HISTOIRE D'UN SUCCÈS
Connexions multilingues
Comment la société de services linguistiques MLC a rationalisé ses paiements avec Trolley
100+
pays où MLC rémunère les free-lances
5 heures
par semaine économisés par l'équipe de gestion des talents de MLC
50%
réduction des frais annuels en passant à Trolley
Connexions multilingues
Informations sur l'entreprise
Site web
L'industrie
Services linguistiques
Emplacement du siège
Evanston, Illinois
Client depuis
2022
Bénéficiaires
Traducteurs et transcripteurs indépendants
Pays de paiement
Mondial
L'avènement d'outils de communication numérique robustes et la récente pandémie mondiale ont souligné l'importance de forger des liens solides et montré à quel point ces relations peuvent être précieuses. Quel que soit le secteur dans lequel vous travaillez ou le type d'activité que vous exercez, il est important de penser à localiser votre contenu afin que vous et votre équipe puissiez renforcer les liens culturels, communiquer de manière transparente et réduire le risque de confusion.
C'est là qu'interviennent des entreprises comme Multilingual Connections. Elles connaissent le fonctionnement des organisations internationales - après tout, leur équipe de 25 employés à temps plein est dispersée dans le monde entier, du Guatemala à la Corée du Sud. Société de services linguistiques, Multilingual Connections (MLC) propose des services tels que la traduction, la transcription, l'aide à la recherche qualitative, le doublage et le sous-titrage dans un large éventail de secteurs, du gouvernement à l'enseignement supérieur, en passant par le cinéma, les médias et le divertissement, pour n'en citer que quelques-uns.
Gérer une entreprise de services de traduction n'est pas chose aisée. Il faut de vrais professionnels qui comprennent les différences nuancées entre les langues pour y parvenir, et la force de MLC réside dans le solide réseau de linguistes qu'elle a mis en place. La force de MLC réside dans le solide réseau de linguistes qu'elle a construit. Comptant des milliers de linguistes indépendants dans plus de 100 pays, la charge de travail de ces indépendants va de ceux qui réalisent des missions ponctuelles à ceux qui travaillent presque exclusivement pour MLC. Cela signifie qu'à tout moment, MLC envoie une grande diversité de paiements (en termes de type de paiement et de quantité) dans le monde entier.
Gérer une entreprise de services de traduction n'est pas chose aisée. Il faut de vrais professionnels qui comprennent les différences nuancées entre les langues pour y parvenir, et la force de MLC réside dans le solide réseau de linguistes qu'elle a mis en place. La force de MLC réside dans le solide réseau de linguistes qu'elle a construit. Comptant des milliers de linguistes indépendants dans plus de 100 pays, la charge de travail de ces indépendants va de ceux qui réalisent des missions ponctuelles à ceux qui travaillent presque exclusivement pour MLC. Cela signifie qu'à tout moment, MLC envoie une grande diversité de paiements (en termes de type de paiement et de quantité) dans le monde entier.
Les habitants de différents pays peuvent avoir des attentes différentes quant à la nature et au fonctionnement d'un transfert d'argent, et c'est pourquoi Trolley nous aide à opérer d'une manière qui leur est familière.
- Ted Jackson, directeur des opérations chez Multilingual Connections
Le défi
Lorsque Jill Kushner Bishop a fondé Multilingual Connections en 2005, elle a été confrontée à de nombreuses difficultés pour payer ses linguistes. Elle se souvient notamment d'un pigiste au Panama qui avait besoin d'un paiement rapide pour régler ses factures ce week-end-là. "Je me souviens d'avoir dû me rendre physiquement dans une banque Western Union pour envoyer un virement... C'était très stressant pour moi parce que je voulais faire ce qu'il fallait pour quelqu'un qui avait déjà travaillé pour moi. Je voulais juste qu'elle soit payée.
Kushner Bishop et toute l'équipe de MLC savent que le travail de leurs linguistes est essentiel ; ils savent aussi que le travail en free-lance peut être très vulnérable. C'est pourquoi ils se sont toujours efforcés de rendre les paiements faciles et rapides : parce que cela démontre le niveau de respect qu'ils doivent aux personnes avec lesquelles ils travaillent.
Ils ont commencé à chercher des solutions de paiement très tôt dans l'histoire de l'entreprise, simplement parce qu'ils perdaient beaucoup de temps à envoyer des paiements par l'intermédiaire de banques individuelles.
