Réduisez les efforts manuels et maintenez l'intégrité des données entre les logiciels avec le produit Sync de Trolley. Intégré, il fait de Trolley la seule solution de paiement connectable à votre ERP et personnalisable en fonction de votre flux de travail. Maintenant avec le support de flux de travail d'entrée de journalTrolley est encore plus prêt à aider à automatiser les processus de paiement et de réconciliation de votre équipe AP - indépendamment de la forme de ces processus.
Trolley Sync est plus robuste que jamais. Imaginez que vous puissiez consolider vos flux de paie et d'impôts sur une seule plateforme qui se synchronise avec votre ERP. Un processus rationalisé et automatisé qui préserve l'intégrité de vos données, réduit les erreurs dans vos systèmes et vous permet d'économiser du temps et de l'argent... qu'est-ce qu'on ne peut pas aimer ? 😍
Si vous n'êtes pas encore convaincu, nous allons explorer plus en détail toute la valeur ajoutée que vous pouvez apporter en automatisant vos flux de travail avec Trolley Sync automation.
Ce que nous couvrons
Des flux de travail pour chaque équipe
Avant de nous pencher sur les caractéristiques et les avantages, récapitulons rapidement les deux flux de travail que le produit Sync prend désormais en charge grâce à la récente mise à jour des écritures au journal.
Paiement des factures :
- Si vous souhaitez travailler avec votre ERP, le flux des paiements de factures vous permet de créer de nouvelles factures à payer dans votre ERP ou votre logiciel de comptabilité, qui sont ensuite reconnues par Sync, et ces factures et les fournisseurs associés sont auto-créés dans Trolley. Une fois les paiements effectués, les factures sont automatiquement marquées comme payées dans votre ERP.
Les écritures de journal :
- Si vous souhaitez travailler dans un autre système ou directement dans Trolley, le flux des écritures de journal vous permet d'effectuer des paiements dans Trolley, puis de transférer automatiquement ces transactions dans votre système ERP en tant qu'éléments du grand livre et écritures de journal une fois que les paiements ont été effectués.
Lorsque vous sélectionnez un flux de travail, vous n'êtes pas bloqué pour toujours : vous pouvez passer de l'un à l'autre en fonction de vos besoins.
"La flexibilité du système est essentielle. Il change définitivement la donne pour certains de nos clients qui ont des besoins à la fois pour les paiements de factures et pour les écritures de journal, et qui ont un flux de travail mixte".
Shriya Balumur, chef de produit de la plate-forme chez Trolley
Gagner du temps (et nous savons tous que le temps, c'est de l'argent)
La synchronisation de Trolley avec votre ERP est le meilleur moyen d'éviter le travail manuel et la duplication.
Les processus de paiement et de réconciliation sans solutions d'automatisation impliquent une tonne de travail manuel. Pour les équipes qui créent des factures dans leur ERP, si l'ERP n'est pas synchronisé avec leur système de paiement, elles doivent créer chaque facture deux fois et vérifier que les montants sont cohérents entre les deux logiciels.
Les équipes disposant d'un workflow d'écriture de journal peuvent avoir un processus qui ressemble à ceci : importer le montant du paiement dans Trolley, manuellement ou via CSV, envoyer le paiement, exporter les données du paiement depuis Trolley, les adapter dans un format différent si nécessaire, et les importer dans l'ERP. Ensuite, il faut créer des écritures de journal, s'assurer que le grand livre est réconcilié en vérifiant manuellement le montant et, enfin, vérifier que ce montant correspond aux informations de paiement dans Trolley.
C'est beaucoup de travail frustrant et inutile.
L'automatisation de la synchronisation vous permet de ne créer des factures qu'une seule fois, et tous les paiements que vous effectuez dans Trolley sont automatiquement marqués comme payés dans votre ERP.
Et si vous ne créez pas de factures dans votre système ERP, Sync transmet automatiquement les transactions de paiement à votre système ERP en tant qu'éléments du grand livre et en tant qu'entrées de journal une fois que les paiements sont effectués. Donc. beaucoup. Plus.
En libérant le temps consacré à ces processus manuels et au travail en double, les équipes AP peuvent se concentrer sur ce qui est important pour elles, comme l'établissement de relations durables avec leurs sous-traitants.
Maintenir l'intégrité de vos données - aucun développeur n'est nécessaire
Le gain de temps et d'argent ne doit cependant pas se faire au détriment de l'intégrité de vos données. C'est pourquoi nous avons donné la priorité au mappage et au stockage des données de la bonne manière lorsque nous avons conçu notre produit Sync.
L'intégration étant intégrée à Trolley, vous n'avez besoin de connecter votre ERP qu'une seule fois, et les deux systèmes se synchroniseront en temps quasi réel sans aucune erreur.
