À partir de 2020, l'IRS a réintroduit le formulaire 1099-NEC. Ce formulaire, autrefois mis au rancart, est désormais utilisé pour déclarer les rémunérations versées aux travailleurs non-salariés, en lieu et place du formulaire 1099-MISC. Bien qu'il puisse y avoir une certaine confusion sur la question de savoir quand utiliser un 1099-NEC par rapport à un 1099-MISC, le formulaire 1099-NEC clarifie la manière de déclarer les revenus versés aux freelances et aux entrepreneurs indépendants, un secteur de la main-d'œuvre en pleine croissance.
De plus en plus, les entreprises comptent sur les freelances, les travailleurs à la carte et les entrepreneurs indépendants pour constituer leur main-d'œuvre. La pandémie de COVID-19 n'a fait que souligner ce fait ; 1 travailleur américain sur 10 a commencé à travailler en freelance en 2020, et 75 % d'entre eux l'ont fait pour soutenir leur stabilité financière(Upwork, 2020). Selon Statista, on prévoit que d'ici 2028, les freelances représenteront plus de la moitié de la main-d'œuvre américaine totale.
Aux yeux de l'IRS, nombre de ces travailleurs sont considérés comme des "non-salariés". Malgré leur nom, l'importance de leur travail ou leur obligation de payer des impôts n'en est pas affectée, et l'entreprise ou l'organisation qui les paie pour leurs services a l'obligation de déclarer tout paiement en tant que revenu à l'IRS au moyen du formulaire 1099-NEC.
Quelques éléments à retenir de cet article :
- Un non-salarié est un travailleur indépendant, un entrepreneur ou un consultant.
- La rémunération comprend les honoraires, les jetons de présence des administrateurs non salariés et les commissions, y compris les commissions d'affiliation.
- La date limite de dépôt est fixée au 31 janvier.
Il est important que toutes les personnes travaillant avec des entrepreneurs indépendants comprennent les exigences de déclaration du formulaire 1099-NEC. Si vous avez des questions sur le formulaire 1099-NEC de l'IRS, Nonemployee Compensation, ou sur la déclaration en ligne, continuez à lire.
Cet article couvre
Explication du formulaire 1099-NEC
Le formulaire 1099-NEC est un formulaire de rémunération des non-salariés. Ce formulaire de l'IRS est utilisé pour déclarer les revenus bruts d'un non-salarié au cours d'une année fiscale donnée.
Autrefois utilisé pour déclarer les revenus d'un travail indépendant, le formulaire 1099-NEC a été retiré de la circulation en 1983 et remplacé par le 1099-MISC. Cependant, avec l'augmentation du nombre de travailleurs indépendants dans les années 2010, et un ensemble confus de dates limites de déclaration et de dépôt en raison de la nature multi-usage du 1099-MISC, l'IRS a réintroduit le 1099-NEC pour l'année fiscale 2020.
Qui reçoit un 1099-NEC ? Qui est considéré comme non-salarié ?
Les non-salariés sont des personnes qui n'ont pas de relation employeur/employé avec votre organisation.
Parmi les exemples de non-salariés, on peut citer
- Entrepreneurs indépendants
- Consultants
- Conseillers
- Prestataires de services/vendeurs
- Travailleurs occasionnels
- Indépendants
Il s'agit des exemples les plus courants, mais cette liste n'est pas exhaustive. Toute personne ou organisation qui travaille pour votre entreprise mais n'est pas un salarié peut être considérée comme un non-salarié.
Exigences en matière de déclaration 1099-NEC
Les payeurs doivent remplir le formulaire pour toute personne physique non salariée, société de personnes, succession ou organisation qui :
- n'est pas soumis à l'obligation d'emploi W-2 (salariés), et
- a reçu 600 $ ou plus en espèces ou en revenus autres qu'en espèces de votre entreprise ou organisation au cours de l'année d'imposition.
Qu'est-ce que la rémunération des non-salariés ?
Maintenant que nous avons défini "qui" est un non-salarié, définissons ce qu'est la rémunération d'un non-salarié.
La façon la plus simple de résumer les types de rémunération des non-salariés est la suivante : "tout ce qui n'est pas un salaire versé à un employé". Pour vous aider, voici quelques types de rémunérations courantes qui donneront lieu à l'établissement d'un 1099-NEC.
- Honoraires pour services rendus : La forme la plus courante de rémunération nécessitant un formulaire 1099-NEC est la rémunération pour services rendus, telle que l'argent versé à des consultants, à des freelances ou à des entrepreneurs indépendants.
- Honoraires des administrateurs non-salariés : Les honoraires versés aux membres du conseil d'administration, à condition qu'ils ne soient pas salariés, nécessitent la production et le dépôt d'un formulaire 1099-NEC.
