La gestion des paiements de redevances sur plusieurs plateformes peut s'avérer décourageante, en particulier lorsqu'il s'agit de jongler avec différentes méthodes de paiement et de traiter manuellement les données. La plateforme Trolley, qui intègre désormais un calculateur de royalties, simplifie le processus en garantissant des paiements exacts, des flux de travail automatisés et une gestion transparente de tous les aspects, des paiements à la conformité fiscale. Ce guide vous guidera pas à pas dans la mise en place de l'intégration de votre calculateur de redevances avec Trolley et dans l'envoi des paiements.
Le paiement des redevances peut être un processus complexe et fastidieux, en particulier lorsqu'il s'agit de systèmes distincts pour différentes méthodes de paiement telles que PayPal, les virements bancaires et les chèques.
La nature manuelle de ce processus le rend propice aux erreurs, ce qui entraîne des inexactitudes qui frustrent les artistes et les titulaires de droits.
Ces problèmes peuvent entraîner une augmentation du nombre de demandes adressées au service clientèle, ce qui alourdit la charge de travail de votre équipe et retarde les paiements futurs.
Mais que se passerait-il si vous pouviez rationaliser l'ensemble du processus, en veillant à ce que vos paiements de redevances soient exacts, rapides et automatisés ? C'est là que Trolley entre en jeu.
En août, nous avons introduit une nouvelle intégration qui vous permet d'importer des données de redevances directement à partir de votre logiciel de calcul de redevances préféré. En téléchargeant des fichiers CSV ou XLSX, vous pouvez facilement synchroniser vos calculs de redevances avec Trolley, ce qui facilite le processus de paiement pour vous et vos destinataires.
Voici comment vous pouvez intégrer votre calculateur de redevances à Trolley pour gagner du temps, réduire les erreurs et garantir des paiements sans problème.
Ce que nous couvrons
Votre flux de paiement des redevances
Étape 1 : Activer l'intégration de votre calculateur de redevances
La première étape pour synchroniser vos calculs de redevances avec Trolley est d'activer l'intégration avec le calculateur de redevances de votre choix. Nous utiliserons Music Maestro de Vistex pour cet exemple.
- Naviguez jusqu'à : Paramètres → Intégrations
- Activez votre calculatrice : Recherchez la calculatrice que vous utilisez et cliquez sur "Activer le calcul des redevances".
Remarque : Vous devez vous assurer que les ID de référence du chariot de vos artistes correspondent aux ID de votre calculateur de redevances - dans le cas de Music Maestro, il s'agit des ID du système de comptabilité.
Étape 2 : Téléchargement de fichiers et création de paiements
Après avoir activé l'intégration de votre calculateur de redevances, l'étape suivante consiste à créer des paiements basés sur les données importées. Vous pouvez télécharger les données dans un fichier CSV ou XLSX, en veillant à ce que toutes les données de paiement soient transférées de manière transparente dans Trolley.
- Allez à : Paiements → Créer un paiement
- Télécharger des fichiers : Sélectionnez "Télécharger un fichier Vistex". Cette étape permet d'extraire les données pertinentes de vos calculs de redevances.
Étape 3 : Générer les instructions de paiement
Une fois les fichiers téléchargés, Trolley rationalise l'étape suivante en générant automatiquement des instructions de paiement pour chaque destinataire.
Comme Trolley connaît déjà les préférences de paiement de chaque destinataire, telles que PayPal ou le virement bancaire, il créera automatiquement un paiement par lot, éliminant ainsi la nécessité d'une saisie manuelle et minimisant le risque d'erreurs.
Voilà, c'est fait ! Le paiement des droits d'auteur avec Trolley est incroyablement simple, et comprend quelques fonctionnalités clés que nous verrons plus loin.
Principales caractéristiques de l'intégration des calculatrices de Trolley
Paiements fusionnés
Si vous payez un artiste pour plusieurs types de travaux, tels que des royalties et des paiements exonérés d'impôts, Trolley peut fusionner ces paiements en un seul. Trolley gère automatiquement les retenues d'impôts, en s'assurant que les déductions correctes sont effectuées et reflétées dans les postes. En combinant les paiements, vous réduisez les frais de transaction tout en maintenant une conformité totale.
Synchronisation avec les systèmes comptables
Un autre avantage de l'utilisation de Trolley est notre synchronisation ERP bidirectionnelle. Si vous avez activé la synchronisation, les données de paiement seront automatiquement mises à jour dans votre logiciel de comptabilité, ce qui évite à votre équipe financière de saisir manuellement des données et réduit les risques de divergences.
Conformité fiscale
Trolley s'assure que tous les paiements sont conformes à la législation fiscale. Il recueille les informations fiscales des bénéficiaires lors de l'inscription, retient automatiquement les impôts sur chaque paiement (si nécessaire), génère des relevés de fin d'année pour les bénéficiaires et effectue une déclaration électronique directement auprès de l'IRS.
Confiance et sécurité
Dans un secteur comme la musique où la fraude est une préoccupation croissante, les fonctions de sécurité robustes de Trolley garantissent que les paiements sont envoyés aux bons détenteurs de droits, protégeant ainsi votre entreprise et vos artistes. Activez la vérification de l'identité lors de l'inscription pour vous assurer de la véracité de l'identité de vos artistes avant d' effectuer un paiement.
Communications automatisées
Pour réduire encore la charge de travail de vos équipes d'assistance à la clientèle, Trolley fournit des mises à jour automatiques de l'état des paiements à vos destinataires par courrier électronique et sur le tableau de bord des destinataires. Les artistes et les détenteurs de droits sont informés de l'état de leurs paiements, ce qui minimise les demandes de suivi.
Rationalisez vos paiements de redevances avec Trolley
Simplifier le paiement de vos redevances n'a jamais été aussi facile.
Grâce à nos nouvelles intégrations de calculateurs de redevances, vous pouvez désormais importer directement des données de redevances à partir des principaux calculateurs de redevances, ce qui simplifie vos processus de paiement et réduit le risque d'erreurs.
Cette intégration n'est qu'un début, car nous continuons à étendre notre prise en charge à d'autres systèmes de redevances.
Vous voulez en savoir plus sur les paiements de royalties avec Trolley ou voir la plateforme de vos propres yeux? Réservez une démonstration ou contactez un membre de notre équipe dès aujourd'hui.
