Guide du chariot : Gestion d'une migration W-8/W-9

La collecte sécurisée des données fiscales de vos sous-traitants est une entreprise de grande envergure. Il est donc tout à fait compréhensible que l'idée de les transférer d'un système à l'autre(ou même d'un format papier au monde numérique) vous donne des sueurs froides. Mais il y a de grands avantages à effectuer une migration W-8/W-9 et à faire vivre les données des bénéficiaires dans une plateforme où tout, des paiements à la gestion des données en passant par les impôts de fin d'année, peut être géré et automatisé.

Cela fait des années que nous réfléchissons à la manière de gérer et de travailler avec des données fiscales sensibles, et certains des plus grands noms de l'économie de l'internet nous font confiance pour gérer des centaines de milliers de formulaires de leurs sous-traitants chaque année.

La collecte et la gestion des formulaires W-8 et W-9 de vos sous-traitants peuvent s'avérer fastidieuses. Les informations contenues dans ces formulaires sont nécessaires pour remplir les formulaires de fin d'année tels que les formulaires 1099 et 1042-S, mais ce processus est encore plus pénible (excusez le jeu de mots) si vos données salariales et fiscales sont cloisonnées dans des systèmes distincts. 

Le guide suivant vous aidera à a) comprendre ce qu'implique réellement le transfert de toutes ces données, b) planifier le transfert en fonction de votre situation particulière et c) passer à l'action.

En fin de compte, nous pensons qu'avec les bons outils et la bonne planification, votre migration W-8/W-9 peut être relativement facile et vous en tirerez des avantages presque immédiats.

Liaison d'informations sensibles : Les données sur les paiements rencontrent les données fiscales

Le fait de conserver vos données fiscales dans un système et les données relatives aux paiements dans un autre peut allonger inutilement les processus administratifs, augmenter le risque d'erreurs liées à la gestion et au transfert d'informations entre plusieurs systèmes et rendre plus difficile la mise en conformité avec des réglementations fiscales en constante évolution. 

Lorsque les données de vos destinataires sont stockées sur une plateforme sécurisée, vous passez moins de temps à vous occuper de la collecte des informations et de l'archivage en fin d'année, et vous avez l'esprit tranquille en sachant que l'intégrité de vos données est intacte. 

En outre, plus votre entreprise se développe, plus vous en profitez : une plateforme centralisée peut évoluer avec vous pour s'adapter à un nombre croissant d'entrepreneurs, de sorte que vos processus de rémunération et d'imposition ne deviennent jamais incontrôlables (et que vous ne soyez jamais piqué par des avis "B" ou d'autres pénalités de l'IRS). 

Planification de l'importation W-8/W-9

Le transfert des données des bénéficiaires existants peut constituer un défi. Si les données fiscales de vos bénéficiaires sont stockées dans un logiciel tiers, vous devrez peut-être travailler avec votre fournisseur actuel pour extraire vos données et les préparer à être importées dans une plateforme tout-en-un. 

La qualité de vos données dépendra du degré de validation auquel elles ont été soumises avant d'être ajoutées à votre système existant. Les NIF des bénéficiaires ont-ils été validés ? Leurs adresses ?

  • En cas de doute, il est préférable de collecter à nouveau ces informations auprès de vos destinataires. Les formulaires W-8 expirent de toute façon tous les trois ans, de sorte que vous devrez éventuellement le faire pour les détenteurs de W-8. 

Il est essentiel de veiller à ce que vos données présentent un niveau élevé d'intégrité pour éviter les pénalités de l'IRS au moment de la déclaration de fin d'année. Résoudre les problèmes dès le départ en validant les NIF et les codes postaux, par exemple, peut considérablement alléger le fardeau de la saison des impôts. 

Remarque : Il est toujours préférable d'informer vos destinataires que leurs données sont transférées d'un système à un autre - les informations fiscales sont sensibles et le fait de tenir les destinataires au courant de la manière dont leurs données sont transférées et de l'endroit où elles le sont est un élément important pour renforcer la confiance avec vos contractants.

Pourquoi confier vos W-8/W-9 à Trolley ?

Vous avez décidé de consolider vos flux de salaires et d'impôts sur une seule plateforme. Pourquoi choisir Trolley ? 

