Paiements aux prestataires internationaux : une liste de contrôle pour les plateformes de freelance et de missions ponctuelles

Si votre plateforme rémunère des freelances ou des travailleurs indépendants dans d'autres pays, c'est le prestataire de paiement que vous choisissez qui détermine le montant réel perçu par chaque personne, la rapidité avec laquelle elle est payée, ainsi que les documents fiscaux et de conformité que vous devez conserver. Les entreprises américaines peuvent rémunérer des prestataires indépendants à l'étranger, mais il convient de vérifier cinq éléments pour chaque prestataire : les conditions de change, les modes de paiement, les frais, les formulaires fiscaux et la conformité locale. Cette liste de contrôle couvre chacun de ces points.

Aperçu de la liste de contrôle des paiements aux prestataires internationaux

1. Conditions relatives à la devise : déterminez la devise utilisée pour chaque versement et qui prend en charge les frais de conversion.
2. Modes de paiement : associez le pays de chaque prestataire à un mode de paiement pris en charge par votre prestataire, tel qu’un virement bancaire local, un portefeuille électronique, une carte bancaire ou un virement international.
3. Coût total : additionnez les frais de virement, les frais bancaires intermédiaires, la majoration de change, les frais de la banque destinataire et les frais de la plateforme.
4. Formulaires fiscaux : procurez-vous le formulaire approprié (W-8BEN, W-8BEN-E, W-9 ou 8233) avant le premier versement.
5. Conformité : vérifier le statut professionnel des travailleurs, effectuer des contrôles par rapport aux listes de sanctions et vérifier les règles de déclaration applicables aux plateformes, telles que la norme DAC7.

Vous n'avez jamais payé de prestataires à l'étranger ? Commencez par consulter notre guide sur les modalités de paiement des prestataires à l'international. Cette liste de contrôle vous aidera à évaluer les prestataires et à mettre en place votre processus de paiement.

Qui prend en charge les frais de conversion monétaire lorsque vous réglez des prestataires internationaux ?

Les paiements transfrontaliers impliquent généralement une conversion de devise ; il convient donc de déterminer dès le départ quelle devise sera utilisée pour chaque paiement et qui prendra en charge les frais de conversion. La personne qui effectue la conversion prendra en charge les frais ou la majoration, ce qui déterminera le montant que recevront vos prestataires.

Imaginons qu’un freelance en Allemagne gagne 3 000 $ sur votre plateforme et que vous le payiez en dollars américains. Lorsque vous transférez ces dollars, sa banque convertit la somme en euros selon son propre taux de change. Une majoration de 3 % sur cette conversion lui coûterait 90 $. Si vous le payez en euros à la place, c’est à vous de prendre en charge cette conversion avant de lui envoyer les euros. À grande échelle, ces petites différences s’accumulent : sur une plateforme effectuant 5 000 paiements par mois d’un montant moyen de 500 dollars, chaque point de pourcentage de majoration coûte 25 000 dollars par mois. Il est donc important de comparer les marges ainsi que les frais de transfert.

Quels sont les meilleurs moyens de rémunérer les freelances et les travailleurs indépendants à l'international ?

Pour les plateformes qui rémunèrent de nombreux prestataires, les virements bancaires locaux constituent généralement la meilleure option par défaut, car ils allient paiements en monnaie locale, faible coût et règlement rapide. Mais les prestataires s’attendent également à pouvoir choisir leur mode de paiement, et leurs préférences dépendent de leur lieu de résidence et de la manière dont ils gèrent déjà leur argent. Un freelance peut souhaiter que les fonds soient versés directement sur un compte bancaire local, tandis qu’un autre préfère utiliser un portefeuille numérique. Permettre à chaque prestataire de choisir son mode de paiement lors de son inscription lui garantit d’être payé de la manière qui lui convient le mieux. Assurez-vous donc que votre prestataire de services de paiement prend en charge les modes de paiement les plus utilisés par vos prestataires dans chaque pays.