Kushner Bishop et toute l'équipe de MLC savent que le travail de leurs linguistes est essentiel ; ils savent aussi que le travail en free-lance peut être très vulnérable. C'est pourquoi ils se sont toujours efforcés de rendre les paiements faciles et rapides : parce que cela démontre le niveau de respect qu'ils doivent aux personnes avec lesquelles ils travaillent.
Ils ont commencé à chercher des solutions de paiement très tôt dans l'histoire de l'entreprise, simplement parce qu'ils perdaient beaucoup de temps à envoyer des paiements par l'intermédiaire de banques individuelles.
Le concurrent
Finalement, l'équipe de la MLC a trouvé et commencé à utiliser une autre plateforme de paiement, mais le directeur des opérations de la MLC, Ted Jackson, a rapidement compris que ce logiciel n'était pas à la hauteur. Les destinataires ne comprenaient pas comment les frais étaient déterminés et, pour l'équipe de la MLC, le manque de clarté concernant les types de devises et de paiements qu'elle pouvait envoyer a entraîné une certaine confusion quant aux personnes qu'elle pouvait employer.
En outre, l'équipe de la MLC a eu du mal à obtenir de l'aide lorsqu'elle en avait besoin. Lorsque leur chargé de clientèle a quitté la société de paiement, ils ont dû s'en remettre au système d'aide, qui ne proposait pas de chat en direct, mais seulement un courrier électronique général. Il n'y avait pas de personne à contacter directement, ce qui représentait un énorme défi car de nombreuses questions de MLC étaient spécifiques aux paiements et provenaient directement des linguistes sur lesquels ils s'appuyaient pour fournir leur service principal.
En outre, l'équipe de la MLC a eu du mal à obtenir de l'aide lorsqu'elle en avait besoin. Lorsque leur chargé de clientèle a quitté la société de paiement, ils ont dû s'en remettre au système d'aide, qui ne proposait pas de chat en direct, mais seulement un courrier électronique général. Il n'y avait pas de personne à contacter directement, ce qui représentait un énorme défi car de nombreuses questions de MLC étaient spécifiques aux paiements et provenaient directement des linguistes sur lesquels ils s'appuyaient pour fournir leur service principal.
"Nous n'avions pas l'impression que notre ancien fournisseur de services de paiement se souciait de nous. Maintenant que nous sommes passés à Trolley, nous avons accès à une assistance amicale quand nous en avons besoin, instantanément. Cette ligne de communication ouverte est inestimable !"
- Ted Jackson, Directeur des opérations chez Multilingual Connections
La plupart des directeurs des opérations ont plusieurs casquettes, mais Jackson explique que l'une de ses principales responsabilités était de rationaliser les comptes créditeurs et débiteurs, ainsi que la comptabilité. Lorsqu'on lui demande comment MLC gérait ses impôts de fin d'année avant Trolley, il répond en riant : "c'était le bazar" : "c'était le bazar".
Il n'y avait pas de processus de mise à jour des formulaires W8/W9, et ils dépendaient de chaque travailleur indépendant pour fournir les informations les plus récentes lorsque c'était nécessaire. L'ancien système n'était pas non plus synchronisé avec Quickbooks, de sorte que leur comptable devait télécharger les informations manuellement.
"Il y avait tellement de possibilités d'erreur", explique Mme Jackson. "Par exemple, les gens changeaient d'adresse sans nous le dire, si bien que chaque année, nous recevions des formulaires erronés de l'IRS et nous ne savions pas quoi en faire.
MLC souhaitait en fin de compte rationaliser ses processus de paiement et de conformité fiscale, mais ne voulait pas que cela se fasse au détriment de l'expérience de l'utilisateur final de ses freelances.
Il n'y avait pas de processus de mise à jour des formulaires W8/W9, et ils dépendaient de chaque travailleur indépendant pour fournir les informations les plus récentes lorsque c'était nécessaire. L'ancien système n'était pas non plus synchronisé avec Quickbooks, de sorte que leur comptable devait télécharger les informations manuellement.
"Il y avait tellement de possibilités d'erreur", explique Mme Jackson. "Par exemple, les gens changeaient d'adresse sans nous le dire, si bien que chaque année, nous recevions des formulaires erronés de l'IRS et nous ne savions pas quoi en faire.
MLC souhaitait en fin de compte rationaliser ses processus de paiement et de conformité fiscale, mais ne voulait pas que cela se fasse au détriment de l'expérience de l'utilisateur final de ses freelances.
