Les sous-traitants W-8 et W-9 - valent-ils la peine d'être taxés ?

Travailler avec des entrepreneurs indépendants peut présenter des avantages significatifs pour votre entreprise.

La nature occasionnelle des entrepreneurs offre une grande flexibilité en ce qui concerne les rôles basés sur des projets pour les entreprises qui n'ont pas assez de travail pour employer un certain ensemble de compétences à plein temps. Outre cette flexibilité accrue, elle permet également aux employeurs d'accéder aux meilleurs talents en s'ouvrant à un vivier de talents beaucoup plus large.

En outre, les entrepreneurs internationaux peuvent être beaucoup moins chers que les entrepreneurs nationaux tout en fournissant la même qualité de travail qu'un entrepreneur national.

Comme pour toute chose, il y a aussi des inconvénients à travailler avec des contractants W-9 et W-8. L'un des principaux inconvénients réside dans les exigences fiscales et réglementaires qui doivent être respectées

Étape 1 : Collecte des formulaires fiscaux

Pour les entrepreneurs indépendants aux États-Unis, la plupart des entreprises doivent collecter un formulaire W-9 auprès de chaque entrepreneur avec lequel elles travaillent. Bien que le formulaire lui-même ne soit pas très complexe à remplir, vous devez en assurer le suivi et le conserver en lieu sûr, soit sous forme numérique, soit sous forme de copie papier. Les copies papier soulèvent également la question du risque : que se passe-t-il en cas d'incendie ?

Pour les entrepreneurs indépendants établis en dehors des États-Unis, un formulaire W-8BEN (ou W-8BEN-E, si vous travaillez avec une entreprise) doit être collecté auprès de chaque entrepreneur. Ce formulaire est un peu plus long et exige de la personne qui le remplit qu'elle détermine le statut de la convention fiscale entre le pays où elle vit et les États-Unis, entre autres choses. Le statut de la convention fiscale stipule si le payeur doit retenir l'impôt sur le paiement à l'entrepreneur. Il est important de bien faire les choses, sinon vous risquez de devoir payer à l'IRS cette retenue à la source. Là encore, ces formulaires doivent être rassemblés et conservés en lieu sûr.

D'accord, nous en sommes à la moitié du processus.

Vient ensuite le processus de fin d'année fiscale

À la fin de l'année fiscale, votre entreprise doit générer un formulaire 1099-NEC (qui a remplacé le 1099-MISC à partir de l'année fiscale 2020) pour chaque entrepreneur W-9 que vous avez payé (plus de 600 $ dans l'année, dans la plupart des cas), envoyer à l'entrepreneur ce formulaire rempli par courrier postal ou électronique (c'est le choix de l'entrepreneur, pas de l'employeur), et envoyer à l'IRS un rapport résumant tous les 1099 qu'elle a générés pour l'année fiscale.

La même procédure doit être suivie pour les contractants W-8, mais le formulaire généré et envoyé à chaque contractant est un 1042-S, sauf qu'il n'y a pas de seuil de 600 $ comme pour le formulaire 1099-S.

Comme vous pouvez le constater, le fait de travailler avec des entrepreneurs indépendants et de les rémunérer entraîne également des charges administratives. Les amendes de l'IRS applicables si votre entreprise ne respecte pas la procédure de retenue et de déclaration appropriée s'élèvent à 270 dollars par salarié. Vous devez peser le pour et le contre et décider si la charge administrative supplémentaire vaut la flexibilité et les économies potentielles qu'offre le travail avec des entrepreneurs indépendants.

Cette décision est généralement facile à prendre si vous ne travaillez qu'avec une poignée d'entrepreneurs par an, mais elle se complique rapidement pour les entreprises qui travaillent avec plus de 20 entrepreneurs par an. Nous avons constaté qu'il s'agit d'un aspect particulièrement difficile pour les modèles d'entreprise de type place de marché où tous les "fournisseurs" de la place de marché (par exemple, les chauffeurs Uber sur la place de marché Uber) sont généralement classés comme entrepreneurs indépendants, ce qui crée des milliers de W-9 et W-8, et donc des milliers de 1099 et 1042 qui sont nécessaires à la fin de l'année.

**DISCLAIMER**
Trolley ne fournit pas de conseils juridiques. Cet article et tous les autres articles de notre blog ne doivent pas être considérés comme des conseils juridiques. Si vous avez besoin d'un conseil juridique, veuillez contacter un avocat.

Simplifier la conformité fiscale des entrepreneurs avec Trolley

Trolley a été conçu pour faciliter la gestion des impôts pour les entreprises et les personnes qu'elles rémunèrent. De la collecte automatisée des W-8 et W-9 à la distribution des formulaires IRS de fin d'année, Trolley élimine les tracas des 1042-S et 1099 pour que vous puissiez vous concentrer sur ce que vous faites le mieux.

Réservez dès aujourd'hui une démonstration des fonctionnalités fiscales de Trolley >