Chacun de ces moyens de paiement courants à l'échelle mondiale offre un équilibre différent entre rapidité et coût :

Méthode	Vitesse typique	Prix d'accès	Convient particulièrement à
Dépêche internationale	Un à plusieurs jours ouvrables	Les frais bancaires des intermédiaires et la marge de conversion appliquée par la banque destinataire	Paiements importants et ponctuels versés à des fournisseurs de longue date
Portefeuille numérique	Quelques minutes pour connaître le solde de son portefeuille	Frais de conversion et de retrait	Les prestataires qui possèdent déjà un compte sur des plateformes de paiement en ligne telles que PayPal
Virement bancaire local	De quelques secondes à quelques jours ouvrés, selon le pays et le réseau bancaire	La marge de conversion de votre fournisseur	Paiements réguliers dans la devise du prestataire
Paiement par carte	Généralement dans les 30 minutes	Frais par versement, ainsi que des restrictions concernant les cartes pouvant recevoir des fonds	Petits versements fréquents dans les pays où les paiements par carte sont pris en charge

Les limites des câbles et des installations « fait maison »

Un virement international transite par SWIFT, le réseau utilisé par les banques pour envoyer des ordres de paiement à l'international. Chaque banque intermédiaire sur le parcours peut prélever des frais ; le prestataire risque donc de recevoir un montant inférieur à celui que vous avez envoyé. Votre équipe doit également saisir manuellement le code SWIFT et le numéro de compte bancaire international (IBAN) de chaque prestataire sur le portail bancaire. Une seule erreur dans les chiffres peut entraîner le rejet du virement.

Les plateformes qui règlent leurs prestataires à l'étranger via leur propre banque et un tableur doivent tout gérer elles-mêmes. Quelqu’un doit suivre les prestataires dans le tableur, saisir les paiements sur le portail bancaire, collecter les formulaires fiscaux par e-mail et rapprocher chaque paiement avec le relevé bancaire. À mesure que le volume augmente, les paiements refusés et les demandes d’assistance du type « Où en est mon paiement ? » s’accumulent également. Votre équipe pourrait également constater que les outils utilisés pour les prestataires américains ne fonctionnent pas pour les prestataires internationaux. Par exemple, vous ne pouvez pas utiliser Zelle pour payer des prestataires internationaux, car ce service ne fonctionne qu’entre des comptes bancaires américains.

Quand les moyens de paiement locaux comblent cette lacune

Votre prestataire effectue un virement local via le réseau bancaire du pays du prestataire et le paie dans sa propre devise, sans passer par des banques intermédiaires. Dans certains pays, les réseaux bancaires en temps réel permettent également des virements quasi instantanés, bien que la disponibilité varie selon les pays et les prestataires. Votre équipe n’a plus besoin d’acheter des devises étrangères avant chaque lot si votre solution de paiement transfrontalier se charge de la conversion pour vous. Trolley, par exemple, prend en charge les versements vers des banques locales, des portefeuilles électroniques et des comptes virtuels dans 210 pays et territoires ; les virements bancaires sont également disponibles.

Quels sont les frais inclus dans les paiements versés aux prestataires internationaux ?

Les paiements versés aux prestataires internationaux comportent généralement cinq types de frais. Calculez-les pour chaque versement avant de comparer les plateformes de paiement transfrontalières:

• Frais de virement : votre prestataire prélève des frais forfaitaires ou proportionnels pour chaque virement. Pour un virement bancaire, comptez entre 15 et 50 dollars par virement.
• Frais bancaires intermédiaires : chaque banque qui achemine un virement vers votre prestataire peut prélever des frais.
• Marge sur la conversion des devises : les prestataires appliquent généralement un taux de change légèrement moins avantageux que celui du marché et empochent la différence.
• Frais bancaires de réception : la banque du prestataire peut facturer ces frais pour l'acceptation d'un virement international entrant.
• Frais liés à la plateforme : certains prestataires facturent un abonnement mensuel ou des frais par destinataire.

