Mise à jour 07/2023 : Nouvelles passionnantes de l'équipe Sync ! En plus de QuickBooks et Xero, Trolley Sync s'intègre maintenant avec Oracle NetSuite ! Cela signifie que les clients qui utilisent NetSuite comme logiciel de comptabilité peuvent importer leurs bénéficiaires et leurs paiements, les payer avec Trolley et les marquer comme payés dans NetSuite en utilisant Sync. Laissez-nous vous aider à faire passer votre flux de paiement au niveau supérieur - lisez plus sur notre intégration NetSuite ici ou prenez rendez-vous avec notre équipe dès aujourd'hui !
Soyons honnêtes : jongler avec les tâches liées aux paiements peut s'avérer un véritable casse-tête si vous avez affaire à plusieurs systèmes. C'est là que Trolley intervient en proposant des solutions logicielles ingénieuses.
Nous venons de publier une nouvelle version améliorée de notre produit Sync, qui facilitera la gestion des comptes fournisseurs pour les équipes financières et AP.
Pensez à Sync comme à votre ultime coursier de paiement. Lorsque vous créez de nouvelles factures à payer dans votre ERP ou votre logiciel de comptabilité, Sync le reconnaît et nous créons automatiquement ces factures ainsi que les fournisseurs associés dans Trolley. Il est alors facile de trier les paiements et de les envoyer aux bonnes personnes de la manière la plus efficace possible.
Mais la magie ne s'arrête pas là. Une fois les paiements effectués, Sync dispose des informations fournies par Trolley ; il donne un petit coup de pouce à votre ERP et les factures sont automatiquement marquées comme payées. C'est génial, non ?
Nous avons pensé que vous seriez aussi enthousiastes que nous, et nous avons donc rencontré notre chef de produit Shriya Balumur, responsable de Sync. Nous lui avons demandé de nous parler de tout, de la conception de Sync à ce qui se profile à l'horizon pour Trolley.
Alors, attachez votre ceinture et préparez-vous à découvrir comment cette dernière mise à jour de Sync va rendre vos flux de travail beaucoup plus faciles. Vous allez en prendre plein les yeux !
J'espérais que vous pourriez me faire un exposé d'une minute sur Sync. À quoi ressemble Sync aujourd'hui (mai 2023) ?
Sync fait beaucoup de choses, je vais donc rester concis.
En bref, il connecte votre logiciel de comptabilité à Trolley. Il suffit de le connecter une fois, et nous nous occupons du reste.
En fait, vous créez des factures à payer comme vous le feriez habituellement dans votre logiciel de comptabilité. Vous êtes comptable, c'est normal, c'est ce que vous voulez faire.
Vous travaillez donc comme vous le faisiez jusqu'à présent ; aucun changement n'est nécessaire. Avec Sync, nous entrons, nous transférons ces factures dans Trolley, ainsi que les informations sur les fournisseurs et tout ce que vous avez entré dans votre logiciel de comptabilité.
Maintenant, tout est prêt dans Trolley. L'examen est rapide ; vous pouvez sélectionner les bénéficiaires spécifiques que vous voulez payer et payer le montant.
Ne vous préoccupez pas du rapprochement de ces transactions. Nous le ferons pour vous. Ainsi, pour toutes les factures que vous avez retirées et payées via Trolley, nous marquerons ces factures comme payées dans votre système comptable.
Pour l'instant, nous proposons des intégrations pour Xero et QuickBooks Online, et nous nous dirigeons vers NetSuite, mais nous avons l'intention de lancer de nombreuses autres intégrations comptables au cours des prochains mois.
Qu'est-ce qui a inspiré la création du produit Sync ?
Nous avons commencé par parler aux personnes qui utilisent Trolley pour effectuer des paiements, et nous avons réalisé que ce qui était vraiment important pour eux, c'était de travailler dans les endroits où se trouvent leurs données : leurs ERP.
Nous avons réalisé que parce que leurs ERP ne communiquaient pas avec Trolley, ils perdaient une grande partie de la puissance d'automatisation offerte par Trolley. Beaucoup de leurs processus et flux de travail autour de la création et de l'envoi des paiements étaient encore quelque peu manuels, travaillant dans un logiciel pour effectuer les paiements et dans un autre pour les enregistrer. Pour la plupart de nos clients, cela se traduisait au quotidien par des "brûlures d'estomac" - du travail en double, des erreurs, du temps et des efforts.
À partir de là, nous avons su que nous pouvions unir leur flux de travail quotidien avec Trolley afin d'améliorer leur vie.
Comment Sync améliore-t-il spécifiquement l'expérience utilisateur des clients de Trolley ?