Shriya Balumur, chef de produit de la plate-forme chez Trolley, souligne l'importance de l'intégrité des données :
"L'intégrité des données est essentielle, non seulement pour Sync, mais aussi pour tout produit d'automatisation. Imaginez un scénario dans lequel vous avez intégré deux logiciels, et vous pensez que tout va bien se synchroniser, et il s'avère que ce n'est pas le cas. Que se passe-t-il alors ? Vous vous retrouvez non seulement à faire du travail manuel, mais aussi à corriger manuellement une grande partie du travail effectué par l'automatisation. C'est un peu contre-intuitif, n'est-ce pas ? Nous faisons confiance à l'automatisation pour nous faciliter la vie, pas pour nous la compliquer davantage. C'est pourquoi nous avons fait de Sync un élément essentiel du produit".
Cela signifie également que vous n'avez pas besoin de créer ou de maintenir des intégrations - le flux de travail est sans maintenance et sans développement. Comme pour tous les produits Trolley, nous les mettons à jour automatiquement au fur et à mesure que les réglementations changent ou que les systèmes ont besoin d'être mis à niveau. Trolley se connecte à des milliers d'applications professionnelles, et nous ajoutons régulièrement de nouvelles intégrations pour rendre l'expérience d'utilisation de notre plateforme aussi transparente que possible pour le plus grand nombre d'équipes possible.
Une dernière chose à propos de vos données que nous tenons à ce que vous sachiez : Trolley n'extrait pas de données inutiles pour effectuer des paiements, et nous ne lisons pas, ne sauvegardons pas et ne recherchons pas vos données financières.
Soyez aussi précis que vous le souhaitez
Une fois que vous avez sélectionné un flux de travail et choisi le compte auquel le chariot ERP est rattaché, vous êtes prêt à effectuer des paiements. Supposons que vous effectuez un paiement auquel sont associés 100 factures ou postes.
Ce paiement unique est-il une écriture de journal ou une facture ? Ou bien chaque ligne d'une facture est-elle une écriture de journal ? C'est vous qui décidez. Nous travaillerons avec vos données de la même manière que vous exécutez déjà vos processus.
Cette granularité s'étend aux métadonnées que nous pouvons transmettre. Lorsque vous choisissez de faire le rapprochement des lignes de factures ou le rapprochement des factures, il y a des balises dans Trolley qui contiennent des données de catégorisation importantes, et nous rapprochons les écritures de journal avec ces balises d'une manière que votre ERP reconnaît. De cette manière, vous ne perdez aucune information entre votre logiciel de paiement et votre système ERP.
Nous ne pensons pas qu'il nous appartient de décider comment vous devez travailler : notre objectif est de créer un produit qui permette et optimise les processus qui fonctionnent déjà le mieux pour vous et votre entreprise.
Fusionner les factures et réduire les coûts
Trolley Sync propose des fonctionnalités de fusion de factures qui peuvent être activées ou désactivées dans les paramètres. C'est un excellent moyen de réduire les frais de transaction tout en conservant votre comptabilité.
Supposons qu'un destinataire ait 10 factures impayées. Avec les factures Trolley, les 10 factures sont fusionnées en une seule, de sorte que vous ne payez pas dix fois les frais de transaction - vous ne les payez qu'une seule fois.
Mais cela ne perturbe-t-il pas le flux de réconciliation de votre ERP ? Pas du tout.
La manière dont ces factures apparaissent dans votre ERP dépend de vous. Que vous souhaitiez les rapprocher au niveau du paiement, par facture ou par ligne de facture, les paramètres personnalisables sont là pour que les processus fonctionnent pour vous.
Vous ne devriez pas avoir à payer des frais de transaction inutiles simplement parce que vous souhaitez un niveau élevé de granularité lors de la réconciliation, et avec Trolley Sync, vous n'avez pas à le faire.
Penser au-delà des paiements
Lorsque vous choisissez un logiciel de paiement, vous voulez vous assurer qu'il ne fait pas que des paiements. Le fait que votre pile technologique s'articule en un seul tissu vous facilite la vie, rend votre travail plus efficace et réduit les erreurs dans l'ensemble de vos systèmes.
Trolley ne se contente pas de faciliter les paiements en continu, il va plus loin en vous aidant à garder vos livres propres et à rendre l'ensemble du processus de paiement et de réconciliation plus facile et plus efficace, ce qui permet aux équipes de gagner du temps tout en préservant l'intégrité de leurs données. Tout cela dans un flux de travail sans maintenance et sans développement.
Vous souhaitez en savoir plus sur Trolley Sync ou sur nos autres intégrations d'applications alimentées par Zapier? Consultez notre FAQ Sync, réservez une démonstration ou contactez un membre de notre équipe dès aujourd'hui.
