Étant donné que vous recueillez les informations fiscales du bénéficiaire lors de l'inscription et que vous prélevez automatiquement les impôts sur chaque paiement, votre charge de travail en fin d'année est déjà considérablement réduite. Vous pouvez même procéder à une déclaration électronique en quelques clics !

Prêt à rendre la conformité sans effort ? Réservez dès maintenant votre démonstration Trolley pour simplifier les paiements et les déclarations fiscales des entrepreneurs internationaux.

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Clause de non-responsabilité

Les informations contenues dans cet article sont fournies à des fins éducatives et ne constituent pas des conseils juridiques, fiscaux ou de conformité. Vous devez consulter des professionnels qualifiés connaissant votre situation particulière avant de prendre des décisions concernant la classification des travailleurs, la collecte des formulaires fiscaux, la retenue à la source ou les obligations de déclaration (y compris 1099-NEC, 1042-S, W-8BEN/E, le formulaire 8233 et les règlements de l'IRS y afférents).

La plateforme Trolley automatise la collecte des formulaires, la retenue et les flux de travail de déclaration, mais ne remplace pas les conseils d'un professionnel et ne garantit pas la conformité. Veuillez travailler avec vos conseillers juridiques, financiers ou de conformité pour vérifier que vos processus - et toute utilisation de Trolley - répondent à toutes les exigences applicables. Pour toute question concernant les fonctionnalités de Trolley et la manière dont elles répondent à vos besoins de conformité, contactez notre équipe de support.