Modes de paiement des freelances : comment les plateformes peuvent-elles choisir la bonne approche pour rémunérer les freelances ?

Les freelances qualifiés ne choisissent pas leur lieu de travail uniquement en fonction des tarifs horaires ; le mode de rémunération figure en bonne place parmi leurs critères. Une enquête a révélé que 22 % des freelances déclarent une augmentation des retards de paiement, près de la moitié d'entre eux devant attendre plus de 15 jours pour être payés. Environ 13 % n'ont pas été payés du tout. 

Dans ce contexte, si vous considérez les modes de paiement des freelances comme un simple choix opérationnel, vous risquez de perdre les meilleurs talents en raison d’expériences négatives. Imaginez vos professionnels répartis à travers le monde, attendant leurs paiements dans différents lieux et fuseaux horaires. Vous choisissez le canal le moins coûteux, traitez le lot, effectuez le rapprochement des paiements, puis passez à autre chose. Mais alors que certains de vos freelances reçoivent leurs paiements rapidement, d’autres sont confrontés à des retards ou à des problèmes de traitement. Vous vous retrouvez alors avec des professionnels qui attendent de l’aide et se sentent frustrés. 

Dans ce contexte, votre stratégie de paiement est un indicateur de la fiabilité, de la transparence et de l'intérêt de continuer à travailler avec votre plateforme. En choisissant la bonne combinaison de modes de paiement pour les freelances, vous leur offrez un accès plus rapide et des attentes plus claires, ce qui réduit les problèmes liés au service client. Si vous optez pour une solution inadaptée, vous risquez de nuire à la réputation de fiabilité de votre plateforme, pourtant bien gérée.

Il n’existe pas de méthode unique idéale pour rémunérer les freelances ; en prendre conscience et opter pour une combinaison de plusieurs méthodes constitue la première étape pour attirer et fidéliser les meilleurs talents. L’approche la plus adaptée dépend du lieu de résidence de vos freelances et du niveau de complexité opérationnelle que votre équipe est en mesure de gérer. Ce guide vous présentera les principales options de rémunération des freelances et vous expliquera comment les évaluer en fonction de vos besoins.

Virements bancaires : trouver le juste équilibre entre coût et fiabilité

Les virements bancaires sont des transferts électroniques d'argent d'un compte bancaire à un autre. Ils constituent le pilier des opérations de paiement des travailleurs indépendants, car ils sont prévisibles et économiques.

Dans le cas des virements bancaires, vous demandez généralement à l'établissement financier d'envoyer (push) de l'argent vers un autre compte ou de le prélever (pull) sur votre compte. 

Aux États-Unis, les virements bancaires nationaux s'appuient principalement sur deux réseaux : l'ACH (Automated Clearing House) et le réseau de virements électroniques.

Aux États-Unis, le système ACH, régi par la NACHA (National Automated Clearing House Association), regroupe généralement les virements par lots et les traite à des moments précis de la journée ouvrable. D’autres régions disposent de leurs propres équivalents : le SEPA (espace unique de paiement en euros) en Europe, le système « Faster Payments » au Royaume-Uni et des réseaux locaux de virement bancaire ailleurs, chacun avec ses propres caractéristiques en termes de rapidité et de coût.

Les virements bancaires, quant à eux, permettent de transférer des fonds de manière individuelle et en temps quasi réel. Pour les transactions nationales, ils transitent généralement par le Fedwire Funds Service, géré par la Réserve fédérale. Pour les virements internationaux, les banques s'appuient sur SWIFT (la Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication), un réseau mondial de messagerie qui transmet des instructions de paiement sécurisées entre les banques au-delà des frontières. SWIFT ne transfère pas d'argent en soi. Il transmet simplement les instructions, et les fonds transitent souvent par une ou plusieurs banques intermédiaires avant d'atteindre le destinataire, ce qui allonge les délais et augmente les frais liés aux virements internationaux.

Le choix entre les virements ACH et les virements bancaires pour les prestataires dépend du montant et de l'urgence. L'ACH peut tout à fait convenir pour les paiements récurrents nationaux lorsque son faible coût justifie un délai de règlement de un à trois jours ouvrés. Il est préférable de réserver les virements bancaires aux cas exceptionnels impliquant des montants élevés ou une urgence, car ils accélèrent le versement au prix d'un coût de transaction plus élevé.

Dans la pratique, de nombreuses plateformes ont besoin des deux : l'ACH pour les paiements courants et les virements bancaires pour les cas exceptionnels urgents ou portant sur des montants importants.

