Comment payer des prestataires à l'étranger (sans se prendre la tête avec les questions de conformité)

Le paiement des prestataires internationaux ne se résume pas à un simple transfert d'argent à l'étranger : il implique la gestion des devises, la conformité fiscale, la fiabilité des paiements et l'expérience des prestataires à grande échelle.

Les entreprises commencent généralement par utiliser des virements bancaires ou des portefeuilles électroniques, mais ces solutions s'avèrent insuffisantes à mesure que leur réseau de sous-traitants s'étend.

Ce guide explique comment les entreprises rémunèrent leurs prestataires à l'échelle mondiale, passe en revue les pièges courants et indique les critères à prendre en compte pour choisir une solution de paiement évolutive.

Rémunérer des prestataires internationaux semble simple… jusqu’à ce que ça ne le soit plus.

Les entreprises internationales font de plus en plus appel à des prestataires indépendants basés à l'étranger pour se développer rapidement, accéder à des compétences spécialisées et conquérir de nouveaux marchés. Que vous travailliez avec des développeurs d'Europe de l'Est, des designers d'Amérique du Sud ou des créateurs d'Asie, le recours à une main-d'œuvre dispersée est désormais la norme.

Mais dès que l'on commence à payer des prestataires à l'étranger, la situation devient bien plus complexe. 

Les équipes financières doivent gérer plusieurs devises, différents modes de paiement, les exigences en matière de documentation fiscale et les règles de conformité régionales. Les équipes chargées des produits et des opérations doivent veiller à ce que ces étapes liées au paiement et à la conformité ne soient pas trop contraignantes pour les prestataires, en trouvant le juste équilibre entre la flexibilité des paiements et une expérience simplifiée qui évite les abandons et le taux de désabonnement, sans pour autant alourdir la charge de travail interne.

Et à mesure que les réseaux de sous-traitants s'étendent, ces défis ne font pas que persister ; ils s'aggravent.

Ce guide explique comment les entreprises rémunèrent leurs prestataires internationaux, les pièges courants à éviter et les éléments que les équipes financières doivent prendre en compte lors de la mise en place d'une infrastructure de paiement des prestataires internationaux évolutive.

Comment les entreprises rémunèrent-elles leurs prestataires à l'international ?

Le paiement de prestataires à l'étranger implique le recours à des systèmes de paiement transfrontaliers pour transférer des fonds, tout en gérant les opérations de change et en veillant à la conformité de la documentation fiscale.

En général, les entreprises rémunèrent leurs prestataires internationaux en combinant virements bancaires internationaux, portefeuilles électroniques, prestataires de services de paiement ou plateformes de paiement spécialisées.

Les petites entreprises peuvent avoir recours à des moyens de paiement manuels, tels que les virements bancaires ou PayPal. 

Cependant, à mesure que les réseaux de sous-traitants s'étendent à plusieurs pays, ces approches peuvent s'avérer inefficaces sur le plan opérationnel et difficiles à adapter à une plus grande échelle. Ces difficultés ne se manifestent pas toutes d'un seul coup, mais elles ont tendance à s'aggraver à mesure que l'activité prend de l'ampleur.

De nombreuses entreprises finissent par adopter une infrastructure de paiement internationale qui leur permet d'automatiser les paiements, de gérer plusieurs devises, de collecter les documents fiscaux requis et de réduire les échecs de paiement sur les circuits de paiement internationaux.

La bonne approche dépend de la taille de l'entreprise, des exigences réglementaires et du niveau de contrôle qu'elle souhaite exercer sur le processus de paiement des sous-traitants.

Moyens de paiement des prestataires à l'international

Plusieurs modes de paiement sont couramment utilisés pour régler les prestataires à travers le monde, mais ils ne se valent pas tous. Chaque option présente des avantages et des inconvénients en termes de coût, de rapidité, de fiabilité et de complexité opérationnelle.

Ce qui fonctionne pour une entreprise qui rémunère quelques prestataires dans une seule région se révèle souvent problématique lorsqu'il s'agit d'effectuer des paiements dans des dizaines de pays, avec différentes devises et via divers systèmes bancaires. Les équipes financières et opérationnelles doivent trouver un équilibre entre les préférences des prestataires et les contraintes internes telles que le rapprochement comptable, la conformité et la maîtrise des coûts.

