Comment fonctionne le programme de déclaration fiscale conjointe fédérale/étatique (CF/SF) ?

Le programme de déclaration combinée fédérale/étatique (CF/SF) est un programme de déclaration électronique de l'IRS qui permet aux entreprises de transmettre une seule fois à l'IRS les déclarations fiscales éligibles, telles que certains formulaires 1099, après quoi l'IRS les transmet aux administrations fiscales des États participants.

Pour les entreprises qui gèrent des versements à grande échelle ou qui sont soumises à des obligations déclaratives dans plusieurs juridictions, le programme CF/SF permet de réduire la charge administrative liée aux déclarations et simplifie certaines étapes du processus de déclaration au niveau des États. Au lieu de transmettre séparément les mêmes informations à chaque État participant, les entreprises peuvent recourir à un processus de déclaration fédéral centralisé pour les déclarations éligibles.

*Il estimportant de noter que ce programme ne supprime pas toutes les obligations déclaratives au niveau des États. La participation varie d'un État à l'autre, tous les types de formulaires ne sont pas pris en charge, et certaines juridictions continuent d'exiger des déclarations directes ou des soumissions supplémentaires, même lorsque le programme CF/SF est utilisé.

Nous vous expliquerons tout ce que vous devez savoir sur le programme CF/SF, quels sont les États participants et comment en bénéficier.

Présentation du programme CF/SF

Le programme de déclaration combinée fédérale/étatique a été conçu pour simplifier la transmission des déclarations fiscales dans plusieurs États. Lorsque les entreprises soumettent par voie électronique leurs déclarations éligibles à l'IRS, celui-ci agit en tant qu'agent de transmission et envoie ces déclarations aux États participants au nom du déclarant.

Ce programme s'applique uniquement aux processus de déclaration électronique et vise à réduire la charge administrative des organisations qui effectuent des déclarations dans plusieurs juridictions. Il est particulièrement utile pour les places de marché numériques, les plateformes de créateurs, les entreprises du secteur des petits boulots et d'autres entreprises qui émettent un grand nombre de formulaires 1099 à l'intention de prestataires, de vendeurs, de créateurs et de fournisseurs de services.

Il est important de noter que l'IRS est en train de moderniser son infrastructure de déclaration électronique. Historiquement, les déclarations d'informations étaient soumises via le système FIRE, mais l'agence est en train de passer à de nouveaux processus de déclaration via IRIS, le système de réception des déclarations d'informations. L'année fiscale 2026 (saison de déclaration 2027) est la date butoir fixée par l'IRS pour la mise hors service du système FIRE. Les exigences de l'IRS en matière de déclaration évoluant constamment, les entreprises doivent éviter de se fier à des procédures obsolètes et vérifier les exigences de soumission en vigueur chaque année fiscale.

Un code de contrôle de l'émetteur (TCC) est un identifiant délivré par l'IRS qui sert à transmettre les déclarations d'informations par voie électronique. Les entreprises devront obtenir un nouveau TCC, car les processus de déclaration électronique de l'IRS passeront définitivement du système FIRE au système IRIS en 2026.

États participants

Pour l'année fiscale 2025, les États suivants participent au programme CF/SF de l'IRS : 

Alabama, Arizona, Arkansas, Californie, Colorado, Connecticut, Delaware, District de Columbia, Géorgie, Hawaï, Idaho, Indiana, Kansas, Louisiane, Maine, Maryland, Massachusetts, Michigan, Minnesota, Mississippi, Montana, Nebraska, New Jersey, Nouveau-Mexique, Caroline du Nord, Dakota du Nord, Ohio, Oklahoma, Pennsylvanie, Rhode Island, Caroline du Sud et Wisconsin. 

Les entreprises doivent vérifier chaque année les conditions de participation, car les États peuvent modifier d'une année sur l'autre leurs exigences en matière de déclaration, les formulaires acceptés et les règles relatives au dépôt direct. Les informations les plus récentes sont disponibles dans la publication 1220 de l'IRS pour l'année fiscale en cours, ainsi que sur les sites web des différentes administrations fiscales des États. 

Formulaires admissibles et conditions de dépôt

Toutes les déclarations fiscales ne sont pas éligibles au programme CF/SF, et la participation des États peut varier en fonction de divers facteurs, tels que le type de formulaire, l'année de déclaration et le fait qu'une retenue à la source ait été effectuée ou non. L'IRS détaille les conditions d'éligibilité au programme de déclaration combinée fédérale/étatique dans la publication 1220, qui est mise à jour chaque année. Les entreprises doivent donc vérifier les critères d'éligibilité en vigueur avant de déposer leur déclaration, plutôt que de se fier à la liste des formulaires de l'année précédente.