La solution
Lorsque quelqu'un de l'équipe Trolley est entré en contact avec Jackson, le moment n'aurait pu être mieux choisi. Il a vu la démo et a été immédiatement impressionné par l'interface.
"Après la démonstration, j'étais impatient d'entrer dans le jeu et de commencer à fouiller", se souvient M. Jackson. L'environnement "bac à sable" était impressionnant. Comme nous sommes une petite entreprise et que nous avons souvent besoin de tester des choses, c'était génial de pouvoir vérifier les choses du côté du destinataire et de s'assurer que l'expérience était aussi propre et facile que possible pour nos freelances." M. Jackson a admis qu'il était nerveux à l'idée de passer à une nouvelle plateforme parce que "tant de choses peuvent mal tourner. Je n'arrêtais pas de penser : "Et si nous manquions des paiements ? Nos freelances seraient-ils contrariés de devoir changer à nouveau de fournisseur de paiement si rapidement ?
Heureusement pour MLC, l'intégration avec Trolley s'est faite en douceur. Au bout d'une semaine environ, ils étaient opérationnels avec toutes les intégrations dont ils avaient besoin. Par exemple, "le paiement par PayPal s'est fait de manière très transparente", dit Jackson. "Il n'y a pas d'étape supplémentaire - vous payez directement à partir de Trolley via PayPal et le traitement est rapide.
Grâce aux options de paiement locales offertes par Trolley, MLC et ses freelances se sentent beaucoup plus à l'aise lorsque le jour de la paie arrive. "Nous avions l'habitude d'envoyer des virements électroniques compliqués à de nombreux endroits, mais maintenant nous payons les Australiens de la manière dont les Australiens ont l'habitude d'être payés. Les habitants de différents pays peuvent avoir des attentes différentes quant à la nature et au fonctionnement d'un transfert d'argent, il est donc agréable d'opérer d'une manière qui leur est familière.
"Après la démonstration, j'étais impatient d'entrer dans le jeu et de commencer à fouiller", se souvient M. Jackson. L'environnement "bac à sable" était impressionnant. Comme nous sommes une petite entreprise et que nous avons souvent besoin de tester des choses, c'était génial de pouvoir vérifier les choses du côté du destinataire et de s'assurer que l'expérience était aussi propre et facile que possible pour nos freelances." M. Jackson a admis qu'il était nerveux à l'idée de passer à une nouvelle plateforme parce que "tant de choses peuvent mal tourner. Je n'arrêtais pas de penser : "Et si nous manquions des paiements ? Nos freelances seraient-ils contrariés de devoir changer à nouveau de fournisseur de paiement si rapidement ?
Heureusement pour MLC, l'intégration avec Trolley s'est faite en douceur. Au bout d'une semaine environ, ils étaient opérationnels avec toutes les intégrations dont ils avaient besoin. Par exemple, "le paiement par PayPal s'est fait de manière très transparente", dit Jackson. "Il n'y a pas d'étape supplémentaire - vous payez directement à partir de Trolley via PayPal et le traitement est rapide.
Grâce aux options de paiement locales offertes par Trolley, MLC et ses freelances se sentent beaucoup plus à l'aise lorsque le jour de la paie arrive. "Nous avions l'habitude d'envoyer des virements électroniques compliqués à de nombreux endroits, mais maintenant nous payons les Australiens de la manière dont les Australiens ont l'habitude d'être payés. Les habitants de différents pays peuvent avoir des attentes différentes quant à la nature et au fonctionnement d'un transfert d'argent, il est donc agréable d'opérer d'une manière qui leur est familière.
"Nos linguistes apprécient d'être payés dans la devise de leur choix. De plus, les frais qu'ils paient pour recevoir leurs fonds sont désormais beaucoup moins élevés !"
- Pablo Estrada, directeur des talents et de la technologie chez Multilingual Connections
Sur le plan fiscal, M. Jackson a beaucoup apprécié le processus de mise en correspondance des NIF de Trolley, qui s'effectue chaque semaine par rapport aux données de l'IRS et qui réduit considérablement la marge d'erreur en matière de respect des obligations fiscales.
Les résultats
Vous vous souvenez du manque de soutien que MLC recevait de son ancien fournisseur de paiements ? L'équipe de MLC a remarqué une différence majeure depuis qu'elle a adopté Trolley. Ted déclare : "Le chat en direct m'évite bien des maux de tête. Pouvoir se connecter et avoir une personne amicale qui répond aux questions est inestimable ; le simple fait de savoir que quelqu'un travaille sur le sujet m'aide dans mon flux de travail. De plus, j'apprécie que cette ligne de communication reste ouverte - en fait, j'ai même appris à connaître certains membres de l'équipe de support client de Trolley par leur nom !