Il est essentiel de comprendre le fonctionnement de chaque mode de paiement — et les obstacles qu'il peut présenter — pour choisir la bonne approche à mesure que votre réseau de prestataires se développe.

Virements bancaires internationaux

Les virements bancaires permettent aux entreprises d'envoyer des fonds directement sur le compte bancaire d'un prestataire.

Avantages

• Largement soutenu à l'échelle mondiale
• Virements bancaires directs

Inconvénients

• Frais élevés
• Délais de règlement longs
• Difficile à gérer à grande échelle

Portefeuilles numériques

Des plateformes telles que PayPal ou d'autres fournisseurs de portefeuilles électroniques permettent aux entreprises d'effectuer rapidement des virements internationaux.

Avantages

• Transferts rapides
• Bien connu de nombreux entrepreneurs

Inconvénients

• Des frais élevés dans certaines régions
• Contrôle limité des paiements
• Frais de conversion monétaire

Prestataires de services de paiement

Certaines organisations font appel à des prestataires de services de paiement pour verser les rémunérations des prestataires dans le cadre de processus de paiement plus larges.

Avantages

• Peut s'intégrer aux systèmes de paiement existants
• Traitement automatisé des transactions

Inconvénients

• N'est pas spécialement conçu pour les paiements aux entrepreneurs
• Outils limités en matière fiscale et de conformité

Plateformes mondiales de paiement

L'infrastructure mondiale de paiement est spécialement conçue pour aider les entreprises à effectuer des paiements à des réseaux de prestataires dans plusieurs pays. Contrairement aux méthodes de paiement traditionnelles, ces plateformes sont conçues dès le départ pour gérer des opérations de paiement transfrontalières à haut volume.

Ces plateformes logicielles prennent en charge plusieurs modes de paiement, automatisent les opérations de paiement à grande échelle et aident les équipes financières à gérer la documentation fiscale et les processus de conformité. Au lieu de recourir à des processus manuels disparates, les entreprises peuvent centraliser leurs paiements au sein d'un système unique qui uniformise la manière dont les paiements sont effectués, suivis et rapprochés.

Elles permettent également de réduire les frictions opérationnelles en limitant au maximum les échecs de paiement, en améliorant la transparence des opérations de change et en facilitant les paiements groupés vers plusieurs pays au sein d'un même processus. Pour les équipes financières, cela se traduit par une diminution des interventions manuelles, des coûts plus prévisibles et une évolutivité nettement améliorée à mesure que les réseaux de prestataires s'étendent.

Pourquoi le paiement des prestataires à l'international est plus complexe qu'il n'y paraît

À première vue, le paiement d'un prestataire international peut sembler simple. En réalité, les paiements transfrontaliers aux prestataires posent plusieurs défis opérationnels et de conformité que les équipes financières doivent gérer.

Gestion des devises

Les prestataires s'attendent souvent à être payés dans leur devise locale, mais la gestion manuelle des opérations de change peut entraîner des coûts cachés, des incohérences dans la tarification et des difficultés de rapprochement.

Par exemple, les équipes financières peuvent être amenées à rechercher des taux de change, à gérer les conversions entre plusieurs devises et à suivre les fluctuations des taux de change entre le moment où le paiement est lancé et celui où il est réglé. En l'absence d'un système centralisé, cela se traduit souvent par des taux incohérents d'un paiement à l'autre, des difficultés à prévoir les coûts et des écarts lors du rapprochement des comptes.

Au fil du temps, ces inefficacités s'accumulent — en particulier pour les entreprises qui rémunèrent des prestataires dans des dizaines de pays —, transformant la gestion des devises en un fardeau opérationnel considérable plutôt qu'en une simple étape de conversion.

Fiabilité des paiements transfrontaliers

Les paiements internationaux peuvent échouer en raison de coordonnées bancaires erronées, de systèmes de paiement non pris en charge ou de problèmes au niveau des banques intermédiaires. Chaque échec nécessite une intervention manuelle et retarde le paiement des prestataires.