Un prestataire proposant des frais de virement peu élevés peut tout de même s'avérer plus coûteux au final s'il vous applique un taux de change défavorable. Calculez le coût d'un virement type auprès de chaque prestataire en fonction du montant moyen réel de vos virements et de votre volume mensuel, car les frais forfaitaires par virement pèsent davantage sur les petits montants, tandis que les majorations en pourcentage pèsent davantage sur les montants élevés. Vous pouvez également trouver des moyens de réduire les frais liés aux virements internationaux.

Quels sont les formulaires fiscaux nécessaires pour les prestataires indépendants étrangers ?

Les entreprises américaines peuvent faire appel à des prestataires indépendants basés hors des États-Unis, à condition que chacun d’entre eux remplisse le formulaire fiscal approprié avant son premier versement. La nécessité de remplir un formulaire 1099-NEC pour vos prestataires internationaux dépend de leur statut fiscal (s’ils sont considérés comme des « personnes américaines » à des fins fiscales) et du lieu où ils effectuent leur travail. Un prestataire indépendant étranger travaillant hors des États-Unis n’en a pas besoin, contrairement à un citoyen américain résidant à l’étranger. Si un prestataire étranger effectue son travail sur le territoire américain, la rémunération est généralement considérée comme un revenu de source américaine ; vous devrez donc peut-être prélever une retenue à la source de 30 % (sauf en cas d’exonération prévue par une convention fiscale) et la déclarer sur le formulaire 1042-S.

Veillez à disposer d'un accord signé pour chaque formulaire et vérifiez votre configuration auprès d'un conseiller fiscal avant d'engager des prestataires indépendants étrangers. Une pratique courante consiste à recueillir le formulaire lors de l'intégration et à suspendre le premier versement jusqu'à ce qu'un formulaire valide soit enregistré dans vos dossiers. Recueillez le formulaire correspondant à chaque bénéficiaire, y compris les prestataires exerçant leur activité sous la forme d'une société :

Formulaire	Qui le remplit ?	Ce qu'il présente
Formulaire W-8BEN	Personnes physiques étrangères	Leur statut d'étranger et les avantages découlant d'une convention fiscale dont ils bénéficient
Formulaire W-8BEN-E	Entreprises étrangères	Le statut d'entreprise étrangère de la société et les avantages découlant de tout traité dont elle se prévaut
Formulaire W-9	Citoyens américains et résidents américains vivant à l'étranger	Le numéro d'identification fiscale dont vous aurez besoin pour leur formulaire 1099-NEC
Formulaire 8233	Les personnes physiques étrangères qui effectuent une partie de leur travail sur le territoire américain	Leur affirmation selon laquelle une convention fiscale vous permet de les rémunérer pour ce travail effectué aux États-Unis sans retenue à la source d'impôt américain

Quelles sont les règles de conformité à respecter lorsque vous rémunérez des prestataires à l'étranger ?

Ce sont les autorités chargées du travail dans le pays de chaque prestataire qui déterminent si cette relation est considérée comme un contrat de travail dans ce pays. Cela signifie qu’un même accord peut être considéré comme une prestation de services dans un pays et comme un contrat de travail dans un autre. S’il s’agit d’un contrat de travail, vous pourriez être tenu de verser des cotisations sociales et des avantages sociaux à votre prestataire. 

Les règles américaines en matière de sanctions s’appliquent également lorsque vous rémunérez des prestataires indépendants étrangers. Par exemple, vous ne pouvez pas verser de rémunération à une personne figurant sur une liste de sanctions, car le Bureau du contrôle des avoirs étrangers (OFAC ) du département du Trésor pourrait vous infliger une amende. Vérifiez l’identité de chaque prestataire et contrôlez s’il figure sur ces listes avant son premier versement. Sur une plateforme, effectuez cette vérification automatiquement lors de la vérification d’identité et de l’intégration, puis à chaque fois qu’un prestataire modifie ses coordonnées bancaires.

Les règles de déclaration applicables aux plateformes numériques, telles que la directive DAC7, s'appliquent-elles à votre plateforme ?

