La comptabilité fournisseurs fait partie intégrante de toute entreprise qui doit payer des entrepreneurs, des indépendants, des fournisseurs ou des vendeurs. C'est aussi une tâche qui prend souvent beaucoup de temps et de ressources et qui est sujette à des erreurs. Ce guide vous présente les avantages et les défis de l'automatisation des processus de paiement, ainsi que les éléments à prendre en compte lors de la mise en œuvre d'améliorations de votre flux de paiement. Restez dans les parages pour découvrir comment choisir le bon logiciel de gestion des comptes fournisseurs pour votre entreprise, comment faire gagner du temps et de l'argent à votre équipe de gestion des comptes fournisseurs et comment éviter les maux de tête inutiles.
Les comptes créditeurs désignent l'argent qu'une entreprise doit aux entrepreneurs, freelances, fournisseurs et vendeurs auprès desquels elle a acheté des biens et des services. Le processus de comptabilité fournisseurs englobe le paiement de ces fournisseurs, depuis la réception de la facture jusqu'au paiement lui-même, en passant par le processus d'examen et d'approbation. Les processus de comptabilité fournisseurs sont souvent manuels, chronophages et sujets à l'erreur humaine. Mais ils n'ont pas à l'être - c'est là que l'automatisation des comptes fournisseurs entre en jeu.
Seulement dix pour cent des entreprises ont entièrement automatisé leur processus de comptabilité d'exercice. Sans automatisation, les entreprises augmentent leur risque d'erreurs, de mauvaise gestion des fonds et d'utilisation inefficace de leur main-d'œuvre hautement qualifiée, car les comptables professionnels sont accaparés par la paperasserie.
La main-d'œuvre mondiale étant de plus en plus éloignée, il est d'autant plus important d'envisager de numériser la facturation et de passer à un processus de facturation automatisé et rationalisé. Lisez la suite pour découvrir les avantages et les défis de l'automatisation des comptes fournisseurs, ainsi que la manière dont vous pouvez mettre en œuvre un processus automatisé vous-même (avec une expérience interactive à la fin !).
Ce que nous couvrons
- Avantages de l'automatisation de la comptabilité fournisseurs
- Comment choisir le bon logiciel d'automatisation d'AP
- Franchir les prochaines étapes vers l'automatisation de l'AP
- Paiements de Trolley et solution AP
Qu'est-ce que l'automatisation de l'AP ?
Les processus de comptabilité fournisseurs varient en fonction de la nature et de la taille de l'entreprise.
Certaines entreprises ont un flux de facturation qui commence par la réception d'une facture d'un entrepreneur, par exemple. Cette facture doit ensuite être examinée, dans certains cas par plusieurs parties prenantes à l'intérieur et à l'extérieur du département AP, et comparée aux bons de commande ou aux contrats afin de vérifier les informations. Après le processus de révision manuelle, le département AP doit approuver la facture, puis envoyer le paiement à l'entrepreneur et enregistrer la dépense dans le grand livre de l'entreprise.
D'autres entreprises, en fonction de l'espace dans lequel elles opèrent, s'appuient sur les données de leur propre plateforme pour créer des factures et sautent complètement les factures.
Dans l'économie parallèle et sur les places de marché, les entreprises doivent traiter un volume important de paiements plus rapidement que leurs concurrents et disposent donc d'un processus de comptabilité fournisseurs qui prend les données d'une plateforme et crée directement les paiements.
Dans tous ces cas, les entreprises doivent veiller à la propreté de leurs comptes. Pour ce faire, elles peuvent recourir à une solution de paiement qui intègre les données dans leur système ERP, afin de maintenir l'équilibre de leurs comptes.
Les inefficacités du processus AP sont multiples : saisie manuelle des données, procédures d'examen et d'approbation chronophages, et manque global de visibilité tout au long du processus. Heureusement, ce flux de travail gourmand en ressources et sujet aux erreurs peut être transformé en un processus optimisé et automatisé avec l'aide de logiciels et de l'intelligence artificielle.