L'essor des paiements instantanés et des systèmes de paiement en temps réel

Un travailleur indépendant qui voit ses revenus crédités sur son compte quelques minutes après avoir terminé une mission est bien moins susceptible de se tourner vers une plateforme concurrente. C’est ce qui fait de la rapidité de paiement un élément essentiel pour fidéliser les travailleurs indépendants et rend les paiements instantanés si attractifs pour ceux qui les versent. 

Aux États-Unis, le réseau RTP (Real-Time Payments), FedNow et les virements directs sur carte permettent de transférer des fonds en temps quasi réel, y compris en dehors des heures d'ouverture des banques. Ils vous permettent de vous positionner comme un partenaire fiable sur un marché où les meilleurs talents sont déjà lassés par les retards ou l'absence de paiement. 

Cette rapidité a toutefois un coût. Les systèmes RTP et FedNow permettent un règlement en quelques secondes, mais facturent des frais plus élevés par paiement. Le service « Push-to-card » permet de créditer la carte de débit du destinataire presque instantanément, mais entraîne des frais par transaction et ne fonctionne qu’avec certaines cartes éligibles.

La couverture est l’autre bémol. Les systèmes RTP et FedNow ne permettent de transférer des fonds que lorsque la banque du destinataire est connectée au réseau, or ce n’est pas le cas de toutes les banques américaines ; ainsi, un paiement que vous aviez l’intention d’envoyer instantanément peut ne pas aboutir. De plus, ces systèmes sont conçus pour fonctionner uniquement au niveau national ; ils ne permettent donc pas d’atteindre les travailleurs indépendants situés en dehors des États-Unis.

Le « Push-to-card » fait figure d’exception. Comme il s’appuie sur les réseaux Visa et Mastercard (via des services tels que Visa Direct et Mastercard Send) plutôt que sur les infrastructures bancaires américaines, ce mode de paiement permet de transférer des fonds vers des cartes de débit éligibles dans de nombreux pays, souvent dans la devise locale du destinataire et en quelques minutes. Pour une communauté mondiale de travailleurs indépendants, cela signifie des paiements quasi instantanés, sans que les travailleurs aient à ouvrir de nouveaux comptes ni à attendre des virements bancaires locaux. L’inconvénient est que l’éligibilité des cartes et les pays pris en charge varient, et que les frais de conversion de devises et les frais par transaction peuvent s’accumuler. Là où ce système présente des lacunes, les virements bancaires locaux et les portefeuilles numériques prennent le relais.

Les paiements en temps réel sont particulièrement utiles lorsque votre plateforme promet aux freelances un accès rapide à leurs revenus. Ils sont toutefois plus efficaces lorsqu’ils s’inscrivent dans une stratégie de paiement diversifiée, car les contraintes liées aux coûts, aux banques et à la situation géographique peuvent les empêcher de convenir à tous les bénéficiaires. 

Les systèmes RTP et FedNow constituent d’excellentes options lorsque la banque du destinataire les prend en charge, tandis que le « push-to-debit » peut convenir aux travailleurs indépendants qui souhaitent un accès immédiat ou qui ne disposent pas d’un compte bancaire associé dans le système. Pour les destinataires internationaux, les réseaux nationaux instantanés ne s’appliquent généralement pas ; par conséquent, les moyens de paiement internationaux et les portefeuilles mobiles prennent alors toute leur importance.

Le rôle des portefeuilles mobiles dans les paiements destinés aux travailleurs indépendants à l'échelle mondiale

Les portefeuilles mobiles comblent les lacunes laissées par les réseaux bancaires, en particulier pour les freelances internationaux. Les préférences en matière de paiement varient considérablement d’une région à l’autre, et sur de nombreux marchés, les portefeuilles mobiles constituent la norme. Les paiements via portefeuille permettent aux destinataires de recevoir des fonds par le biais de services auxquels ils font déjà confiance et qu’ils utilisent au quotidien, sans avoir à ouvrir un compte bancaire ni à gérer une autre plateforme. Ils élargissent également votre champ d’action en vous permettant d’accéder à des marchés où les portefeuilles mobiles sont plus largement utilisés que les réseaux bancaires traditionnels. Des services comme PayPal et Venmo sont populaires sur certains marchés, tandis que des portefeuilles spécifiques à certaines régions jouent un rôle bien plus important ailleurs.