Les plateformes et les places de marché doivent également déclarer les vendeurs et les prestataires de services qu’elles rémunèrent, conformément à des réglementations telles que la directive DAC7 de l’UE, qui les oblige à collecter et à déclarer l’identité et les revenus de chaque vendeur. Le Royaume-Uni et la Nouvelle-Zélande ont mis en place des règles similaires, basées sur le modèle de l’OCDE pour la déclaration des revenus des vendeurs. Le régime australien de déclaration de l’économie collaborative (Sharing Economy Reporting Regime) impose aux plateformes de déclarer les transactions des vendeurs à l’administration fiscale australienne (Australian Taxation Office) deux fois par an. Ces obligations de déclaration applicables aux plateformes numériques concernent les plateformes sur lesquelles des vendeurs ou prestataires de services indépendants perçoivent des revenus provenant des utilisateurs de la plateforme, comme une place de marché pour travailleurs indépendants ou une application de livraison. Une entreprise qui rémunère des prestataires pour travailler sur ses propres projets n’est généralement pas soumise à ces règles.

Quelles questions faut-il poser à un prestataire de paiement avant de faire son choix ?

Un prestataire qui peut répondre par l'affirmative aux questions suivantes est en mesure de verser aux prestataires étrangers l'intégralité des sommes qui leur sont dues et d'obtenir d'eux les formulaires fiscaux appropriés :

• Rémunérez-vous les prestataires dans leur devise locale à un taux que nous pouvons consulter avant d'effectuer le virement ?
• Proposez-vous les moyens de paiement les plus courants dans chaque pays où résident nos prestataires ?
• Indiquez-vous le coût total de chaque versement, y compris la marge appliquée sur le taux de change ?
• Récupérez-vous le formulaire fiscal de chaque prestataire lors de son inscription et vérifiez-vous qu'il correspond bien à son statut ?
• Vérifiez-vous l'identité de chaque prestataire et procédez-vous à une vérification de leur présence sur les listes de sanctions avant leur premier paiement ? 

Si vous gérez une place de marché ou une plateforme de services ponctuels, posez-vous également les questions suivantes :

• Pouvons-nous intégrer le processus d'intégration des prestataires ou le proposer en marque blanche au sein de notre propre produit ?
• Proposez-vous une API de paiement et des webhooks permettant d'intégrer les statuts de paiement et les paiements refusés dans nos propres systèmes ?
• Vous occupez-vous des déclarations de fin d'année (formulaires 1099 et 1042-S) et des rapports de plateforme tels que DAC7, ou devons-nous exporter les données vers un autre outil ?

Comparez les finalistes en fonction de la rapidité avec laquelle les prestataires sont payés après leur inscription et du temps nécessaire à votre équipe pour mettre en place le service. L'intégration en libre-service des prestataires permet aux nouveaux prestataires d'être payés plus rapidement, tandis que les intégrations comptables réduisent la charge de travail manuel de votre équipe. Ces deux facteurs sont d'autant plus importants pour le paiement des freelances et des travailleurs occasionnels, surtout lorsque de nouveaux prestataires s'inscrivent chaque semaine. 

Rémunérez les freelances et les travailleurs indépendants à l'étranger sans avoir à effectuer de tâches manuelles

Chaque élément de cette liste de contrôle correspond à une fonctionnalité pour laquelle Trolley a été conçu. Les prestataires peuvent choisir leur mode de paiement, qu’il s’agisse d’un virement bancaire local ou d’un portefeuille numérique, et Trolley effectue le versement dans leur propre devise : plus de 135 devises dans 210 pays et territoires. Les formulaires fiscaux sont collectés et validés lors de l’inscription, avant l’émission du premier paiement. Les vérifications d’identité et le filtrage des listes de surveillance s’effectuent en arrière-plan ; aucun paiement n’est donc effectué sans ces vérifications. Gérez l’ensemble depuis le tableau de bord Trolley, ou intégrez l’inscription et les paiements à votre propre produit grâce à l’API.

Prenez rendez-vous pour une démonstration et découvrez comment votre équipe peut payer ses prestataires à l'étranger sans avoir à acheter de devises ni à rechercher manuellement les formulaires fiscaux.