Parce que nous pouvons simplifier à l'extrême vos processus de paie et d'imposition et vous permettre de vous concentrer sur les activités essentielles de votre entreprise. Voici comment :

Génération des formulaires W-8 et W-9 en libre-service lors de l'intégration des bénéficiaires

Grâce à notre portail en marque blanche ou à notre widget intégré - selon vos préférences - les destinataires remplissent eux-mêmes toutes les informations nécessaires pour générer les formulaires W-8 et W-9 lors de l'intégration. 

Ensuite, Trolley crée et stocke automatiquement ces formulaires dans notre plateforme afin qu'ils soient prêts pour vos rapports de fin d'année. 

De plus, grâce à la sécurité bancaire de bout en bout sur 256 bits, vous pouvez être certain que les données personnelles les plus importantes de vos destinataires sont cryptées et bien protégées. 

Intégrité des données et conformité permanente

Lorsque les destinataires remplissent leurs informations W-8 ou W-9 pendant la phase d'intégration, nous les soumettons automatiquement à plusieurs contrôles de validation. 

  • Nous validons les NIF, y compris les SSN, les EIN et les FTIN, afin que vous ne receviez jamais d'avis "B", par exemple.
  • La validation du code postal garantit que nous disposons d'une adresse valide à laquelle envoyer les détails si un destinataire choisit de recevoir ses documents par courrier physique. 
  • D'autres vérifications des limites de caractères et le signalement des erreurs permettent de s'assurer que les problèmes sont résolus en amont, de sorte que vous puissiez rester en conformité tout au long de l'année et que vous n'ayez pas à vous démener pendant la saison des impôts. 

Si vous envisagez d'importer des données d'un autre système et que vous n'êtes pas sûr de la qualité des données W-8 et W-9 de vos destinataires, vous pouvez toujours leur demander de saisir à nouveau leurs données lorsqu'ils s'inscrivent sur votre plateforme alimentée par Trolley. De cette façon, vous pouvez laisser les questions sur la qualité des données dans le passé.  

Mises à jour automatiques en fonction de la réglementation fiscale

Nos experts fiscaux maintiennent notre plateforme à jour avec les réglementations en constante évolution de l'IRS, de sorte que vous n'ayez pas à vous en préoccuper. Par exemple, lorsque les conventions fiscales sont modifiées, les taux de retenue sont automatiquement mis à jour pour correspondre aux nouvelles réglementations. 

De même, comme les formulaires W-8 expirent tous les trois ans, nous en demandons de nouveaux au destinataire automatiquement, ce qui signifie qu'il n'y a pas d'interruption de service. 

Prise en charge des formulaires 1099-K, 1099-NEC, 1099-MISC et 1042-S

Avec Trolley, vous pouvez générer des dossiers fiscaux pour chaque paiement et retenir les impôts appropriés si nécessaire. 

Notre plateforme prend en charge plusieurs types de revenus, notamment les services, les loyers, les redevances, les exonérations fiscales, etc. De plus, les paiements uniques peuvent être fractionnés et répartis entre plusieurs types de revenus. 

Grâce à la classification automatique des revenus et à l'affectation des paiements, la génération des formulaires 1099-K, 1099-NEC, 1099-MISC et 1042-S à la fin de l'année est transparente. 

Dépôt électronique direct auprès de l'IRS

La déclaration de fin d'année auprès de l'IRS est facilitée par Trolley. Après avoir généré automatiquement tous les formulaires nécessaires pour chaque destinataire, la déclaration ne prend que quelques clics et quelques minutes - et vous pouvez le faire directement dans Trolley. 

Envoyer les relevés de compte des bénéficiaires par voie électronique ou par courrier, conformément aux directives de l'IRS, et obtenir de l'aide en cas de retour de paiement ou de correction des relevés de compte. 

Vos procédures fiscales de fin d'année peuvent être beaucoup plus faciles à gérer. 

Gestion d'une migration W-8/W-9 avec Trolley

Maintenant que nous avons abordé le pourquoi, passons au comment : Voici comment migrer vos données W-8/W-9 vers Trolley.  