- Commissions : Les commissions sont des paiements effectués pour des services rendus ou reçus dans le cadre d'un commerce ou d'une entreprise pour lesquels la personne n'est pas salariée. Les commissions d'affiliation pour les particuliers et les entreprises basées sur le web sont incluses dans cette catégorie.
Quand ne pas émettre de 1099-NEC
Vous n'êtes pas tenu de remplir le formulaire 1099-NEC pour les salariés. Vous devez émettre le formulaire W-2 à la place. Même lorsqu'il s'agit de paiements effectués à des non-salariés, vous pouvez, dans certains cas, utiliser d'autres formulaires similaires au lieu du formulaire 1099-NEC.
Quand utiliser un 1099-MISC au lieu d'un 1099-NEC ?
Auparavant, le formulaire 1099-MISC était le fourre-tout pour le paiement des non-salariés. Toutefois, l'IRS a réintroduit le formulaire 1099-NEC afin de clarifier une économie du travail de plus en plus indépendante et de simplifier les délais de dépôt.
Bien que le 1099-NEC soit désormais le plus courant, le 1099-MISC reste nécessaire dans certaines situations. L'IRS a publié des lignes directrices pour l'émission d'un 1099-MISC, notamment dans les cas suivants :
- Redevances: Redevances versées à des personnes pour des services liés à des biens incorporels, notamment des brevets, des droits d'auteur, des marques déposées et des noms commerciaux. Si vous avez conclu un accord de redevance, toute somme versée dans le cadre de cet accord et dépassant 10 $ doit faire l'objet d'une déclaration 1099-MISC.
- Loyer: si vous avez payé plus de 600 $ pour louer des bureaux, des machines ou (si vous êtes agriculteur) des pâturages pour faire paître vos animaux, vous devez remplir et déposer un formulaire 1099-MISC pour ce montant.
- Paiements à un avocat: Les honoraires payés pour les services d'un avocat doivent être déclarés au moyen d'un 1099-MISC, et non d'un 1099-NEC.
Quand utiliser un 1099-K au lieu d'un 1099-NEC ?
Mise à jour du 22/11/2023 : L'IRS a annoncé un nouveau report de ses changements de seuil pour le formulaire 1099-K. Pour l'année civile 2023, avec une échéance de déclaration en janvier 2024, le seuil de déclaration pour les TPSO reste à 20 000 $ en montant brut de l'ensemble des paiements et 200 transactions.
L'IRS prévoit de proposer un seuil de déclaration de 5 000 dollars pour l'année suivante, l'objectif étant de tendre à terme vers le seuil de 600 dollars. Ce changement n'affecte pas les seuils de déclaration des États, dont beaucoup sont déjà de 600 dollars.
Le formulaire 1099-K, ou Payment Card and Third Party Network Transactions, est utilisé par les sociétés de cartes de crédit et les entreprises de traitement des paiements pour déclarer les transactions qu'elles traitent pour les entreprises.
Il peut s'agir de Visa, Mastercard ou PayPal qui traitent les paiements pour les détaillants, ou de places de marché en ligne comme eBay, Etsy ou Amazon qui facilitent les transactions. Il est de plus en plus fréquent que certains membres de l'économie parallèle ou certaines entreprises soient payés par le biais de transactions effectuées par des réseaux tiers.
Il est important de noter que des changements très importants ont été apportés aux exigences de déclaration du formulaire 1099-K qui entreront en vigueur au cours des prochains exercices fiscaux :
Jusqu'à présent, le seuil d'émission d'un 1099-K ne s'appliquait qu'aux personnes qui avaient.. :
- a effectué plus de 200 transactions, et
- a rapporté au total plus de 20 000 dollars.
- toutes les cartes de paiement telles que les cartes de débit, les cartes de crédit ou d'autres réseaux de tiers au cours de l'année civile précédente.
Bien que l'IRS ait déclaré les années 2022 et 2023 "période de transition" et que l'année 2024 soit probablement marquée par un seuil provisoire de 5 000 dollars, les entreprises devront finalement produire un formulaire 1099-K avant le 31 janvier si une personne rémunérée remplit les conditions suivantes :
- ont réalisé un total de plus de 600 $ (aucune transaction minimale n'est requise)
- toutes les cartes de paiement telles que les cartes de débit, les cartes de crédit ou d'autres réseaux de tiers au cours de l'année civile précédente.
1099-NEC Dates limites de dépôt
Si vous devez émettre un 1099-NEC, vous pouvez le déposer en ligne auprès de l'IRS ou sur papier avant le 31 janvier. Vous devrez également fournir au bénéficiaire (votre vendeur) la déclaration du bénéficiaire (sa copie du 1099-NEC) avant le 31 janvier.