Dans la pratique, cela signifie souvent que les équipes financières doivent enquêter sur les transactions ayant échoué, se coordonner avec les banques ou les prestataires de paiement, et relancer les paiements, parfois à plusieurs reprises. Ces retards peuvent allonger les cycles de paiement de quelques jours à plusieurs semaines, en particulier lorsque plusieurs intermédiaires sont impliqués.

Au-delà des coûts opérationnels, les paiements non effectués ou retardés ont un impact direct sur la confiance des prestataires. Des problèmes de paiement récurrents peuvent créer des tensions, augmenter le volume des demandes d'assistance et, à terme, nuire à la capacité d'une entreprise à fidéliser et à recruter des prestataires de qualité.

Coûts cachés liés au change

Les modes de paiement traditionnels comportent souvent des spreads de change intégrés qui augmentent les coûts de paiement sans aucune transparence. Les banques et les fournisseurs de portefeuilles électroniques appliquent fréquemment une majoration au taux de change moyen du marché, qui peut varier selon les corridors et qui est rarement communiquée clairement à l'avance.

En conséquence, les équipes financières peuvent constater des taux effectifs hétérogènes d'un paiement à l'autre, ce qui rend difficile la prévision des coûts ou le rapprochement précis des paiements. À long terme, ces écarts cachés peuvent augmenter considérablement le coût total du paiement des prestataires à l'international.

Obligations en matière de documentation et de déclaration fiscales

Les entreprises qui rémunèrent des prestataires doivent recueillir et conserver les documents fiscaux requis. En fonction du lieu de résidence et du statut fiscal du prestataire, cela peut inclure des formulaires tels que le W-8BEN, le W-8BEN-E ou le W-9.

Au-delà de la collecte des formulaires, les organisations peuvent également être amenées à vérifier les informations fiscales, telles que les numéros d'identification fiscale (TIN), et à respecter leurs obligations déclaratives, notamment en transmettant par voie électronique des formulaires tels que le 1099-NEC ou le 1042-S, le cas échéant.

Vérification de l'identité des prestataires et lutte contre la fraude

Les paiements internationaux comportent également un risque de fraude. Les entreprises doivent s'assurer qu'elles versent leurs fonds à des destinataires légitimes et que les coordonnées bancaires sont exactes. La vérification d'identité et la validation des destinataires contribuent à réduire le risque de fraude aux paiements, de piratage de compte et de détournement de fonds.

Mise à l'échelle des opérations de paiement

Les processus manuels qui fonctionnent pour une poignée de prestataires s'avèrent souvent inefficaces dès lors que les entreprises commencent à rémunérer des centaines, voire des milliers de prestataires répartis dans plusieurs pays. Les opérations de paiement, le rapprochement comptable et la conformité fiscale peuvent rapidement mobiliser d'importantes ressources.

Mauvaise expérience en matière de paiement des entrepreneurs

Des options de paiement limitées, des retards de paiement ou des procédures d'intégration complexes peuvent créer des tensions chez les prestataires et nuire aux relations de travail. À long terme, des expériences de paiement irrégulières ou peu fiables peuvent éroder la confiance, réduire la satisfaction des prestataires et compliquer la fidélisation des talents de haut niveau. 

Les prestataires confrontés à des problèmes de paiement récurrents pourraient privilégier les plateformes ou les entreprises qui offrent des modalités de paiement plus rapides, plus prévisibles et plus souples, ce qui fait des opérations de paiement un facteur clé de la fidélité et de l'engagement à long terme des prestataires.

À partir de quand les entreprises dépassent-elles le stade des méthodes de paiement manuelles ?

En général, les entreprises commencent par adopter des modes et des méthodes de paiement simples, qui fonctionnent lorsque les volumes sont faibles et que les canaux de paiement sont limités. Mais à mesure que les réseaux de sous-traitants s'étendent à travers les pays et les devises, une tendance claire commence à se dessiner.