Les capacités de téléchargement W-8/W-9 de Trolley permettent la migration des formulaires actuels - chaque destinataire doit avoir un formulaire fiscal associé. 

Pour commencer

Pour commencer, rendez-vous dans le Tax Center et téléchargez le modèle CSV/fichier d'exemple pour les téléchargements via le tableau de bord. Dans le fichier d'exemple, vous trouverez des conseils sur les formats de données et les champs requis pour le fichier de téléchargement.

Pour importer des données W-8 et W-9, vous devez d'abord importer vos destinataires et leurs coordonnées bancaires. Chaque importation suit les mêmes étapes de base. 

  • Étape 1 : Téléchargez le dernier fichier d'exemple et le fichier de modèle à partir de votre tableau de bord Trolley.
  • Étape 2 : Lire l'exemple de fichier et les descriptions/règles des champs
  • Étape 3 : Exporter les données de votre système existant
  • Étape 4 : Préparer les données pour l'importation (formatage dans les formats acceptés par Trolley)
  • Étape 5 : Téléchargement des données dans Trolley
  • Étape 6 : Examiner le fichier téléchargé et corriger les éventuelles erreurs
  • Étape 7 : Confirmer l'importation

Importer des destinataires et des coordonnées bancaires

L'importation de destinataires permet aux clients qui utilisent un fournisseur de paiement existant d'apporter toutes leurs données à Trolley. De cette façon, les destinataires n'ont pas à saisir à nouveau des données qui ont déjà été collectées.

Les destinataires et leurs coordonnées bancaires peuvent être importés par API ou par téléchargement CSV. Les téléchargements CSV sont plus conviviaux et non techniques, mais la voie API est recommandée pour les entreprises qui ajoutent plus de 10 000 enregistrements.

Au fur et à mesure que les données des destinataires et les coordonnées bancaires sont importées, Trolley effectue des validations pour confirmer les données et vous avertit en cas d'erreur. 

Importer les formulaires W-8 et W-9

Après avoir importé vos bénéficiaires et leurs coordonnées bancaires, votre instance Trolley est prête à recevoir leurs données W-8 et W-9. Chaque bénéficiaire doit être associé à un formulaire fiscal. 

En utilisant le fichier d'exemple et le fichier modèle fournis, il vous suffit de suivre les mêmes étapes que celles décrites ci-dessus pour importer vos W-8 et W-9. L'ensemble du processus est décrit à l'aide d'invites utiles, mais nos spécialistes de l'assistance à la clientèle sont également disponibles pour répondre à vos questions et vous aider à résoudre les problèmes que vous pourriez rencontrer tout au long de ce processus. 

Remarque : Vous pouvez également choisir de collecter de nouveaux W-8 et W-9 auprès de vos destinataires à ce stade si vous avez des doutes quant à l'intégrité de vos données précédentes et que vous souhaitez repartir sur de nouvelles bases. 

Et le tour est joué ! Il est temps de s'asseoir, de se détendre et d'apprécier les avantages d'avoir toutes vos données salariales et fiscales sur une plateforme sécurisée. 

La mise en place de l'ensemble

L'intégration des données W-8/W-9 dans Trolley simplifie non seulement le processus complexe de collecte et de gestion des informations fiscales des entrepreneurs, mais offre également des avantages significatifs lorsqu'il s'agit d'effectuer des paiements et de remplir des formulaires à la fin de l'année. 

En consolidant les données relatives aux paiements et aux impôts au sein d'une plateforme sécurisée, les entreprises peuvent améliorer leur efficacité, réduire les charges administratives et garantir la conformité avec les réglementations fiscales en constante évolution. L'adoption de cette approche centralisée garantit l'intégrité des données, minimise les erreurs et, en fin de compte, permet de gagner du temps et d'apporter la tranquillité d'esprit à l'ensemble du processus de gestion fiscale.

Trolley offre des avantages immédiats et une évolutivité au fur et à mesure de la croissance de votre entreprise. Plus d'informations sur la gestion d'une migration W-8/W-9, ainsi que sur la mise en route de Trolley, sont disponibles dans notre centre d'aide

Et si vous êtes prêt à passer à une plateforme de paiement et d'imposition tout-en-un, nous sommes toujours heureux de discuter avec vous ! 

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