Il peut certainement être avantageux d'engager des travailleurs contractuels pour des projets de courte durée, pour combler les lacunes de votre équipe en matière de compétences, pour accéder aux meilleurs talents au niveau mondial et pour répondre aux besoins de votre organisation en matière de travail à temps partiel et de charge de travail flexible.
Toutefois, si vous travaillez avec des sous-traitants, vous devez collecter un formulaire W-9 auprès de chaque sous-traitant basé aux États-Unis et un formulaire W-8 auprès de chaque sous-traitant étranger.
Ce processus peut être lourd à gérer, surtout si vous travaillez avec plusieurs entrepreneurs à la fois. Cela devient particulièrement difficile pour les entreprises de type "place de marché" et autres modèles d'entreprise qui peuvent avoir des milliers de nouveaux "contractants" chaque mois.
Si vous ne savez pas par où commencer, mais que vous savez que vous devez faire quelque chose pour réduire le temps que vous passez à gérer les tâches administratives liées aux travailleurs contractuels, vous êtes au bon endroit. Nous avons rassemblé ci-dessous quelques conseils pour vous aider à rationaliser vos procédures W-8 et W-9 relatives aux travailleurs contractuels.
1) Créer un lieu central pour le suivi de vos contractants
Créez une méthode de suivi de l'état de chaque entrepreneur et des documents qu'il a soumis. Il est facile de se désorganiser avec les documents et les courriels échangés entre tous les entrepreneurs avec lesquels vous traitez. Une méthode simple pour y parvenir dans un premier temps pourrait consister à créer une simple feuille Google.
Si vous ne suivez pas du tout les entrepreneurs, il s'agit d'un excellent point de départ qui offre quelques avantages :
- Un endroit central pour voir tous vos contractants et leurs documents
- Capacité à partager avec d'autres membres de votre équipe pour faciliter une communication efficace de la documentation nécessaire / des processus déjà accomplis et de tout impôt à la source que vous pourriez avoir à appliquer à ce contractant spécifique.
Cela vous permettra également de mettre en place une mise en forme conditionnelle pour mettre en évidence les zones d'informations manquantes, comme dans les champs surlignés en rouge dans l'image ci-dessus.
2) Créer une liste des paiements effectués aux contractants
En gardant la trace de tous les paiements effectués à chaque entrepreneur au cours de l'année fiscale, vous économiserez des heures (ou des jours) de travail à la fin de l'année fiscale.
Si vous utilisez un système comptable et que vous suivez de près les entrées de vos comptes fournisseurs, cette exportation devrait être simple. Une chose que votre système comptable ne suivra pas est le montant de l'impôt que vous avez retenu, si cela s'applique à vous. En règle générale, le versement de l'impôt à la source à l'IRS sera signalé comme un paiement unique à l'IRS dans votre logiciel de comptabilité, et non pas ventilé par contractant.
La mise en place de cette procédure pour chaque entrepreneur peut constituer un premier pas vers l'amélioration des processus de fin d'année. L'autre solution consisterait à fouiller dans les courriels contenant les factures et à les rapprocher des paiements effectués pour obtenir ces informations, qui sont nécessaires pour la déclaration à l'IRS.
3) Créer une liste de contrôle pour l'examen des formulaires W-9 et W-8
Il s'agit d'une étape simple et efficace pour rationaliser l'intégration. La meilleure façon de procéder est de partager un document avec votre équipe, afin que tout le monde reste cohérent dans le processus d'intégration. La meilleure pratique consiste à faire de la plupart des éléments de la liste de contrôle des questions oui/non, comme dans l'exemple ci-dessous pour le formulaire W-9 :
- La ligne 1 - Nom est-elle remplie ?
- La ligne 3 - Classification fiscale fédérale est-elle remplie ?
- Y a-t-il des exemptions à la ligne 4 ? Si oui, notez-le dans le dossier de l'entrepreneur.
- La ligne 5 - Adresse est-elle remplie ?
