Numériser vos processus d'intégration des entrepreneurs W-9 et W-8

Travailler avec des entrepreneurs indépendants peut offrir une grande flexibilité, mais cela peut s'avérer lourd sur le plan administratif si vous ne numérisez pas les processus d'intégration et d'imposition de fin d'année.

Chez Trolley, nous pensons que le travail administratif de gestion des formulaires fiscaux pour les entrepreneurs indépendants devrait être sans faille - automatisé et numérisé - etcet article explique comment nous avons aidé d'autres entreprises à atteindre cet objectif.

Tout d'abord, voyons à quoi ressemble un processus manuel typique.

Processus manuel

Pour la plupart des entreprises, l'intégration des travailleurs contractuels peut se résumer aux étapes suivantes :

1. Courriels sortants demandant à chaque entrepreneur de remplir un formulaire W-9, un formulaire W-8BEN ou un formulaire W-8BEN-E.
2. Traiter les courriels et les appels entrants concernant le remplissage de ces formulaires.
3. Réception des formulaires W-9 et W-8 sous forme de pièces jointes à un courriel.
4. Examiner chaque formulaire pour déterminer s'il est correctement rempli.
5. Calcul du taux de retenue à appliquer aux revenus de l'entrepreneur.
6. Classer les formulaires dans le dossier numérique approprié, ou les imprimer et les classer physiquement dans un classeur.

Le processus de fin d'année pour générer les formulaires 1099-MISC, 1099-NEC et 1042-S se déroule généralement comme suit :

1. Dressez une liste de tous les entrepreneurs que vous avez payés au cours de l'année fiscale.
2. Déterminez ceux qui doivent recevoir un formulaire 1099-MISC, 1099-NEC ou 1042-S.
3. Trouvez leur formulaire W-9, leur formulaire W-8BEN ou leur formulaire W-8BEN-E.
4. Copiez les données du formulaire W-9 ou W-8 sur le formulaire 1099-MISC, 1099-NEC ou 1042-S, respectivement.
5. Demandez au destinataire s'il souhaite recevoir le formulaire par voie électronique ou par courrier postal.
6. Envoyer le formulaire au destinataire par la méthode choisie.
7. Envoyez la copie A de chaque formulaire 1099-MISC, 1099-NEC et 1042-S à l'IRS par courrier, ou utilisez un logiciel tiers pour créer un fichier électronique IRS, et déposez-le en utilisant le système FIRE de l'IRS.

Processus numérisé

Voyons maintenant comment Trolley numérise les processus ci-dessus. L'intégration des entrepreneurs ressemblerait désormais à ceci :

1. Intégrez le widget de Trolley pour les bénéficiaires en marque blanche dans les pages de connexion des contractants de votre application, ou envoyez vos contractants sur notre portail pour les bénéficiaires - un portail hébergé en marque blanche qui ne nécessite aucun code (et seulement 5 minutes) pour être mis en place. Ce portail demandera à vos contractants les détails de leur méthode de paiement et collectera les données des formulaires W-9 ou W-8 appropriés. Les formulaires fiscaux numériques de substitution sont intégrés :
   • un assistant pour les guider dans le choix des formulaires fiscaux à remplir
   • Nombreuses règles de validation
   • Saisie de la signature numérique
   • Conseils aux personnes non américaines pour faire valoir correctement les conventions fiscales dans leur pays ;
   • Correspondance des TIN pour les SSN/EIN/ITIN des personnes américaines, et avertissements de validation des TIN étrangers pour les personnes non américaines ;
   • Alertes concernant les formulaires potentiellement mal remplis, par exemple en cas d'incohérence dans les coordonnées ;
   • Calcul automatique des taux de retenue des conventions fiscales pour plus de 60 pays ayant conclu des conventions fiscales avec les États-Unis.
   • Une interface de révision simple vous permet d'examiner et d'approuver les formulaires fiscaux soumis.
2. Payez vos entrepreneurs autant de fois que vous le souhaitez au cours de l'année en utilisant le tableau de bord Web de Trolley, les téléchargements CSV ou les API.

A la fin de l'année, les formulaires 1099-MISC, 1099-NEC et le formulaire 1042-S seront traités comme suit par Trolley :

1. Connectez-vous à Trolley et accédez à votre Tax Center.
2. Compléter les informations relatives à votre entreprise pour l'IRS (3 minutes)
3. Consultez la liste de tous les entrepreneurs que vous avez payés et générez automatiquement tous vos formulaires 1099-MISC et 1099-NEC ainsi que le formulaire 1042-S (sur la base des revenus, des retenues et des données soumises pour leurs formulaires W-9 et W-8 lorsqu'ils ont commencé à travailler pour vous).
4. Lorsque vous êtes satisfait, envoyez les formulaires 1099-MISC, 1099-NEC et 1042-S à vos contractants en cliquant simplement sur un bouton. L'envoi se fera par la poste ou par voie électronique, selon le choix du destinataire.
5. Exporter le fichier électronique de l'IRS depuis Trolley, et le télécharger dans le système FIRE de l'IRS pour finaliser votre déclaration d'impôts.

Le fait est qu'en conservant vos paiements et vos informations fiscales sur la même plateforme, vous pouvez automatiser le processus et supprimer une grande partie des tâches manuelles de copier-coller ou d'exportation-importation.

Trolley dispose à la fois des données de paiement et des informations fiscales, de sorte que le système peut facilement générer tous vos formulaires 1099 et 1042.

Comme nous sommes intégrés à un fournisseur de services de courrier et d'e-mail, nous automatisons également l'envoi des formulaires par la poste et par e-mail.

Simplifier la conformité fiscale des entrepreneurs avec Trolley

Trolley a été conçu pour faciliter la gestion des impôts pour les entreprises et les personnes qu'elles rémunèrent. De la collecte automatisée des W-8 et W-9 à la distribution des formulaires IRS de fin d'année, Trolley élimine les tracas des 1042-S et 1099 pour que vous puissiez vous concentrer sur ce que vous faites le mieux.

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