Nous souhaitions créer une pile technologique qui permette de tricoter différents logiciels en un seul tissu.
La première chose que nous avons cherché à comprendre est la suivante : "Qu'est-ce qui est intuitif pour une équipe comptable ou financière ?".
À quoi ressemble ce flux de travail ? Où se trouvent les données ? Où sont-elles créées pour la première fois ?
Une personne qui doit créer des paiements passe une grande partie de son temps dans un logiciel de comptabilité. Et une fois qu'un paiement est initié ou effectué, ces données doivent également être renvoyées dans leur logiciel de comptabilité ou ERP.
Nous voulions nous assurer qu'aucun utilisateur de Trolley Sync n'ait jamais à faire quelque chose deux fois ou à dupliquer manuellement toutes les informations entre les logiciels. Nous pensons que vous avez fait votre travail une fois et que c'est plus que suffisant. Laissez-nous donc faire le reste.
Nous avons ensuite posé la question suivante : "Comment les comptables créent-ils réellement des factures ?".
Créent-ils d'abord des factures ? Créent-ils d'abord les fournisseurs ? Quelles sont les informations dont ils disposent et comment celles-ci interviennent-elles dans le processus ?
Et grâce à de nombreuses conversations, nous savons que de nombreux clients créent d'abord des fournisseurs dans leur ERP. Une facture n'est donc pas une facture si elle n'est pas adressée à un vendeur, un fournisseur, un client ou - peu importe - à un tiers spécifique. Ensuite, les factures sont créées. En règle générale, cela se fait dans le logiciel de comptabilité. Mais, bien entendu, les choses peuvent être très différentes selon qu'il s'agit d'une petite, d'une moyenne ou d'une grande entreprise. Nous avons donc pris en compte ces trois situations et développé un flux de travail intuitif pour chacune d'entre elles.
Ainsi, les comptables peuvent gérer la comptabilité ou la création de factures directement dans leur logiciel de comptabilité, qui communique avec Trolley pour mettre en file d'attente et envoyer les paiements, puis réconcilier ces données avec le logiciel de comptabilité d'origine. Une personne utilisant Trolley Sync n'a pas besoin d'introduire manuellement des données et de passer des heures à regarder chaque facture et à la marquer comme payée.
En outre, nous automatisons la création des factures. Mais nous donnons des moyens d'action, nous ne prenons pas en charge ce processus : c'est à nos clients qu'il appartient de prendre les décisions et de décider qui doit payer, combien et comment.
Pouvez-vous m'expliquer comment relier Sync à mon ERP ?
La première chose à retenir est que Sync est très facile à intégrer. Le processus, y compris le mappage des comptes, ne vous prendra qu'une à deux minutes, au maximum !
Connectez-vous à votre tableau de bord Trolley > cliquez sur Paramètres > allez à Intégrations. Vous verrez alors une carte qui dit "Intégrer votre logiciel de comptabilité". Une fois que vous avez cliqué sur cette carte, nous vous guidons à travers le flux de connexion.
Au cours de ce processus, Trolley vous demandera d'authentifier une instance spécifique du logiciel ERP que vous utilisez.
Si vous avez plusieurs instances de votre logiciel ERP ou de comptabilité, ne vous inquiétez pas. Nous n'avons de visibilité et d'accès qu'aux données de l'instance à laquelle vous nous avez autorisés à accéder.
La deuxième chose à garder à l'esprit est que nous n'obtiendrons pas toutes les données. Qu'allons-nous faire de cet accès ? Eh bien, nous avons besoin des données pour payer correctement vos bénéficiaires et marquer vos factures comme payées. Et c'est la seule information que nous extrairons. Nous sommes très ouverts à ce sujet et nous en donnons la liste dans le flux de sortie lui-même.
La troisième et plus importante chose à garder à l'esprit est l'intégrité des données. L'intégrité des données est au cœur de ce produit depuis le début.
En discutant avec nos clients, nous nous sommes rendu compte qu'ils se trouvaient parfois dans des situations où ils faisaient confiance à certaines entreprises, où ils procédaient à certaines intégrations et où ils se rendaient compte que les données historiques allaient changer. Ce n'est pas une situation idéale, n'est-ce pas ? Et c'est très accablant. C'est très déconcertant pour n'importe quel client de se retrouver dans cette situation.
Le premier engagement que nous avons pris au sein de notre équipe a donc été de veiller à ce que les données ne soient jamais compromises.
Par ailleurs, imaginons que vous commenciez à utiliser ce produit aujourd'hui et que, pour une raison ou une autre, vous décidiez demain de faire une pause, que vous vous retrouviez dans une situation où vous ne voulez plus être connecté, ou que vous migriez votre logiciel de comptabilité.