Ce programme s'applique à plusieurs déclarations d'informations courantes, notamment les formulaires 1099-MISC, 1099-NEC et 1099-K. Ces trois formulaires revêtent une importance particulière pour les plateformes, les places de marché et les autres entreprises qui gèrent des paiements en grand nombre destinés à des prestataires, des vendeurs, des créateurs ou d'autres bénéficiaires non salariés.

Formulaire 1099-MISC

Le formulaire 1099-MISC est généralement utilisé pour les paiements divers effectués dans le cadre d'une activité commerciale ou professionnelle, notamment les loyers, les prix et récompenses, les redevances, certains paiements judiciaires et d'autres paiements soumis à déclaration. Contrairement aux autres paiements relevant du formulaire 1099-MISC, qui sont soumis à un seuil de déclaration de 600 $, l'IRS exige des entreprises qu'elles déclarent les paiements de redevances supérieurs à 10 $ au cours d'une année fiscale à l'aide du formulaire 1099-MISC. Pour la déclaration fédérale, le formulaire 1099-MISC doit être remis aux bénéficiaires avant le 31 janvier et à l'IRS avant le 31 mars en cas de déclaration électronique.

Formulaire 1099-NEC

Le formulaire 1099-NEC sert à déclarer les rémunérations versées à des personnes non salariées. Pour de nombreuses entreprises, il s'agit du formulaire 1099 le plus important sur le plan opérationnel, car il concerne les paiements effectués en contrepartie de services rendus par des prestataires indépendants et d'autres personnes non salariées. Le formulaire 1099-NEC doit être transmis à l'IRS et aux bénéficiaires avant le 31 janvier, ce qui laisse moins de temps aux équipes fiscales pour valider les données, résoudre les problèmes liés aux numéros d'identification fiscale (TIN) et gérer les obligations déclaratives au niveau des États.

Formulaire 1099-K

Le formulaire 1099-K est utilisé par les organismes de règlement des paiements pour déclarer les transactions par carte de paiement et les transactions sur des réseaux tiers. Les transactions par carte de paiement ne sont pas soumises au même seuil fédéral de minimis que les transactions sur des réseaux tiers. Pour les organismes de règlement tiers, le seuil fédéral de déclaration est fixé à plus de 20 000 $ de paiements bruts et à plus de 200 transactions, bien que les seuils fixés par les États puissent être inférieurs. Le formulaire 1099-K doit être remis aux bénéficiaires avant le 31 janvier et à l'IRS avant le 31 mars lorsqu'il est déposé par voie électronique. 

Fonctionnement du programme CF/SF

D'un point de vue opérationnel, la procédure de déclaration CF/SF est relativement simple. Les entreprises préparent les déclarations fiscales éligibles, vérifient qu'elles répondent aux exigences de dépôt, puis les transmettent par voie électronique à l'IRS. Une fois celles-ci acceptées, l'IRS agit en tant qu'intermédiaire et met les données éligibles à la disposition des agences étatiques participantes.

Toutefois, la procédure de transmission de l'IRS ne dispense pas les entreprises de la gestion continue de la conformité au niveau des États. Les entreprises restent tenues de vérifier :

• si un État participe au CF/SF
• que l'État accepte
• si le dépôt direct est toujours obligatoire
• délais de dépôt applicables
• procédures de correction et de modification

Les déclarations rectifiées peuvent également être transmises via le programme, bien que les modalités de traitement au niveau des États puissent varier d'une juridiction à l'autre. L'IRS précise également que certains États participants exigent une notification distincte indiquant que l'émetteur effectue sa déclaration via CF/SF ; par conséquent, la soumission fédérale ne doit pas être considérée comme un substitut complet à la vérification des règles en vigueur au niveau de l'État.

Alors que l'IRS poursuit la modernisation de son infrastructure de déclaration électronique via IRIS et les systèmes connexes, les entreprises doivent s'attendre à ce que les procédures de déclaration et les exigences techniques continuent d'évoluer au fil du temps.