Quel que soit le flux de travail AP de votre entreprise, il peut bénéficier de l'automatisation.
L'automatisation de l'AP comprend
- Facturation électronique
- Processus d'approbation des factures numérisé et rationalisé
- Saisie automatisée des données
- Codage complexe automatisé
Avantages de l'automatisation de la comptabilité fournisseurs
Une enquête menée par Pymnts.com auprès de 400 directeurs financiers a révélé que 86 % d'entre eux estimaient que l'automatisation des systèmes financiers avait contribué de manière positive au succès de leur entreprise. Environ 32,8 % d'entre eux ont également déclaré que la numérisation des processus comptables était essentielle.
L'automatisation des paiements offre des opportunités commerciales considérables. La valeur globale des transactions du marché des paiements interentreprises s'élevait à plus de 88 000 milliards de dollars en 2022. Et ces paiements coûtent beaucoup d'argent aux entreprises. En Amérique du Nord, les entreprises dépensent environ 187 milliards de dollars par an pour le traitement des comptes fournisseurs, rien qu'en coûts directs de traitement et de main-d'œuvre. Si l'on tient compte des coûts indirects, tels que le crédit à court terme et les frais supplémentaires pour les transactions transfrontalières, le total pourrait être plus proche de 510 milliards de dollars.
L'automatisation des comptes fournisseurs permet aux entreprises de :
- Gagner du temps
- Minimiser les erreurs
- Réduire le risque de fraude
Une histoire de réussite pour les trolleys - Draft.co
Draft.co est l'une des nombreuses entreprises qui bénéficient du passage à l'automatisation des comptes fournisseurs. L'entreprise offre à ses clients l'accès à un réseau de créateurs de contenu de haute qualité qui produisent des articles de blog, des pages de renvoi, des bulletins d'information, des courriels, des messages sur les médias sociaux et bien d'autres choses encore, à la demande. Et tous ces créateurs individuels doivent être payés.
Depuis qu'elle est passée à la comptabilité fournisseurs automatisée en 2021, Draft économise des heures de travail par semaine et au moins 60 000 dollars par an en économies de paiement.
Le processus de rapprochement des factures et d'envoi des paiements, qui demandait auparavant beaucoup de travail, est passé d'une journée par semaine à seulement 15 minutes. Les divergences entre ce que les rédacteurs facturaient et ce qu'ils réalisaient entraînaient des paiements erronés de cinq à dix mille dollars par mois, ce qui grevait les finances de l'entreprise et a été éliminé grâce à l'automatisation du processus de paiement. De plus, cette solution s'adaptera à l'entreprise au fur et à mesure que le nombre de créateurs travaillant pour elle augmentera.
Lire l'intégralité de l'histoire de la réussite de Draft.co >
Les défis de l'automatisation de l'AP
Si les avantages de l'automatisation l'emportent largement sur les inconvénients, sa mise en œuvre peut poser certains problèmes. Il s'agit notamment de
- Coût de la mise en œuvre
- Résistance au changement
- Temps d'arrêt du système et problèmes techniques
- Systèmes non compatibles - logiciels qui ne sont pas compatibles avec d'autres.
L'investissement initial dans un logiciel d'automatisation des comptes fournisseurs peut faire hésiter les entreprises. Mais comme le montre le cas de Draft.co, ce coût est souvent négligeable par rapport aux économies de coûts opérationnels que l'automatisation des paiements apporte.
Outre les coûts initiaux de démarrage, certains employés peuvent être réticents à l'adoption de l'automatisation ou à la modification des flux de travail établis. Informer les employés des avantages de ces changements et prendre le temps de les former à l'utilisation d'un nouveau logiciel est une étape essentielle pour passer à l'automatisation.
Comme pour toute mise en œuvre technologique, les systèmes d'automatisation des comptes fournisseurs ne sont pas à l'abri de temps d'arrêt et de problèmes techniques. Ces perturbations peuvent entraîner des retards dans le traitement des paiements. La mise en place d'un plan d'urgence solide, ainsi que la maintenance régulière du système et la sauvegarde des données, permettent d'atténuer ces risques.