Ne vous inquiétez pas si vous cessez temporairement d'utiliser Sync. Toutes les données que nous avons recueillies sont les vôtres. Nous avons déjà créé cette valeur pour vous. C'est la promesse que nous vous avons faite. Ces données figureront dans votre tableau de bord Trolley. Nous n'y toucherons pas. Toutes les données que nous avons réconciliées avec votre logiciel de comptabilité sont également les vôtres.
Comment Sync fonctionne-t-il avec les autres fonctionnalités de Trolley ? Y a-t-il une perte de données qui pourrait limiter les fonctionnalités ?
Sync améliore notre flux de travail "factures", et il est essentiel d'y remédier.
Supposons que vous ayez cent factures à payer. Chaque logiciel de paiement a des frais associés aux transactions.
Ainsi, si vous effectuez cent transactions, devez-vous payer cette redevance cent fois ?
Nous ne le pensons pas. Supposons qu'il y ait 10 destinataires uniques et 10 factures par destinataire. Cette fonctionnalité relève littéralement de la magie des paiements. Elle crée des lots de paiements pour un seul destinataire.
Ainsi, tous les paiements effectués pour un seul et même destinataire seront fusionnés en une seule transaction "d'envoi". Le seul but de cette opération est d'économiser les frais de transaction. Vous payez les frais de transaction une fois par destinataire. Vous ne payez donc pas 10 fois.
Vous vous dites peut-être : "Je ne suis pas sûr. Qu'est-ce que cela signifie pour mes données ? Mes factures vont-elles être fusionnées ? Mes factures sont-elles fusionnées ? Comment allez-vous réconcilier ces informations ?"
Ne vous inquiétez pas.
Le seul objectif est de vous aider à économiser sur les frais de transaction. Nous ne touchons donc pas à la structure de vos factures et aux données intégrées au niveau des postes individuels. Nous ne modifions pas non plus la structure de la réconciliation. Ainsi, chaque paiement, chaque facture conserve les informations originales, par ligne, qui sont importantes pour le rapprochement et les rapports de fin d'année.
Quels sont les systèmes ERP actuellement supportés par Sync ? Est-il prévu d'étendre la compatibilité de Sync à d'autres systèmes ERP ?
Aujourd'hui, nous sommes en ligne avec des capacités bidirectionnelles pour Xero et QuickBooks vers Trolley. Ainsi, nous pouvons importer des destinataires et des paiements depuis ces ERP, puis vous les payez avec Trolley, et Sync les marque comme payés dans l'ERP.
Nous travaillons déjà au lancement d'une intégration avec NetSuite et prévoyons d'étendre ces capacités bidirectionnelles.
Nous avons deux priorités à ce titre :
1) Comme je l'ai dit, nous allons développer ce que nous pouvons rapprocher dans les systèmes ERP. Nous voulons vraiment offrir à nos clients la possibilité de réconcilier les écritures de journal. Cela signifie que si vous ne créez pas toutes vos factures dans votre système ERP ou votre logiciel de comptabilité, mais que vous souhaitez néanmoins que les transactions soient rapprochées, nous pouvons le faire pour vous !
2) Nous prévoyons d'étendre ces intégrations. Outre NetSuite, sur lequel nous travaillons déjà, il existe environ trois autres intégrations comptables majeures qui ont été évoquées dans de nombreuses conversations avec les clients.
Je m'efforce de parler à autant de clients et de prospects que possible pour comprendre leurs cas d'utilisation. Nous avons besoin d'une version de leurs besoins dans notre feuille de route.
Et si vous utilisez un ERP que je n'ai pas mentionné, si vous voulez une démonstration ou si vous souhaitez partager vos commentaires, je suis à votre écoute. Vous pouvez m'envoyer un courriel([email protected]) pour organiser une conversation afin d'en discuter plus en détail.
Y a-t-il des problèmes de sécurité liés à l'utilisation de Sync pour partager des données entre Trolley et un système ERP ?
Trolley traite vos données financières de manière très sensible. Nous avons intégré à notre produit un cryptage et une sécurité de niveau bancaire, et nous suivons des normes de conformité strictes telles que SOC2 pour garantir que nos contrôles de sécurité empêchent toute attaque ou perte.
Pour connecter votre logiciel de comptabilité avec Trolley, il vous sera demandé de vous connecter à vos comptes pour autoriser le partage de vos informations financières.
Une fois autorisé, Trolley accède aux paramètres de l'organisation, aux pièces jointes, aux transactions commerciales, aux contacts, aux rapports et au grand livre pour le compte connecté. Si vous avez plusieurs organisations ou sociétés dans un logiciel de comptabilité, nous n'avons accès qu'à celle que vous avez connectée à Trolley. Toutes les données des autres organisations et sociétés resteront confidentielles et cachées.