Avantages du programme CF/SF

La gestion des déclarations d'informations dans plusieurs États peut s'avérer complexe, notamment lorsque les obligations de déclaration varient en fonction du type de formulaire, du statut de retenue à la source et de la juridiction. Le programme CF/SF permet de réduire une partie de cette complexité opérationnelle en : 

• Réduire les soumissions en double pour les formulaires éligibles et les États participants
• Réduire au minimum les tâches de classement manuel lorsque les obligations déclaratives auprès des autorités régionales peuvent être remplies via le programme CF/SF
• Centralisation de certaines étapes du processus de déclaration des informations
• Améliorer l'efficacité pour les entreprises qui soumettent un grand nombre de déclarations d'informations

Pour les équipes financières et opérationnelles qui cherchent à optimiser efficacement la déclaration fiscale, ce programme peut jouer un rôle important dans le cadre de stratégies plus larges d'automatisation de la conformité fiscale.

Limites et points importants à prendre en compte

Si le programme CF/SF permet de simplifier les procédures de déclaration électronique, il ne remplace toutefois pas toutes les obligations déclaratives au niveau de l'État.

L'une des erreurs les plus courantes en matière de conformité consiste à croire que le fait de remplir une déclaration d'impôt fédérale satisfait automatiquement à toutes les obligations déclaratives au niveau des États. Dans la pratique, les entreprises doivent tout de même surveiller attentivement les exigences propres à chaque État à chaque période de déclaration.

Tous les États ne participent pas à ce programme, et les règles de participation peuvent évoluer au fil du temps. Même parmi les États participants, certaines juridictions continuent d'exiger le dépôt direct de certains formulaires, imposent des délais plus courts ou maintiennent des obligations déclaratives supplémentaires qui ne relèvent pas du processus fédéral.

La retenue à la source de l'impôt d'État est l'une des raisons courantes pour lesquelles une entreprise peut encore être tenue de déclarer directement auprès de l'État. De nombreux États exigent une déclaration directe lorsque l'impôt sur le revenu d'État a été retenu à la source, même si cet État participe par ailleurs au programme CF/SF. 

La baisse des seuils de déclaration au niveau des États, comme c'est le cas pour le formulaire 1099-K, est une autre raison courante pour laquelle une entreprise peut encore être tenue de déclarer directement auprès d'un État.

Les formulaires 1099-MISC, 1099-NEC et 1099-K peuvent chacun poser des difficultés différentes en matière de déclaration au niveau des États. Le formulaire 1099-NEC a une date limite fédérale plus précoce, fixée au 31 janvier, ce qui laisse moins de temps aux équipes fiscales pour valider les données et gérer les exigences de déclaration au niveau des États. Le formulaire 1099-K ajoute une complexité supplémentaire, car certains États appliquent des seuils de déclaration inférieurs à la norme fédérale. Les exigences de déclaration au niveau des États pour le formulaire 1099-MISC peuvent également varier en fonction du type de paiement déclaré, de la retenue éventuelle de l'impôt sur le revenu au niveau de l'État et des règles établies par chaque État.

Étant donné que les systèmes de l'IRS, la participation des États et les normes relatives à la déclaration électronique ne cessent d'évoluer, les organisations devraient examiner chaque année les dernières directives de l'IRS, les mises à jour de la publication 1220, les exigences IRIS et les ressources mises à disposition par les administrations fiscales des États.

Bonnes pratiques pour la participation des CF/SF

Les organisations chargées de la gestion des déclarations d'informations à grande échelle devraient considérer la participation au programme CF/SF comme faisant partie intégrante d'une stratégie globale de conformité plutôt que comme une simple procédure ponctuelle de dépôt de déclarations.

Les processus de déclaration efficaces commencent généralement par la mise à jour des données des bénéficiaires et la vérification des exigences propres à chaque juridiction avant le début de la période de déclaration. Les entreprises doivent également se tenir informées des mises à jour concernant la participation des États, suivre les modifications apportées au système de déclaration de l'IRS et garder une bonne visibilité sur les différentes dates limites de déclaration en vigueur dans chaque juridiction.

La validation préalable à la soumission revêt une importance tout aussi grande. De petits problèmes de mise en forme, des informations incomplètes sur le contribuable ou des hypothèses de déclaration erronées peuvent entraîner des travaux de correction en aval qui deviennent difficiles à gérer à grande échelle.

Pour les entreprises présentes dans plusieurs pays, la mise en place de processus de conformité centralisés et d'outils d'automatisation peut contribuer à réduire les tâches de coordination manuelles et à améliorer la cohérence des déclarations d'année en année.

Comment les logiciels d'automatisation facilitent la mise en conformité avec les normes CF/SF

Les obligations déclaratives fiscales devenant de plus en plus fragmentées, de nombreuses entreprises délaissent les processus de déclaration manuels et adoptent des plateformes d'automatisation afin de gérer plus efficacement leurs opérations de mise en conformité.