Les premiers signaux sont opérationnels. Ce qui n’était autrefois qu’une simple tâche mensuelle commence à nécessiter de plus en plus de coordination, de gestion des exceptions et de supervision manuelle. Au fil du temps, l’effort requis pour traiter les paiements commence à croître plus rapidement que le nombre de prestataires eux-mêmes.

Parmi les indicateurs courants, on peut citer :

• Les échecs de paiement se multiplient
  À mesure que vous vous développez dans de nouvelles régions et que vous intégrez de nouveaux systèmes bancaires, les taux d'échec augmentent en raison de différences de formatage, de canaux non pris en charge ou de problèmes liés aux intermédiaires.
• Les équipes financières consacrent plus de temps à résoudre les problèmes qu'à effectuer les paiements
  Au lieu de gérer des cycles de paiement sans heurts, les équipes passent leur temps à résoudre des erreurs, à rapprocher les écarts et à coordonner leurs efforts avec plusieurs prestataires.
• Les coûts liés aux opérations de change deviennent incohérents et plus difficiles à suivre
  En l'absence d'une gestion centralisée des opérations de change, les taux varient selon les prestataires et les corridors, ce qui rend difficile la prévision des coûts ou l'explication des écarts lors du rapprochement.
• La gestion de la documentation fiscale devient difficile d'une région à l'autre
  La collecte, la validation et le stockage des formulaires entre les différentes juridictions deviennent fragmentés, ce qui accroît les risques liés à la conformité et l'exposition aux audits.
• Les prestataires commencent à réclamer des options de paiement plus flexibles
  À mesure que votre réseau se diversifie, les prestataires s'attendent à des paiements en monnaie locale, à des règlements plus rapides et à des méthodes alternatives — des fonctionnalités que les configurations manuelles ont du mal à prendre en charge.

Prises isolément, ces questions peuvent être gérées. Mais prises dans leur ensemble, elles marquent un tournant : les paiements ne constituent plus une simple tâche opérationnelle, mais sont devenus un problème systémique qui nécessite une infrastructure dédiée pour être résolu.

À ce stade, les entreprises passent généralement de la mise en place de solutions ponctuelles à l'évaluation de solutions de paiement plus évolutives.

Infrastructures de paiement des prestataires vs plateformes de gestion des effectifs

Lorsqu'elles évaluent les solutions permettant de rémunérer des prestataires à l'international, les entreprises se trouvent souvent confrontées à deux types de plateformes : les infrastructures de paiement et les plateformes de gestion des effectifs. 

Cette distinction est de plus en plus difficile à établir, car un nombre croissant d'outils connexes et complémentaires ont commencé à se chevaucher sur le plan fonctionnel, brouillant ainsi les frontières entre les plateformes RH, les prestataires de paiement et les infrastructures de versement. De ce fait, les équipes financières se retrouvent souvent à comparer des outils qui semblent similaires à première vue, mais qui sont conçus pour des cas d'utilisation fondamentalement différents.

Bien que ces deux types de produits puissent offrir des fonctionnalités de paiement, ils répondent à des objectifs très différents.

Plateformes de gestion des effectifs

Les plateformes de gestion du personnel telles que Deel ou Remote proposent des outils permettant de recruter, de gérer et, parfois, de rémunérer des prestataires ou des employés partout dans le monde.

En général, les prestataires sont directement intégrés à la plateforme de gestion du personnel, qui devient alors l'interface principale pour les contrats, les paiements et les processus RH.

Ces plateformes peuvent s'avérer utiles lorsque les entreprises souhaitent confier la gestion de leurs effectifs à un prestataire externe.

Cependant, elles entraînent souvent des coûts supplémentaires et obligent les prestataires à passer par une plateforme externe plutôt que de se faire payer directement par l'entreprise.

Système de paiement des entrepreneurs

Les plateformes de paiement se concentrent spécifiquement sur la couche de paiement.

Au lieu d'intégrer les prestataires dans un système de gestion de main-d'œuvre tiers, l'infrastructure de paiement permet aux entreprises de garder le contrôle total de l'expérience des prestataires tout en automatisant les paiements à l'échelle mondiale en arrière-plan.