Il apprécie le fait que le module fiscal de Trolley soit disponible en plusieurs langues, car cela a permis de réduire le stress que de nombreux freelances, dont la plupart ont plusieurs contrats et travaillent pour plusieurs organisations, associent à la saison des impôts.
La première année, tout ce que MLC avait à faire était de s'assurer que les paiements qui avaient déjà été envoyés avant l'intégration à Trolley étaient téléchargés dans le système Trolley, puis d'effectuer leurs paiements via Trolley pour le reste de l'année.
Il apprécie le fait que le module fiscal de Trolley soit disponible en plusieurs langues, car cela a permis de réduire le stress que de nombreux freelances, dont la plupart ont plusieurs contrats et travaillent pour plusieurs organisations, associent à la saison des impôts.
La première année, tout ce que MLC avait à faire était de s'assurer que les paiements qui avaient déjà été envoyés avant l'intégration à Trolley étaient téléchargés dans le système Trolley, puis d'effectuer leurs paiements via Trolley pour le reste de l'année.
"A la fin de l'année, il était presque trop facile d'envoyer les formulaires fiscaux. J'ai apprécié le fait que l'on puisse également voir qui, selon Trolley, doit recevoir un formulaire et où c'est facultatif."
- Ted Jackson, Directeur des opérations chez Multilingual Connections
M. Jackson estime que Trolley lui permet d'économiser au moins 20 heures par trimestre, rien que pour la préparation des impôts.
Trolley permet également à l'équipe de MLC de gagner beaucoup de temps en matière de gestion des talents - au moins 4 à 5 heures par semaine, pour être exact. Alors qu'ils devaient auparavant collecter les formulaires individuels, les vérifier et répondre aux questions de leurs freelances, tout cela est désormais automatisé.
En ce qui concerne les économies financières, l'équipe de MLC économise environ 50 % par an rien que sur les frais de plateforme. "Nous ne payons pas de frais à Trolley pour les transactions PayPal, ce qui nous soulage d'un poids énorme", dit Jackson. "C'est un bien meilleur rapport qualité-prix dans l'ensemble.
Trolley permet également à l'équipe de MLC de gagner beaucoup de temps en matière de gestion des talents - au moins 4 à 5 heures par semaine, pour être exact. Alors qu'ils devaient auparavant collecter les formulaires individuels, les vérifier et répondre aux questions de leurs freelances, tout cela est désormais automatisé.
En ce qui concerne les économies financières, l'équipe de MLC économise environ 50 % par an rien que sur les frais de plateforme. "Nous ne payons pas de frais à Trolley pour les transactions PayPal, ce qui nous soulage d'un poids énorme", dit Jackson. "C'est un bien meilleur rapport qualité-prix dans l'ensemble.
L'impact de Trolley
Trolley a permis à l'équipe de Multilingual Connections d'avoir l'esprit tranquille en sachant que ses freelances sont satisfaits de l'utilisation de son outil de paiement.
Selon Mme Estrada, qui supervise les efforts de recrutement et de gestion des fournisseurs, Trolley obtient régulièrement des notes élevées dans ses enquêtes de satisfaction. Ces enquêtes sont envoyées à leurs freelances tous les trimestres et ont pour but d'aider l'équipe de MLC à en savoir plus non seulement sur leur expérience de travail pour eux, mais aussi sur ce qu'ils pensent des outils qu'ils utilisent.
M. Estrada a directement constaté l'impact sur son équipe. "L'équipe de gestion des fournisseurs recevait beaucoup de demandes liées au traitement des paiements. Depuis que nous utilisons Trolley, nous n'avons traité aucune plainte relative aux paiements !
Selon Mme Estrada, qui supervise les efforts de recrutement et de gestion des fournisseurs, Trolley obtient régulièrement des notes élevées dans ses enquêtes de satisfaction. Ces enquêtes sont envoyées à leurs freelances tous les trimestres et ont pour but d'aider l'équipe de MLC à en savoir plus non seulement sur leur expérience de travail pour eux, mais aussi sur ce qu'ils pensent des outils qu'ils utilisent.
M. Estrada a directement constaté l'impact sur son équipe. "L'équipe de gestion des fournisseurs recevait beaucoup de demandes liées au traitement des paiements. Depuis que nous utilisons Trolley, nous n'avons traité aucune plainte relative aux paiements !
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