La gestion manuelle des règles relatives à la participation de l'État, des délais de déclaration, des corrections, de la validation des contribuables et de l'évolution des systèmes de déclaration de l'IRS peut s'avérer difficile à grande échelle, en particulier pour les entreprises qui traitent d'importants volumes de paiements.

Les logiciels d'automatisation peuvent contribuer à centraliser ces flux de travail en :

• vérification des informations fiscales du bénéficiaire
• création de formats de dépôt électronique conformes
• suivi des obligations propres à chaque juridiction
• gestion des corrections et des modifications
• tenir des registres comptables prêts pour un audit

Trolley aide les entreprises à rationaliser leurs opérations de paiement et leurs déclarations fiscales grâce à une infrastructure unifiée couvrant l'intégration des bénéficiaires, la collecte des formulaires fiscaux, la transmission des déclarations d'informations et l'automatisation de la conformité. 

Trolley prend en charge la déclaration via le programme CF/SF (Combined Federal/State Filing) de l'IRS pour les déclarations d'informations éligibles, aidant ainsi les entreprises à centraliser certaines parties de leurs processus de déclaration au niveau fédéral et dans les États participants.

Pour les équipes chargées des opérations financières et fiscales, cela se traduit par une réduction des tâches de coordination manuelles, une meilleure visibilité sur les déclarations et une approche plus évolutive de la gestion des obligations déclaratives fédérales et étatiques, à mesure que les systèmes de déclaration de l'IRS et des États continuent d'évoluer.

Foire aux questions

Qu'est-ce que le programme de déclaration fiscale conjointe fédérale/étatique (CF/SF) ?

Le programme de déclaration combinée fédérale/étatique (CF/SF) est un programme de déclaration électronique de l'IRS qui transmet les déclarations fiscales éligibles de l'IRS aux administrations fiscales des États participants.

Quels formulaires 1099 sont éligibles au programme CF/SF ?

Le programme CF/SF peut s'appliquer à plusieurs formulaires 1099, notamment les formulaires 1099-MISC, 1099-NEC, 1099-K, 1099-B, 1099-DIV, 1099-G, 1099-INT, 1099-OID, 1099-PATR et 1099-R, mais l'éligibilité dépend des directives actuelles de l'IRS et de la participation de l'État.

Tous les États participent-ils au programme CF/SF ?

Non. Certains États ne participent pas au programme CF/SF, tandis que d'autres y participent mais exigent tout de même une déclaration directe pour certains formulaires, dans certaines situations de retenue à la source ou pour des obligations déclaratives spécifiques à l'État.

Le fait de déposer une déclaration via le programme CF/SF satisfait-il aux exigences de l'État en matière de déclaration ?

Le dépôt via le programme CF/SF ne répond pas toujours aux exigences de dépôt des États. Certains États continuent d'exiger un dépôt direct, des déclarations supplémentaires, une notification distincte ou ont fixé des dates limites de dépôt plus rapprochées.

Le formulaire 1099-NEC est-il inclus dans le programme CF/SF ?

Le formulaire 1099-NEC peut être intégré aux flux de travail CF/SF, mais de nombreux États exigent toujours une déclaration directe pour ce formulaire, en fonction de la juridiction, du statut de retenue à la source et de l'année de déclaration.

Pourquoi le formulaire 1099-NEC pose-t-il des difficultés lors de la déclaration fiscale au niveau de l'État ?

Le formulaire 1099-NEC pose des difficultés, car il doit généralement être remis avant le 31 janvier (bien avant les autres) et concerne souvent des paiements importants versés à des prestataires. Certains États exigent également la déclaration directe du formulaire 1099-NEC, même lorsqu'ils participent au programme CF/SF pour d'autres formulaires.

L'IRS est-il en train de remplacer le système FIRE par IRIS ?

L'IRS a annoncé que pour l'année fiscale 2026 (période de déclaration 2027), IRIS sera le seul système de saisie disponible pour le dépôt des déclarations fiscales. 

Que se passe-t-il si un État ne participe pas au programme CF/SF ?

Les entreprises doivent transmettre leurs déclarations d'informations directement aux États non participants, conformément aux exigences de ces derniers en matière de déclaration.

Quel logiciel permet d'automatiser la déclaration fiscale conjointe au niveau fédéral et au niveau de l'État ?

Les plateformes d'automatisation fiscale telles que Trolley aident les entreprises à gérer à grande échelle les processus de déclaration électronique, les obligations déclaratives auprès des États, le traitement des corrections et la conformité fiscale des bénéficiaires.