Cette approche est souvent privilégiée par les entreprises qui :

• Nous gérons déjà en interne les relations avec les sous-traitants
• souhaitent garder le contrôle sur le processus d'intégration et de paiement de leurs prestataires
• Vous avez besoin d'une infrastructure de paiement internationale évolutive sans pour autant adopter une plateforme RH complète

Comment Trolley aide les entreprises à payer leurs prestataires partout dans le monde

À titre d'exemple de fournisseur d'infrastructure de paiement, Trolley aide les entreprises à verser des rémunérations à leurs prestataires dans le monde entier sans qu'elles aient à adopter une plateforme complète de gestion des effectifs.

Les entreprises qui travaillent avec de vastes réseaux de sous-traitants ont besoin d'une infrastructure capable de s'adapter à leur croissance tout en leur permettant de garder le contrôle sur l'expérience des sous-traitants.

Trolley propose une infrastructure mondiale de paiement conçue pour prendre en charge ce modèle, avec des fonctionnalités telles que :

• Versement de rémunérations à des prestataires dans 210 pays et territoires
• Prise en charge de plusieurs modes de paiement, notamment les virements bancaires et les portefeuilles électroniques
• Mettre en place une solution de paiement en marque blanche pour les prestataires, qui permet de les fidéliser au sein de l'écosystème de l'entreprise
• Automatisation de la collecte, de la validation et de la déclaration électronique directe des formulaires fiscaux
• Intégration des paiements directement dans les systèmes internes à l'aide d'une infrastructure axée sur les API

Payer des entrepreneurs internationaux ne doit pas nécessairement être lent, coûteux ou source d'erreurs. Les défis sont réels, mais les solutions le sont tout autant. 

FAQ : Rémunération des prestataires internationaux

Comment les entreprises rémunèrent-elles les prestataires internationaux ?

Les entreprises rémunèrent généralement leurs prestataires internationaux par virement bancaire, via des portefeuilles électroniques, des prestataires de services de paiement ou des plateformes de paiement spécialisées. À mesure que les réseaux de prestataires se développent, de nombreuses organisations adoptent des infrastructures de paiement qui prennent en charge plusieurs modes de paiement, automatisent la collecte des formulaires fiscaux et permettent d'effectuer des paiements groupés dans plusieurs pays.

Quelle est la meilleure façon de payer des prestataires dans plusieurs pays ?

La meilleure méthode dépend de l'ampleur de l'opération. Les petites équipes peuvent se contenter de virements manuels ou de portefeuilles numériques, tandis que les entreprises qui rémunèrent des prestataires dans de nombreux pays ont souvent recours à des plateformes de paiement qui automatisent les paiements internationaux, gèrent les opérations de change et réduisent les échecs de paiement.

Les entreprises doivent-elles passer par un service de paie pour rémunérer leurs prestataires internationaux ?

Non. Les systèmes de paie sont conçus pour les salariés. Les travailleurs indépendants sont généralement rémunérés via des plateformes de paiement qui prennent en charge les virements internationaux et recueillent les documents fiscaux sans les considérer comme des salariés.

Les prestataires peuvent-ils être payés dans leur monnaie locale ?

Oui. De nombreuses solutions de paiement internationales permettent aux entreprises de régler leurs prestataires dans leur devise locale. Cela réduit les frictions liées au change et améliore souvent la fiabilité des paiements par rapport aux virements internationaux effectués dans une seule devise. Le fait de payer les prestataires dans la devise de leur choix constitue également un avantage concurrentiel, car cela renforce leur satisfaction et leur fidélité à long terme en leur offrant une expérience de paiement plus prévisible et plus pratique.

Quels sont les formulaires fiscaux requis pour les entrepreneurs internationaux ?

Les formulaires fiscaux requis dépendent du lieu d'implantation et du statut fiscal du prestataire. Les entreprises américaines recueillent généralement les formulaires W-8BEN, W-8BEN-E et W-9 afin de consigner les informations fiscales du prestataire, et remplissent les formulaires 1099 et 1042-S, en fonction de la nature de la relation avec le prestataire et de la juridiction concernée.