- La ligne 6 - Ville, état et code postal est-elle remplie ?
- La partie I - NIF est-elle remplie ? Si ce n'est pas le cas, notez que la retenue de réserve doit s'appliquer (à moins qu'il n'y ait une exemption valide à la ligne 4).
- La partie II - Certification est-elle signée et datée ?
Vous devez créer une liste de contrôle similaire pour le formulaire W-8 et passer en revue quelques exemples de formulaires W-9 et W-8 remplis avec toute personne de votre entreprise chargée d'examiner les formulaires.
Une fois que vous avez créé ces deux documents, n'oubliez pas de les soumettre à un conseiller fiscal afin de vous assurer qu'ils couvrent tous vos besoins.
4) Utiliser une plateforme conforme à ESIGN pour numériser les signatures
Demander à un entrepreneur d'imprimer, de signer, de numériser et d'envoyer par courrier électronique son formulaire W-9 ou W-8 signé prend beaucoup de temps. De nombreuses solutions telles que DocuSign et PandaDoc sont conformes à la loi américaine sur les signatures électroniques dans le commerce mondial et national (ESIGN).
L'utilisation d'une telle solution vous permettra, à vous et à vos contractants, de gagner du temps dans le processus d'intégration et vous permettra de trier et de stocker rapidement les documents d'intégration.
5) Planifier la croissance et l'évolutivité
Les conseils ci-dessus peuvent constituer un excellent point de départ pour rationaliser l'accueil des entrepreneurs. Si votre processus actuel est ad hoc et manuel, la mise en œuvre de ces étapes améliorera considérablement la productivité de votre équipe.
Bien entendu, ces solutions ne seront probablement que temporaires et permettront à votre entreprise de gagner rapidement du temps. Une fois que vous aurez mis en œuvre ces conseils, vous voudrez probablement explorer des solutions logicielles qui numérisent et rationalisent davantage l'accueil des entrepreneurs ainsi que les solutions de paiement.
Il existe des solutions logicielles qui peuvent le faire :
- Assurer la collecte numérique et la validation des données figurant sur les formulaires W-9 et W-8.
- Vous aider à effectuer des paiements groupés à tous vos contractants
- Vous fournir des tarifs abordables pour les paiements transfrontaliers aux entrepreneurs étrangers
- Numériser les processus de fin d'année tels que la création de l'IRS e-file, automatiser le courrier physique et la livraison électronique des formulaires 1099-MISC, 1099-NEC et 1042-S.
- Et plus encore...
Ces types de défis peuvent facilement être résolus de manière abordable avec la bonne solution logicielle. Par exemple, Trolley offre tous ces avantages à ses commerçants.
Conclusion
Cet article présente des astuces qui ne coûtent que peu ou pas d'argent, mais qui peuvent vous faire gagner beaucoup de temps dans le cadre de votre processus d'intégration des entrepreneurs et vous permettre de rester en conformité avec les règles de l'IRS. Gardez à l'esprit que ces conseils peuvent être facilement dépassés et qu'une solution logicielle plus formelle constitue un meilleur plan à long terme.
**DISCLAIMER**
Trolley ne fournit pas de conseils juridiques ou fiscaux. Cet article et tous les autres articles de notre blog ne doivent pas être considérés comme des conseils juridiques ou fiscaux. Si vous avez besoin d'un conseil juridique ou fiscal, veuillez contacter un avocat ou un conseiller fiscal.
Simplifier la conformité fiscale des entrepreneurs avec Trolley
Trolley a été conçu pour faciliter la gestion des impôts pour les entreprises et les personnes qu'elles rémunèrent. De la collecte automatisée des W-8 et W-9 à la distribution des formulaires IRS et DAC7 de fin d'année, Trolley élimine les tracas des 1042-S et 1099 pour que vous puissiez vous concentrer sur ce que vous faites le mieux.
Réservez dès aujourd'hui une démonstration des fonctionnalités fiscales de Trolley >