Comme pour tout moyen de paiement, certains éléments sont à prendre en compte. Les paiements via un portefeuille électronique peuvent entraîner des frais de transaction plus élevés que les virements bancaires locaux, et l'expérience de paiement peut varier en fonction du fournisseur du portefeuille. Certains portefeuilles offrent moins de visibilité sur le statut des paiements, ce qui peut compliquer le suivi des retards de paiement pour les destinataires et empêcher les équipes d'assistance de répondre rapidement aux questions.

Comme aucun portefeuille électronique ne couvre toutes les régions ni tous les destinataires, ceux-ci s'avèrent généralement plus efficaces lorsqu'ils s'inscrivent dans une stratégie de paiement plus large, offrant ainsi aux travailleurs indépendants la flexibilité de choisir le mode de paiement le mieux adapté à leur lieu de résidence et à leurs préférences.

L'utilisation croissante des stablecoins dans les paiements destinés aux travailleurs indépendants à l'échelle mondiale

Les stablecoins s’imposent comme une option viable pour rémunérer les freelances, en particulier pour les paiements internationaux. Un stablecoin est une monnaie numérique indexée sur une devise réelle, telle que le dollar américain, ce qui lui permet de conserver sa valeur de manière plus stable que les cryptomonnaies comme le Bitcoin. Comme les transactions en stablecoins s’effectuent sur la blockchain, directement entre portefeuilles numériques, elles peuvent souvent être finalisées en quelques minutes à tout moment de la journée, y compris le week-end. Cela permet de rémunérer des freelances dans des régions où l’infrastructure bancaire locale est limitée ou où les virements transfrontaliers traditionnels sont lents ou coûteux. Cette portée rend les stablecoins particulièrement utiles pour les prestataires internationaux et les créateurs « crypto-natives ».

Les stablecoins ne conviennent toutefois pas à tous les bénéficiaires. Les stablecoins ne conviennent toutefois pas à tous les bénéficiaires. Les travailleurs indépendants ont besoin d’un portefeuille crypto compatible, et la plupart continueront à privilégier des moyens de paiement traditionnels tels que les virements bancaires ou les portefeuilles numériques. Lorsque les bénéficiaires convertissent des stablecoins en monnaie locale, des frais et des démarches supplémentaires peuvent s’appliquer. Le traitement fiscal et les exigences réglementaires varient également selon les juridictions ; les entreprises doivent donc tenir compte de leurs obligations de conformité avant de proposer des paiements en stablecoins.

Les stablecoins s'avèrent particulièrement efficaces lorsqu'ils s'inscrivent dans une stratégie de paiement plus large, offrant ainsi aux travailleurs indépendants qui privilégient les actifs numériques un moyen supplémentaire d'être rémunérés sans pour autant remplacer les modes de paiement traditionnels.

Pourquoi l'expérience du bénéficiaire est-elle importante dans les opérations de paiement des travailleurs indépendants ?

Les travailleurs indépendants ne voient pas vos systèmes de paiement. Ils vérifient simplement si l'argent leur a été versé à temps et si les frais pratiqués leur semblent raisonnables. C'est sur cet écart entre vos choix d'infrastructure et leur expérience que se joue la fidélisation.

Inexpliqué retards de paiement inexpliqués comptent parmi les moyens les plus rapides de perdre la confiance d’un bénéficiaire. Un freelance qui ne comprend pas pourquoi un paiement est en retard ouvrira un ticket, et si votre équipe n’est pas en mesure de lui fournir des réponses, il se détournera de vous. C’est pourquoi des paiements transparents et prévisibles sont essentiels pour fidéliser vos collaborateurs.

Le coût et le délai de règlement sont importants, mais la transparence et la capacité du freelance à comprendre ce qui se passe en cas de retard de paiement le sont tout autant. Un mode de paiement peu coûteux pour la plateforme peut tout de même nuire à l'expérience du bénéficiaire si les délais ne sont pas clairs, si des frais inattendus s'appliquent ou si les équipes d'assistance ne parviennent pas à expliquer facilement où en est le paiement.