Enfin, et c'est important, les systèmes ou logiciels individuels peuvent ne pas interagir les uns avec les autres. L'automatisation de la PA repose sur la crédibilité des données. S'il y a un problème en aval, des données erronées se retrouvent dans d'autres parties du flux. Pour que l'automatisation fonctionne correctement, les données doivent circuler d'un système à l'autre dans une pile technologique bien ficelée.
Comment choisir le bon logiciel d'automatisation d'AP
Le choix d'un logiciel d'automatisation des processus administratifs peut sembler insurmontable au vu de tous les choix disponibles sur le marché. Décortiquons les choses et examinons les facteurs les plus importants à garder à l'esprit au moment de choisir la bonne solution pour votre entreprise.
Fonctionnalités clés
Le bon logiciel d'automatisation des comptes fournisseurs doit présenter certaines fonctionnalités clés, telles que le traitement des factures, les options de paiement pour tous les pays dans lesquels vous devez payer vos employés, et l'intégration avec tout logiciel ERP ou de comptabilité que votre entreprise utilise déjà.
Pour choisir un logiciel d'automatisation des comptes fournisseurs, il faut réfléchir aux éléments de votre processus actuel qui sont manuels et qui prennent du temps, et que vous souhaitez automatiser.
Si une facture est créée dans un logiciel, où les automatismes doivent-ils intervenir pour éviter les doubles emplois ? Votre logiciel de paiement devrait vous aider à garder vos livres propres en rapprochant les données entre les deux systèmes.
Intégrité des données, sécurité et conformité
Assurez-vous que le logiciel d'automatisation des comptes fournisseurs que vous choisissez donne la priorité à la sécurité des données et à la conformité. L'un des avantages de l'automatisation des comptes fournisseurs est la réduction du risque de fraude, mais vous aurez besoin d'un logiciel performant avec des mesures de sécurité solides en place pour vraiment profiter de cet avantage.
L'intégrité des données est également un élément clé de toute automatisation. Les données historiques et les journaux doivent être conservés, et tout système que vous utilisez doit être en mesure de garantir que ces données ne sont pas modifiées. Le système ou le logiciel doit pouvoir extraire et enregistrer les bonnes données sans modifier quoi que ce soit qui ne devrait pas l'être.
Évolutivité
Un autre facteur important à prendre en considération est l'évolutivité. Quelle que soit la taille actuelle de votre entreprise, le fait d'anticiper vos besoins au fur et à mesure de son développement vous permettra d'économiser du temps et de l'argent à long terme.
Si un processus manuel vous prend aujourd'hui 10 minutes par jour, comment cela se multipliera-t-il à mesure que votre entreprise se développera ? Il est important de garder à l'esprit l'évolutivité lorsque vous choisissez un nouveau logiciel.
Prévenez les problèmes en aval et les nettoyages de données désordonnés en automatisant le plus tôt possible, et épargnez à vos futurs collaborateurs les tracas qui en découlent.
Franchir les prochaines étapes vers l'automatisation de l'AP
Vous cherchez à automatiser les paiements des entrepreneurs et des freelances ? Trolley est une solution de paiement de bout en bout qui s'intègre parfaitement dans le flux de travail de l'AP.
Nexus, une plateforme de monétisation qui permet aux diffuseurs de jeux vidéo et aux influenceurs de vendre des jeux directement à leurs spectateurs, est l'une de ces entreprises qui a bénéficié de l'intégration de Trolley dans son flux de travail des comptes fournisseurs. Depuis qu'ils ont commencé à utiliser Trolley comme outil de comptabilité fournisseurs pour effectuer les paiements aux fournisseurs et aux éditeurs de jeux, leur temps global de traitement des paiements a été réduit de 83%.