FAQ sur les paiements aux prestataires internationaux

Une entreprise américaine peut-elle rémunérer des prestataires indépendants dans d'autres pays ?

Oui. Une entreprise américaine peut rémunérer des prestataires indépendants à l’étranger à condition de se procurer le formulaire fiscal approprié avant le premier versement, de vérifier que le prestataire ne figure pas sur les listes de sanctions et de s’assurer que l’accord conclu est considéré comme un contrat de prestation de services au regard de la législation locale du travail applicable au prestataire. Il est recommandé de faire examiner votre dispositif par un conseiller fiscal pour chaque pays concerné.

Comment les plateformes rémunèrent-elles les freelances et les travailleurs à la tâche internationaux ?

De nombreuses plateformes font appel à un prestataire de paiement qui transfère les fonds par virement bancaire local, via des portefeuilles électroniques ou par versement sur carte, dans le pays et dans la devise de chaque prestataire. Les virements internationaux conviennent pour les paiements occasionnels d'un montant élevé, mais les frais d'intermédiation et la saisie manuelle des données rendent leur mise en œuvre à grande échelle difficile.

Devez-vous envoyer un formulaire 1099-NEC à un prestataire étranger ?

En général, non. Pour les prestataires non américains qui effectuent leur travail en dehors des États-Unis, vous devez plutôt leur demander de remplir un formulaire W-8BEN ou W-8BEN-E. En revanche, vous devez émettre un formulaire 1099-NEC, après avoir obtenu un formulaire W-9, aux citoyens américains et aux résidents américains vivant à l'étranger dès que les paiements atteignent le seuil de déclaration fixé par l'IRS. Si un prestataire étranger effectue son travail sur le territoire américain, vous devrez peut-être prélever l'impôt à la source et remplir le formulaire 1042-S.

Peut-on payer des prestataires internationaux via PayPal ou Zelle ?

PayPal convient aux travailleurs indépendants qui possèdent déjà un compte dans un pays pris en charge, même si les frais de conversion et de retrait varient selon le portefeuille électronique, le pays et la partie qui les prend en charge. Zelle ne convient pas, car ce service ne fonctionne qu'entre des comptes bancaires américains.

Combien coûte le recours à un prestataire à l'étranger ?

Ce montant total comprend les frais de virement, les frais bancaires intermédiaires, la majoration liée à la conversion de devises, les frais de la banque destinataire et les éventuels frais de plateforme. Une majoration de 3 % sur un versement de 3 000 $ coûte 90 $, et les frais de virement bancaire s’élèvent généralement à 15 à 50 $ supplémentaires. Calculez le coût d’un versement type auprès de chaque prestataire pour les comparer.

Combien de temps faut-il pour que les paiements aux prestataires internationaux soient effectués ?

Cela dépend de la méthode utilisée. Les virements internationaux prennent entre un et plusieurs jours ouvrés, les paiements via portefeuille électronique peuvent être crédités en quelques minutes, les virements bancaires locaux prennent entre quelques secondes et quelques jours ouvrés, et les paiements par carte sont généralement crédités dans les 30 minutes, lorsque cette option est prise en charge.

Les règles de déclaration applicables aux plateformes numériques, telles que la directive DAC7, s'appliquent-elles à ma plateforme ?

C'est possible. La règle DAC7 et les dispositions similaires en vigueur au Royaume-Uni, en Nouvelle-Zélande et en Australie s'appliquent aux plateformes sur lesquelles des vendeurs ou prestataires de services indépendants perçoivent des revenus provenant des utilisateurs de la plateforme, comme les places de marché pour travailleurs indépendants et les applications de livraison. Une entreprise qui rémunère des prestataires uniquement pour des missions réalisées dans le cadre de ses propres projets n'est généralement pas concernée. Vérifiez auprès d'un conseiller fiscal.

Cet article est publié à titre purement informatif et ne constitue en aucun cas un conseil juridique ou fiscal. Veuillez consulter un conseiller qualifié au sujet de votre situation particulière.