Évaluation des méthodes de paiement en fonction de leur rapidité, de leur coût et de leur évolutivité

Lorsqu'on compare les options de paiement des travailleurs indépendants, ces quatre facteurs peuvent aider à déterminer quels compromis sont les plus susceptibles d'influencer les frais généraux ou le taux de désabonnement des bénéficiaires :

• Coût de la transaction : les virements ACH et bancaires locaux constituent l’option la moins chère, tandis que les virements internationaux et les virements instantanés « Instant Rails » sont plus onéreux par paiement. Les transferts de stablecoins peuvent être peu coûteux lorsqu’ils sont effectués sur la chaîne de blocs, mais la conversion vers et depuis la monnaie locale entraîne des frais supplémentaires. De nombreuses plateformes de paiement permettent également aux entreprises de prendre en charge ces frais, de les partager avec les bénéficiaires ou de les répercuter intégralement, offrant ainsi aux organisations la flexibilité nécessaire pour trouver un équilibre entre les coûts, la compétitivité et l’expérience des bénéficiaires.
• Délai de règlement : les transactions RTP et « push-to-debit » sont quasi instantanées, tandis que les virements ACH prennent plusieurs jours et que les virements bancaires varient selon le corridor. Les stablecoins sont réglés en quelques minutes, quel que soit le jour de la semaine.
• Portée internationale : les virements bancaires locaux, les portefeuilles mobiles et les stablecoins contribuent chacun à étendre la couverture mondiale, mais ils répondent à des préférences différentes des bénéficiaires et s'adaptent aux écosystèmes de paiement régionaux. La prise en charge de plusieurs modes de paiement permet aux entreprises d'atteindre davantage de freelances en leur proposant leur mode de paiement préféré.
• Complexité opérationnelle : chaque nouveau canal de paiement ajoute des exigences supplémentaires en matière d'intégration, de rapprochement et de conformité. Une plateforme de paiement permet de centraliser ces flux de travail, mais des solutions telles que les stablecoins s'accompagnent néanmoins de leurs propres enjeux opérationnels.

Aucune méthode ne répond à ces quatre critères à elle seule. Les services de paiement performants combinent plusieurs méthodes et acheminent chaque paiement via le canal le mieux adapté au destinataire. Ils tiennent compte de la manière dont chaque option sera perçue par le freelance : le délai de paiement, les éventuels frais, la disponibilité de la méthode dans sa région et la capacité de votre équipe à intervenir en cas de problème.

Gestion de la conformité fiscale et des contrôles pour l'ensemble des modes de paiement

La conformité détermine si un paiement peut être effectué ou non ; elle a donc un impact direct sur l'expérience du freelance. Si les formalités fiscales, la vérification d'identité ou les déclarations de fin d'année sont gérées séparément des paiements, les freelances risquent de ne se rendre compte qu'il manque quelque chose qu'une fois le paiement retardé.

Avant tout virement d'argent, vous devez vous procurer les documents fiscaux requis (formulaires W-9 et W-8). Vous devez vérifier l'identité du bénéficiaire au moyen de contrôles KYC (Know Your Customer) et AML (lutte contre le blanchiment d'argent), et vous préparer à établir les déclarations de fin d'année sur des formulaires tels que les 1099-NEC, 1099-MISC et 1042-S.

Les exigences variant selon les juridictions et les pays, le paiement des prestations des travailleurs indépendants dans le respect de la législation fiscale peuvent rapidement devenir complexes. Lorsque les processus de vérification et de gestion fiscale sont dissociés des paiements, chaque nouveau canal de paiement ou chaque nouvelle région multiplie le travail manuel et le risque d’erreurs coûteuses. Les regrouper au sein d’un seul système permet de simplifier la conformité au sein d’un réseau de travailleurs en pleine expansion.

Mettre en place une infrastructure de paiement évolutive pour assurer une croissance à long terme

En tant que plateforme en pleine croissance, il n’est pas réaliste de choisir un mode de paiement unique qui convienne à tous les freelances et travailleurs à la mission. Plus on ajoute de bénéficiaires, plus leurs lieux de résidence et leurs préférences en matière de paiement divergent, et aucun système unique ne peut répondre à tous leurs besoins à la fois. 

Une infrastructure de paiement unifiée résout ce problème en vous permettant de répondre aux différents besoins et préférences de vos collaborateurs indépendants. Elle regroupe la gestion des paiements et celle des collaborateurs au sein d’un seul et même système connecté et automatisé, ce qui simplifie la mise en conformité fiscale.

Les plateformes qui parviennent à faire évoluer leurs opérations de paiement ne considèrent pas chaque canal de paiement, chaque exigence de conformité ou chaque préférence des bénéficiaires comme un problème distinct. Au contraire, elles les regroupent au sein d'une infrastructure unique, conçue autour du bénéficiaire. Si cela est bien fait, le paiement des freelances cesse d'être un fardeau opérationnel et devient une raison pour eux de rester.

Découvrez comment Trolley place l'expérience du destinataire au cœur de ses paiements conformes à la législation fiscale et instantanés aux freelances.