"L'automatisation a réduit le nombre de tâches cognitives ou la crainte d'avoir oublié quelque chose ou d'avoir commis une erreur", observe Jack Inscoe, vice-président des opérations chez Nexus. "J'ai l'impression que le poids des paiements est complètement déchargé de mes épaules.
Opérant actuellement dans plus de 210 pays et territoires et en 36 langues, Trolley est le système d'exploitation des paiements pour l'économie mondiale de l'Internet.
Trolley Sync & ERPs
Trolley Sync facilite la gestion des comptes fournisseurs pour les équipes financières et comptables. Nous proposons actuellement des intégrations ERP avec Xero, QuickBooks Online et Oracle NetSuite. Cela signifie que si vous utilisez l'un de ces logiciels de comptabilité, Trolley peut ingérer vos factures ouvertes et vos fournisseurs, les payer et les marquer automatiquement comme payés dans votre ERP en utilisant Sync. Nous ajoutons également la possibilité de réconcilier les transactions effectuées par Trolley en tant qu'entrées de journal dans le système ERP connecté.
Avec Trolley Sync, votre équipe AP peut gérer la comptabilité ou la création de factures directement dans leur logiciel de comptabilité, qui communique avec Trolley pour ingérer ces données afin que vous puissiez réviser et envoyer les paiements, puis réconcilier ces données avec le logiciel de comptabilité d'origine. L'utilisation de Trolley Sync élimine les heures passées à introduire manuellement les données et à examiner chaque facture pour la marquer comme payée. Soyez assuré que la sécurité de vos données est une priorité absolue; elles sont cryptées à l'aide de la norme Advanced Encryption Standards (AES-256) lorsqu'elles sont stockées, et selon les meilleures pratiques de l'industrie à l'aide de la norme Transport Layer Security (TLS 1.2) lorsqu'elles sont en mouvement.
"L'objectif principal de l'automatisation des comptes fournisseurs est de permettre aux équipes financières de se concentrer sur ce qui est important pour elles. Nous voulons leur libérer du temps pour qu'elles puissent se concentrer sur la construction de relations durables avec leurs contractants au lieu de dupliquer manuellement le travail ou de corriger des erreurs qui peuvent être facilement prises en charge par l'automatisation. Chez Trolley, nous créons des automatismes dans le but d'aider nos clients à se développer"
-ShriyaBalumur, Product Manager of Sync & Partnerships at Trolley
Si Trolley semble être la bonne solution pour votre entreprise, contactez un membre de notre équipe dès aujourd'hui !
Paiements de Trolley et solution AP
Vous souhaitez découvrir la plateforme Trolley sans prendre d'appel ou d'engagement ? Suivez notre visite guidée du produit qui couvre toutes les fonctionnalités principales de Trolley et voyez par vous-même comment Trolley peut vous aider à automatiser le processus AP de votre entreprise. Et le meilleur ? Cela ne prend que 5 minutes.
Voici un aperçu :
Voici le tableau de bord, où vous pouvez voir le solde de votre compte, les paiements envoyés ce mois-ci, le nombre de destinataires que vous avez récemment inscrits et les notifications pertinentes.
L'activité de votre solde (débits et crédits) apparaît dans l'onglet Soldes et vous pouvez facilement exporter ces informations à partir d'ici.
L'onglet Destinataires vous permet de voir en un coup d'œil toutes les informations pertinentes sur vos destinataires, y compris s'ils doivent fournir des informations supplémentaires pour être payés.
Voici ce que vous attendiez : l'onglet Paiements. C'est ici que vous pouvez déclencher des paiements automatisés depuis votre plateforme via notre API, télécharger un lot via CSV, ou les configurer manuellement via le tableau de bord. Si vous n'avez pas les ressources techniques nécessaires pour déclencher nos API et que vous souhaitez éviter les importations et exportations manuelles, vous pouvez toujours compter sur notre produit Sync.
Trolley offre des intégrations avec des milliers d'applications professionnelles pour améliorer votre flux de travail.
Vous voulez en savoir plus ? Suivez la visite guidée du produit Trolley.
