La plupart des entreprises du monde entier font appel à des entrepreneurs indépendants pour réaliser des projets ou des travaux occasionnels. Alors que les employés à temps partiel et à temps plein se trouvent généralement dans le même pays, qu'ils sont rémunérés et payés par l'intermédiaire d'un prestataire de services de paie, il est souvent plus difficile de payer les entrepreneurs, en particulier s'ils se trouvent à l'étranger.
Dans cet article, nous analyserons les défis les plus courants et proposerons les meilleures pratiques pour payer les entrepreneurs. Dans le contexte de cet article, nous supposons que vous avez déjà trouvé des entrepreneurs avec lesquels travailler et que vous essayez de trouver un moyen plus rentable et plus efficace de les gérer et de les payer, et que vous ne cherchez pas une plateforme qui vous aide à trouver des entrepreneurs.
Payer les contractants nationaux
Dans la plupart des pays, il est facile de payer les entrepreneurs nationaux. Vous pouvez les payer de différentes manières :
- Chèque ou espèces si la personne est géographiquement proche de vous (plus difficile à automatiser et à suivre)
- Dépôt direct ou virement bancaire(ACH aux États-Unis)
Si vous travaillez avec plus de cinq contractants à la fois, cela peut devenir difficile et prendre beaucoup de temps à l'administration. Les défis qui se présentent sont les suivants :
- Collecte d'adresses et de coordonnées bancaires auprès des contractants (nous automatisons cette opération à l'aide de notre gadget pour les destinataires ou de notre portail pour les destinataires).
- Collecte des formulaires W9 des contractants (pour les entreprises américaines)
- Envoi des paiements à chaque entrepreneur (Trolley propose des téléchargements CSV ou l'automatisation par API)
- Suivi des paiements envoyés à chaque entrepreneur (notre tableau de bord Web vous aide à suivre ces paiements et à en rendre compte).
- Marquer les factures des entrepreneurs comme payées dans votre système comptable (nous pouvons nous synchroniser avec votre système comptable)
- Gestion des paiements retournés et d'autres problèmes pouvant survenir avec les paiements
- Envoi de 1099 aux contractants à la fin de l'année
Trolley résout ce type de problèmes en vous offrant une plateforme en ligne pour gérer tous ces détails. Depuis la collecte des W9, des adresses et des coordonnées bancaires, jusqu'à l'envoi des paiements, leur suivi et leur synchronisation avec votre système comptable.
Payer les entrepreneurs internationaux
La rémunération des contractants internationaux pose des problèmes différents de ceux des contractants nationaux. Voici quelques-uns des défis les plus courants :
- Les paiements en espèces ou par chèque ne sont plus possibles en raison des risques et des longs délais liés au courrier international, ce qui signifie que les paiements doivent être envoyés par l'intermédiaire des réseaux bancaires.
- Les coordonnées bancaires diffèrent d'un pays à l'autre et, dans la plupart des cas, les informations exactes nécessaires ne sont connues qu'au moment où vous essayez d'envoyer le paiement.
- Barrières linguistiques (en particulier pour les termes liés à la banque).
- Les banques et de nombreuses sociétés de paiement tierces ne peuvent envoyer des fonds que par virement bancaire sur le réseau SWIFT. Ces transferts sont coûteux, prennent généralement de 3 à 5 jours ouvrables et sont difficiles/coûteux à tracer.
- Pour les paiements impliquant des opérations de change, la banque du destinataire convertira le montant dans sa monnaie locale. Les banques offrent généralement une marge de 2,5 % à 3,5 %+ sur la conversion des devises, par rapport au taux moyen du marché.
- Dans la plupart des cas, les entreprises américaines doivent demander un formulaire W8 au contractant étranger, même s'il s'agit d'une entreprise. Elles sont tenues d'appliquer une retenue à la source, le cas échéant. À la fin de l'année, pour chaque entrepreneur W8 payé, l'entreprise américaine doit envoyer un formulaire 1042 à cet entrepreneur.
Chez Trolley, nous avons développé quelques bonnes pratiques pour gérer les paiements des entrepreneurs internationaux :
- Utiliser les réseaux bancaires locaux. Les fils internationaux sont coûteux et difficiles à retracer. Utilisez un service qui vous permet d'accéder au réseau bancaire local de chaque pays. En Europe, par exemple, on utilise un réseau appelé SEPA.
- Recueillez les coordonnées bancaires de vos contractants et confiez-leur la tâche de les saisir. Par exemple, Trolley propose un portail des bénéficiaires en marque blanche où les contractants peuvent saisir leurs coordonnées bancaires en toute sécurité. Il est disponible en 18 langues et valide les coordonnées bancaires de 200 pays, ce qui garantit que vos contractants ne commettent pas d'erreurs.
- Utilisez des services qui convertissent les fonds avant de les envoyer. L'utilisation d'un fournisseur qui est transparent sur ses taux de change et qui offre des écarts de change de 2 % ou moins par rapport au taux moyen du marché permettra à votre contractant de recevoir le plus d'argent possible sur son compte bancaire et de ne pas perdre de frais de change coûteux de la part de sa banque.
- (Pour les entreprises américaines) Collecter numériquement les W8 avant que les paiements ne soient effectués et envoyer numériquement les 1042 à la fin de l'année. La gestion des formulaires W8 et 1042 sur papier peut prendre beaucoup de temps. Les formulaires W8 peuvent être difficiles à remplir, et la plupart des services de collecte numérique comme Trolley guident les entrepreneurs à travers les étapes et leur permettent de remplir le formulaire correctement. Un système numérique comme Trolley s'assurera également que vous retenez le montant correct de chaque paiement si nécessaire.
En fin de compte, les entrepreneurs constituent une partie importante de nombreuses entreprises. Payer les sous-traitants étrangers et nationaux à temps et gérer ces paiements est un élément très important pour établir une relation de confiance avec le sous-traitant.
Vous voulez en savoir plus sur la façon dont Trolley peut résoudre vos problèmes de paiement ?
Trolley offre une solution flexible pour votre entreprise, que vous payiez 5 entrepreneurs par mois ou 500. Vous pouvez utiliser notre plateforme complète ou notre API pour automatiser vos flux de paiement et simplifier les exigences de conformité.