Si une organisation ne soumet pas le formulaire 1099-NEC à temps, l'IRS peut lui imposer des pénalités ou des amendes. Malheureusement, il n'y a pas de prolongation automatique du délai de dépôt.
Pour demander une prolongation du délai de dépôt pour cause de difficultés, vous devez demander une prolongation en soumettant le formulaire 8809 à l'IRS.
Comment remplir le formulaire 1099-NEC
Si vous avez versé des fonds à un non-salarié et que vous devez émettre un 1099-NEC, il y a quelques étapes à suivre. Le processus commence lorsque vous engagez un nouveau fournisseur (en recueillant ses informations fiscales au moyen d'un formulaire W-9) et se termine, pour un exercice fiscal donné, lorsque vous déposez le formulaire 1099-NEC auprès de l'IRS et que vous en envoyez une copie à votre fournisseur/entrepreneur non salarié.
Remarque : le formulaire 1099-NEC dûment rempli est produit en deux exemplaires, A et B. Vous déposerez l'exemplaire A auprès de l'IRS et vous remettrez l'exemplaire B au vendeur/à l'entrepreneur.
Voici quelques étapes importantes de la production et de l'enregistrement du formulaire 1099-NEC :
Collecter un formulaire W-9
Lorsque vous entamez une relation d'affaires avec un nouveau fournisseur, il est important de lui demander ses informations fiscales. Pour ce faire, il convient d'utiliser le formulaire W-9, Demande de numéro d'identification du contribuable et de certification.
Le formulaire W-9 demande à l'entrepreneur de fournir des informations d'identification, notamment son nom, son adresse et son numéro d'identification fiscale (NIF) à votre entreprise.
Vous souhaitez en savoir plus sur les formulaires W-9 ? Lisez notre guide sur le formulaire W-9 de l'IRS.
Remplir le formulaire 1099-NEC (copie A) auprès de l'IRS
L'établissement d'un 1099-NEC est assez simple.
Vous commencerez par demander le formulaire 1099-NEC à l'IRS. Le dépôt électronique est encouragé sur le système FIRE. Assurez-vous que votre entreprise dispose d'un compte FIRE E-FILE actif auprès de l'IRS.
Si vous envoyez une copie physique par la poste, utilisez le formulaire 1096 comme page de garde. Veillez à remplir votre déclaration avant le 31 janvier afin d'éviter toute pénalité.
Délivrer le formulaire 1099-NEC (copie B) au non-salarié.
L'émission d'un 1099-NEC à un non-salarié est tout aussi simple.
Vous pouvez envoyer le document par courrier à l'entrepreneur, à condition qu'il le reçoive avant le 1er février.
REMARQUE : L'IRS exige que si vous souhaitez envoyer des documents par courriel, le destinataire doit avoir consenti à recevoir le formulaire par courriel, et le consentement doit avoir été envoyé par ce même moyen. Ainsi, l'envoi par courriel du formulaire 1099-NEC nécessite un courriel de votre fournisseur indiquant qu'il autorise l'envoi par courriel.
L'IRS fournit des instructions plus détaillées dans son guide intitulé General Instructions for Certain Information Returns.
Autres formulaires fiscaux 1099
Outre les deux exemples cités ci-dessus - 1099-MISC(revenus divers) et 1099-K (transactions par cartes de paiement et réseaux de tiers)-, il existe plus de 20 formulaires différents dans la famille des 1099. Cette série de formulaires est utilisée pour enregistrer et signaler que des fonds ont été versés à un contribuable.
Voici d'autres exemples de formulaires relevant de la série 1099 :
- Formulaire 1099-A (Acquisition ou abandon d'un bien garanti)
- Formulaire 1099-B (transactions immobilières)
- Formulaire 1099-C (Annulation de dette)
- Formulaire 1099-DIV (dividendes)
- Formulaire 1099-INT (Intérêts payés)
Il existe plus de 20 types de formulaires 1099, c'est pourquoi il est si important de savoir si vous émettez ou recevez la bonne version du formulaire 1099.
Pour résumer
Le formulaire 1099-NEC de l'IRS a remplacé le 1099-MISC en tant que document principal pour déclarer les revenus non salariés pour ceux qui gagnent 600 $ ou plus. Si vous engagez des travailleurs à la demande pour des emplois en freelance, des contrats à durée déterminée et des contrats indépendants, ce formulaire est essentiel.
Nous vous invitons à consulter à nouveau ce guide sur la façon de remplir le formulaire 1099-NEC chaque fois que vous en aurez besoin !
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