Pour notre produit Sync, nous et nos partenaires techniques pouvons vous assurer le :
- Lorsque vos données sont stockées, elles sont cryptées à l'aide de la norme Advanced Encryption Standards (AES-256). Lorsqu'elles sont en déplacement, elles sont cryptées selon les meilleures pratiques de l'industrie à l'aide de Transport Layer Security (TLS 1.2).
- Vous conserverez toujours un contrôle total sur l'accès des utilisateurs, y compris sur les droits d'administration privilégiés.
- Tous nos employés suivent une formation à la sécurité lorsqu'ils commencent à travailler pour nous. Nous organisons aussi régulièrement des campagnes de phishing en interne et des formations ad hoc.
Quel est le retour d'expérience des clients qui ont déjà mis en place Sync ?
J'aime parler du premier client qui a commencé à utiliser Sync. Et je dois admettre qu'il l'utilisait quelques minutes après la mise en ligne de la première intégration. J'étais nerveux, alors j'ai pris un appel avec lui et notre équipe d'ingénieurs pour voir comment cela se passerait et pour les aider à se connecter si nécessaire.
Voici donc un client en vidéo, partageant son écran, et nous avons suivi ensemble les étapes de configuration. Après avoir effectué le dernier clic du processus, il a demandé : "Et maintenant ?" Je lui ai dit de regarder l'onglet "Factures".
Et puis, son visage s'est éclairé. La page des factures était vide avant qu'il ne prenne l'appel. Et nous avions extrait toutes les factures en attente de son instance Xero. Ce transfert de données aurait nécessité des heures de travail. Et maintenant ? Il est automatisé à 100 %.
Ses mots : "Oh mon Dieu, c'est trop cool". C'est littéralement le premier commentaire que j'ai reçu. C'est une grande validation pour un chef de produit.
Qu'en est-il des autres intégrations ? Y a-t-il autre chose que Trolley fait et que vous aimeriez mentionner ?
Il y a un point dont nous pouvons toujours parler davantage, c'est notre intégration à Slack. Ainsi, vous pouvez vous abonner pour recevoir des emails automatisés qui vous informeront des problèmes de paiement et de destinataires, mais vous pouvez également aller dans vos paramètres de notification dans Trolley et activer les notifications Slack.
Une fois que vous avez choisi un canal, Trolley l'alimente en messages chaque fois qu'il y a une notification concernant les paiements.
Vous pouvez indiquer à l'intégration Slack le type de notifications que vous souhaitez. Par exemple, voulez-vous un message à chaque fois qu'un destinataire est créé, qu'un paiement est effectué, qu'un paiement est retourné, ou voulez-vous que Trolley "me dise tout" ?
Vous avez beaucoup de contrôle pour vous assurer que vous ne recevez pas de spams, mais en même temps que vous ne manquez rien d'important.
Y a-t-il autre chose que nous devrions mentionner ?
Je voudrais revenir sur un point que j'ai souligné au début : nous avons développé ce produit en collaboration avec nos clients, en fonction de leurs flux de travail et de leurs besoins. Pour moi, c'est très puissant.
La deuxième chose que je souhaite vraiment souligner est l'intégrité des données. Tout d'abord, les données de l'ERP doivent correspondre à celles de Trolley, puis les données sur les paiements de Trolley doivent correspondre à celles de l'ERP.
La dernière chose que je dirais est que des fonctionnalités comme l'intégration de Slack ou la possibilité de fusionner plusieurs factures en une seule pour économiser les frais de transaction sont quelque chose qui, bien qu'elles ne fassent pas nécessairement partie de l'ensemble des fonctionnalités de Sync, je pense qu'elles améliorent vraiment Sync et la façon dont il ajoute de la valeur aux clients de Trolley.
Comment ajouter la synchronisation à votre flux de travail
Si ce que vous avez lu sur Sync vous a donné envie de le voir en action, n'attendez pas plus longtemps ! Contactez l'équipe commerciale de Trolley qui se fera un plaisir de vous faire une démonstration.
Vous voulez creuser un peu plus ou vous avez un tas de questions qui attendent des réponses ? Dans ce cas, Shriya est votre interlocutrice. Elle est prête à discuter avec vous pour vous aider à comprendre comment Sync peut rationaliser vos opérations de paiement.
N'oubliez pas que l'avenir des paiements est là - et qu'il suffit d'un petit message pour y parvenir. Alors, faites le premier pas pour révolutionner vos flux de paiement. Vous ne le regretterez pas !
